Comportement par défaut du package de Salesforce

Aperçu

Lorsque vous planifiez ou annulez une réunion, Calendly envoie les données de réunion à Salesforce. Salesforce crée un nouvel enregistrement CalendlyAction, qui déclenche l'exécution du flux CreateEvent ou CancelEvent par défaut.

Le package installé comprend le comportement par défaut suivant pour les réunions planifiées, annulées et replanifiées.

Réunions planifiées

Lorsqu'une réunion est planifiée par l'intermédiaire de Calendly, plusieurs actions différentes ont lieu :

1. Salesforce vérifie un identifiant Salesforce (SFID) ou l'e-mail de l'invité.

Salesforce vérifie si les données d'événement Calendly contiennent un SFID.

Un SFID est l'identifiant unique du dossier dans Salesforce. Vous pouvez ajouter un SFID à la fin de votre lien de planification pour connecter une réservation à un enregistrement. Par exemple, https://calendly.com/your_event?sfid=12345678.

• Si les données de réunion contiennent un SFID, Salesforce ajoutera un événement au dossier qui correspond au SFID. Les enregistrements correspondants dans SFDC comprennent un compte, une opportunité, un dossier, un contrat, une campagne, un contact ou un lead.
• Si les données de la réunion ne contiennent pas de SFID, Salesforce utilisera l'adresse e-mail de l'invité pour déterminer où enregistrer les détails de la réunion, soit sous un lead/contact existant, soit sous un nouveau lead.

2. Si un invité existe déjà dans Salesforce, Salesforce ajoutera l'événement au lead ou au contact existant.

• Si Salesforce trouve une fiche pour l'invité, Salesforce ajoutera un enregistrement d'événement au lad ou au contact associé à l'adresse e-mail de l'invité.
• Le lead ou le propriétaire du contact restera le même.

3. Si un invité n'existe pas dans Salesforce, Salesforce créera un nouveau lead et un nouvel événement.

• Si Salesforce ne trouve pas de fiche correspondante, Salesforce créera une nouvelle fiche de lead et ajoutera une fiche d'événement à ce nouveau lead.

4. Salesforce associera l'attribut CalendlyCreated aux leads créés par Calendly.

Vous pouvez exécuter un rapport Salesforce sur l'attribut CalendlyCreated pour afficher tous les prospects créés par Calendly.

Événement et gestion des leads

• Salesforce attribuera de nouveaux événements et leads à l'utilisateur Calendly.
  • Si l'adresse e-mail de l'utilisateur Calendly ne correspond pas à son adresse e-mail Salesforce, Salesforce attribuera le propriétaire des enregistrements à l'administrateur du système Salesforce.
• Pour les leads et les contacts existants, le propriétaire du lead ou du contact restera le même.

Réunions annulées

Lorsqu'une réunion est annulée :

• Salesforce met à jour le titre et la description de l'événement existant avec le mot Annulé.
• Le flux CancelEvent ne supprime pas l'événement ; cependant, le flux est personnalisable et peut être modifié pour supprimer l'enregistrement de l'événement avec l'aide d'un administrateur Salesforce.

Réunions replanifiées

Lorsqu'une réunion est replanifiée :

• Salesforce met à jour l'enregistrement de l'événement annulé.
• Vous pouvez afficher les détails replanifiés en modifiant la mise en page.
• L'événement replanifié aura toujours la mention « annulé » dans le titre. Un administrateur Salesforce peut personnaliser le flux CancelEvent pour modifier le titre par défaut.

Formulaires d'acheminement

À partir de la version 2.4, nous avons introduit la possibilité de synchroniser les réponses au formulaire d'acheminement Calendly directement avec Salesforce. Les administrateurs peuvent ainsi créer et mettre à jour des enregistrements lorsqu'un formulaire d'acheminement est envoyé. Pour plus d'informations, consultez : Synchroniser les réponses au formulaire d'acheminement Calendly avec Salesforce.