Bienvenue sur Calendly ! 👋
Nous avons préparé quelques étapes simples pour vous, l'administrateur de l'entreprise, pour configurer Calendly pour votre équipe.
Étape 1 - Ajoutez le logo de votre entreprise
Chaque utilisateur de votre organisation Calendly dispose d'une page de réservation. C'est là que les invités réservent avec eux. Pour donner à toutes les pages un aspect cohérent et renforcer votre marque, vous pouvez télécharger un logo d'entreprise. Ce logo apparaît en haut à gauche de chaque page de réservation.
Comment télécharger votre logo
Pour ajouter un logo d'entreprise, accédez au Centre d'administration > Personnalisation.
Une fois téléchargé, vous pouvez appliquer le logo à tous les utilisateurs. Si vous souhaitez l'appliquer dans toute votre organisation, assurez-vous d'ajouter des utilisateurs avant d'appliquer le logo.
Voici un exemple de l'aspect du logo sur une page de réservation :
Étape 2 - Connectez les intégrations au niveau organisationnel
Sur la page Intégrations, vous verrez de nombreuses intégrations. Triez par catégorie et par cas d'utilisation pour trouver l'intégration que vous recherchez. Vous verrez également une balise Administrateur sur les intégrations que vous pourrez installer au nom de tous les utilisateurs de votre organisation.
Calendly fonctionne avec de nombreux outils, tels que Salesforce et Google Analytics. Les intégrations répertoriées ici sont créées par notre équipe, mais certaines entreprises ont créé leurs propres intégrations personnalisées. Si vous ne voyez pas ce dont vous avez besoin, essayez une recherche rapide sur Google pour savoir si l'outil que vous recherchez dispose d'une intégration Calendly personnalisée.
Si vous n'en trouvez pas, vous pouvez utiliser Zapier, un outil sans code qui connecte Calendly à des milliers d'applications. Consultez le guide Calendly + Zapier pour en savoir plus.
Maintenant, mettons en évidence certaines intégrations populaires.
Vidéoconférence
Calendly prend en charge :
Vous remarquerez qu'aucune balise Administrateur n'est sur ces vignettes, ce qui signifie que vos utilisateurs devront chacun connecter leurs propres outils de vidéoconférence préférés à partir de la page des intégrations de leur compte. Pensez à envoyer cet article à votre équipe sur l'organisation des réunions avec la vidéoconférence.
Outils de gestion de la relation client (CRM)
Si vous souhaitez connecter le CRM de votre organisation (disponible pour les utilisateurs de nos plans Teams et Enterprise), nous vous recommandons de travailler avec un administrateur informatique ou un administrateur Salesforce.
Remarque : avec le package Salesforce installé, l'intégration Salesforce de Calendly envoie automatiquement les données de réunion à Salesforce pour créer et mettre à jour vos enregistrements Salesforce pendant que vos invités réservent, annulent et replanifient.
Le comportement de planification prêt à l'emploi est entièrement personnalisable, de sorte que votre administrateur Salesforce peut modifier le comportement par défaut pour s'assurer que Calendly s'aligne sur votre configuration Salesforce préférée.
Pour en savoir plus, consultez certaines ressources Salesforce supplémentaires:
- Calendly + Salesforce
- Comment intégrer Calendly à Salesforce
- Comportement par défaut du package de Salesforce
- Personnaliser le flux Salesforce de Calendly
Authentification unique SAML et provisionnement SCIM
*Disponible pour les plans Enterprise et disponible en tant qu'option complémentaire pour les plans Équipes
Vous verrez quelques fournisseurs d'identité sous Sécurité et conformité sur la page Intégrations. Vous verrez également une option d'authentification unique générale si vous avez besoin de vous connecter à un fournisseur d'identité qui n'est pas répertorié. Nous vous recommandons de travailler avec un administrateur informatique pour la configuration.
Connectez votre fournisseur d'identité au nom de vos membres, afin que tout le monde puisse se connecter avec ses informations d'identification d'entreprise. Une fois que vous avez activé lSSO, vous pouvez choisir de configurer le provisionnement SCIM, pour faciliter l'intégration et le retrait des membres.
Quelques autres intégrations courantes
CRM
Logiciel de recrutement
Reporting
- Google Analytics
- Meta Pixel (précédemment Pixel Facebook)
- Paramètres UTM
- Webhooks
Étape 3 – Créez des types d'événements gérés pour votre équipe
Avant de commencer à ajouter des utilisateurs à votre organisation Calendly, vous pouvez créer des événements gérés.
Les événements gérés sont des types d'événements standardisés que vous pouvez attribuer aux membres de votre organisation. Si vos utilisateurs ont tendance à organiser des événements similaires, tels que des appels de démonstration ou des séances de conseil, des événements gérés peuvent aider à maintenir leur uniformité pour tous les utilisateurs.
Créer des événements gérés
Pour créer un événement géré, accédez à votre Centre d'administration et sélectionnez Événements gérés. À partir de là, sélectionnez Nouvel événement géré. Pour des étapes détaillées sur la façon de configurer votre événement géré, consultez Comment créer et assigner des événements gérés.
Calendly prend en charge deux types d'événements gérés :
- En privé : un événement entre un membre de l'équipe et un invité
- Groupe : un événement entre un membre de l'équipe et de nombreux invités
Avant d'inviter des utilisateurs, assurez-vous que vous êtes satisfait de la configuration de vos événements gérés. Remarque : bien que nous suggérions de créer d'abord un événement géré, puis d'inviter des utilisateurs, vous pouvez toujours appliquer des événements gérés à tous les utilisateurs existants sur votre compte.
Étape 4 - Invitez des coéquipiers
Avec votre compte configuré, vous êtes prêt à ajouter des utilisateurs !
N'oubliez pas que si vous souhaitez utiliser le provisionnement SCIM pour ajouter des utilisateurs, vous devrez d'abord configurer SAML, SSO et SCIM avec votre administrateur informatique. Pour plus de détails, consultez Un aperçu de l'authentification unique SAML pour votre organisation.
Ajouter des utilisateurs
Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à tout moment à partir de la section Utilisateurs de votre Centre d'administration en cliquant sur Inviter des utilisateurs.
Pour des instructions étape par étape sur l'ajout d'utilisateurs ou de sièges, consultez Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des sièges.
Communiquer les changements aux utilisateurs
Les utilisateurs invités recevront un e-mail d'invitation de notifications@calendly.com. Une fois qu'ils ont accepté l'invitation par e-mail, ils seront ajoutés à votre organisation Calendly.
Pour préparer vos utilisateurs, vous pouvez envoyer un e-mail à l'avance. Voici un exemple d'e-mail :
Objet : Préparez-vous à rejoindre Calendly !
Message :
Nous sommes ravis que vous rejoigniez Calendly !
Sous peu, vous recevrez une invitation de notifications@calendly.com. Vous pouvez suivre les instructions dans l'invitation par e-mail pour configurer votre compte. Une fois que vous aurez accepté cette invitation, vous ferez partie de notre organisation Calendly.
Pour terminer la configuration de votre compte et vous préparer à la planification, consultez ces étapes importantes et des ressources supplémentaires:
- Comment connecter votre calendrier
- Comment planifier avec la vidéoconférence
- Comment choisir un lieu de réunion
- Définissez vos heures de disponibilité
- Comment partager votre lien de planification
Gérer les utilisateurs
Utilisateurs en attente
Sur la page Utilisateurs, sous En attente, vous verrez tous les utilisateurs qui n'ont pas accepté leurs invitations à votre organisation. Vous pouvez renvoyer une invitation en sélectionnant les trois points, mais nous vous recommandons d'attendre au moins un jour avant de le faire.
Utilisateurs actifs
Sous Actif, vous verrez tous les utilisateurs qui ont déjà accepté l'invitation à rejoindre votre organisation. Par défaut, toute personne qui rejoint est répertoriée en tant qu'utilisateur, mais vous pouvez modifier son rôle en sélectionnant l'icône des trois points et Modifier le rôle.
Étape 5 - Choisissez un plan et paramétrez la facturation
Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent configurer votre abonnement Calendly depuis le Centre d'administration, sous la section Facturation. Lors de la mise à jour de votre abonnement Calendly, il y a quelques mots clés à connaître :
- Sièges : le nombre de sièges dont vous disposez sur un abonnement Calendly représente le nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre votre compte d'organisation.
- Utilisateurs : les utilisateurs sont les membres de l'équipe qui utilisent un compte Calendly pour planifier des réunions.
- Mise à niveau : passez à un plan supérieur (par exemple, en passant du plan Gratuit au plan Teams).
- Passer à un plan inférieur : passer l'abonnement actuel à un plan inférieur (par exemple, passer du plan Teams à un plan Gratuit).
Votre facturation Calendly peut être configurée annuellement (facturée une fois par an) ou mensuellement (facturée chaque mois). Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf si vous choisissez de passer à un plan inférieur.
Calendly facture par siège dans votre organisation, que le siège soit occupé ou non par un utilisateur.
Par exemple, si vous avez 5 sièges et 4 utilisateurs actifs, vous paierez pour les 5, qu'ils soient occupés ou non.
Pour gérer vos utilisateurs et vos sièges, consultez cet article.
Prochaines étapes
Merci de nous avoir suivis ! Calendly propose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, allant des sondages de disponibilité aux formulaires d'acheminement. Nous avons hâte de vous voir progresser dans votre aventure avec Calendly !