L'intégration HubSpot de Calendly connecte vos réunions à votre CRM. Il ajoute ou met à jour automatiquement des contacts et des activités de réunion dans HubSpot.
Lorsqu'une réunion Calendly est planifiée, annulée ou marquée comme une absence, HubSpot :
- Créera des contacts si l'invité n'est pas encore dans HubSpot
- Créera et mettra à jour des activités
- Mettra à jour les notes de réunion
- Mettra à jour les questions et les réponses personnalisées
Avant de commencer
Vous aurez besoin de ce qui suit :
- Privilèges d'administrateur Calendly
- Un compte HubSpot gratuit ou payant avec des privilèges d'administrateur
Remarque
Le plan Gratuit HubSpot ne prend en charge que 10 propriétés personnalisées. Si vous dépassez cette limite, les synchronisations peuvent échouer.
Fonctionnement de l'intégration
Lorsque quelqu'un réserve une réunion avec Calendly :
- Si l'adresse e-mail de l'invité n'est pas dans HubSpot, un nouveau contact est créé avec son nom et son e-mail.
- Si le contact existe déjà, HubSpot ajoute l'activité de réunion, mais ne modifie pas les détails du contact ni le responsable.
- Si l'adresse e-mail de l'utilisateur Calendly ne correspond pas à son e-mail HubSpot, le propriétaire du contact est marqué comme « non attribué ».
Ce que HubSpot ajoute au contact
Lorsqu'un invité planifie une réunion, une nouvelle activité sera créée avec les éléments suivants :
- Type : réunion
- Nom de la réunion
- Propriétaire
- Contact
- Durée de l'événement
- Nombre de participants
Le titre de la réunion apparaît comme « Meeting-Calendly : {Nom de l'événement} ». Ces activités sont enregistrées dans la chronologie du contact, pas dans l'outil de réunion de HubSpot.
Que se passe-t-il lorsque les réunions sont modifiées
Réunions annulées ou replanifiées :
- HubSpot met à jour l'activité et informe les deux parties.
- Les réunions annulées indiquent « [Annulée] » au début du titre de la réunion.
- HubSpot conserve les réunions passées pour référence.
Durée de la réunion :
- HubSpot arrondit toute réunion de moins de 15 minutes à 15 minutes.
- Si vous modifiez la durée de la réunion dans HubSpot, elle ne sera pas mise à jour dans Calendly.
Connecter HubSpot à Calendly
Suivez les étapes ci-dessous pour intégrer votre compte Calendly à HubSpot.
- Accédez à votre page Intégrations et applications.
- Sélectionnez HubSpot, puis Connecter HubSpot.
- Authentifiez-vous et accordez l'accès à votre compte HubSpot, puis sélectionnez Connecter l'application.
Questions et réponses personnalisées pour Calendly
Calendly transmet les réponses à vos questions personnalisées à HubSpot. Vous pouvez les trouver dans l'onglet Activité du contact dans HubSpot.
Pour les contacts déjà dans HubSpot, HubSpot ne mettra pas à jour les réponses dans les propriétés de contact. Les réponses sous les propriétés du contact resteront inchangées, même si le contact réserve une autre réunion.
Associer des réponses personnalisées aux propriétés HubSpot
Pour associer les réponses aux formulaires Calendly, telles que le titre du poste ou le nom de l'entreprise, à des champs supplémentaires dans HubSpot, utilisez les workflows HubSpot.
Synchroniser les résultats de la réunion
Vous pouvez synchroniser le statut de réunion Calendly de l'invité avec le champ de résultats de la réunion de HubSpot. Ce champ indiquera si une réunion a été planifiée, terminée, marquée comme une absence ou annulée.
Pour activer cela, accédez à la page HubSpot dans votre compte Calendly et activez l'option intitulée Envoyer le statut de la réunion dans le champ Résultat de la réunion HubSpot.
Acheminement avec HubSpot
Avec les formulaires HubSpot ou la recherche de propriété (disponible sur les plans Teams et Enterprise), vous pouvez orienter les prospects vers le bon membre d'équipe en fonction de l'expertise, de la disponibilité ou de la propriété du compte.
Cela permet de gagner du temps et assure un suivi rapide. Pour plus de détails, consultez Acheminement à partir des formulaires HubSpot et Acheminement avec la recherche HubSpot.
Déconnectez HubSpot et Calendly
Suivez les étapes ci-dessous pour déconnecter votre compte Calendly de HubSpot.
- Accédez à votre page Intégrations et applications.
- Sélectionnez HubSpot.
- Sélectionnez Déconnecter.
Une fois déconnecté, les réunions Calendly planifiées ne transmettront plus d'informations à HubSpot.
- Dans votre compte HubSpot, sélectionnez l'icône Marketplace dans la barre de navigation principale.
- Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
- Dans l'application Calendly, sélectionnez Actions et sélectionnez Désinstaller.
- Tapez désinstaller, puis sélectionnez désinstaller.
Remarque : la désinstallation de l'application Calendly dans HubSpot ne supprimera aucune donnée Calendly existante dans HubSpot. Si vous souhaitez supprimer des propriétés personnalisées, passez à l'étape suivante.
Si vous n'utilisez plus l'intégration Calendly, vous pouvez supprimer les propriétés HubSpot liées aux questions personnalisées Calendly.
Remarque : la suppression de ces propriétés supprimera toutes les données stockées, mais les contacts resteront dans votre compte.
- Dans HubSpot, sélectionnez l'icône des paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans la barre latérale de gauche, allez dans Propriétés.
- Sélectionnez des groupes.
- Passez la souris sur Détails des réunions Calendly et sélectionnez Afficher les détails.
- Sélectionnez toutes les propriétés dans le groupe et choisissez Archiver.
- Revenez au groupe Détails des réunions Calendly et sélectionnez Supprimer.
Dépannage de HubSpot
Vous pouvez avoir des réunions en double si vous utilisez à la fois la synchronisation de calendrier de Calendly et de HubSpot.
Pour résoudre ce problème, envisagez de désactiver la synchronisation du calendrier de HubSpot. N'oubliez pas que cela aura un impact sur tous les événements dans HubSpot, et pas seulement sur les événements Calendly.
Des événements Zoom en double peuvent également apparaître si vous utilisez l'intégration Zoom de Calendly et de HubSpot.
Par défaut, toutes les réunions planifiées pour les membres de l'équipe dans votre organisation Calendly se synchronisent avec HubSpot. Si vous souhaitez limiter les réunions ou les utilisateurs qui se synchronisent, envisagez d'utiliser l'application Filtre de Zapier.
Si vos flux de travail HubSpot ne se déclenchent pas, veuillez noter qu'il ne s'agit pas d'une fonctionnalité de Calendly. Pour résoudre les problèmes, nous vous recommandons de contacter le support HubSpot.