Avec Calendly, vous pouvez facilement gérer les utilisateurs et les sièges. Chaque membre de l'équipe reçoit son propre lien Calendly et a accès à des fonctionnalités multi-utilisateurs, notamment la facturation centralisée, la planification collaborative et les rapports. Commencez en invitant les membres de l'équipe à rejoindre votre compte Calendly.
Avant de commencer
Comment votre plan et votre nombre de places affectent l'ajout d'utilisateurs ;:
- Utilisateurs du plan Free ;: si vous êtes sur le plan Free de Calendly, vous serez invité à passer à un plan payant et à acheter des sièges avant de pouvoir ajouter des membres de l'équipe.
- Plans payants avec des sièges disponibles ;: si vous avez déjà un plan payant avec des sièges disponibles, vous pouvez inviter des utilisateurs sans acheter de sièges supplémentaires.
- Plans payants sans sièges disponibles ;: si votre compte ne dispose pas de sièges disponibles, vous serez invité à acheter des sièges supplémentaires avant d'envoyer des invitations.
Autorisations et limites pour l'ajout d'utilisateurs ;:
- Par défaut, les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent inviter des utilisateurs. Vous pouvez ajuster ces autorisations dans la page Autorisations sous l'onglet Invitations.
- Un utilisateur ne peut faire partie que d'une organisation à la fois. Si un utilisateur fait déjà partie d'une autre organisation, son propriétaire ou son administrateur doit le supprimer avant de pouvoir rejoindre votre organisation.
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 ;utilisateurs à la fois.
Ajouter des utilisateurs et des sièges payants
Ajouter des utilisateurs
En ajoutant un nouvel utilisateur, Calendly vérifie s'il y a des sièges disponibles. S'il y a un siège disponible, il sera attribué au nouvel utilisateur. Sinon, vous devrez acheter un nouveau siège avant d'envoyer l'invitation.
- Accédez à votre page Utilisateurs dans votre Centre d'administration, puis sélectionnez Inviter des utilisateurs.
- Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter.
- (Facultatif) Attribuez les utilisateurs à un groupe.
- Sélectionnez Suivant.
- Si vous avez besoin d'ajouter des sièges, une fenêtre contextuelle affichera les détails des sièges et les coûts au prorata. Confirmez les modifications pour continuer.
- Attribuez des rôles d'utilisateur ou d'administrateur à chaque personne et sélectionnez Suivant.
- (Facultatif) Attribuez des types d'événements gérés à chaque personne.
- Sélectionnez Envoyer une invitation.
Ajouter des sièges sans inviter d'utilisateurs
Vous pouvez ajouter des sièges sans inviter immédiatement les utilisateurs. Cela vous permet d'augmenter votre nombre de places pour une utilisation future, même si vous n'êtes pas encore prêt à inviter de nouveaux utilisateurs.
- Accédez au Centre d'administration et sélectionnez Facturation.
- Sur votre page Facturation, sélectionnez Ajouter des sièges.
- Saisissez le nombre de places que vous souhaitez acheter et confirmez en sélectionnant Ajouter des places.
Et après ;?
- Vous pouvez surveiller les invitations en attente dans l'onglet En attente de la page Utilisateurs.
- Les invitations aux utilisateurs n'ont pas d'expiration.
- Si un utilisateur n'a pas accepté son invitation Calendly après 7 jours, Calendly envoie automatiquement un e-mail de rappel unique.
- L'utilisateur doit être connecté à Calendly avec le même e-mail à qui l'invitation a été envoyée.
- Une fois qu'un utilisateur a accepté l'invitation, les nouveaux utilisateurs Calendly configureront leur compte, tandis que les utilisateurs existants se joindront avec leurs événements et paramètres personnels intacts.
Supprimer des utilisateurs et des sièges payants
Supprimer un utilisateur
Lorsque vous supprimez un utilisateur de votre organisation, son siège payant reste disponible. Ça vous permet d'inviter un nouvel utilisateur à occuper le siège sans avoir à en acheter un supplémentaire.
- Accédez à votre page Utilisateurs dans votre Centre d'administration.
- Choisissez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer.
Vous verrez deux options ;:
- Supprimer ;: libère un siège, mais l'utilisateur conserve son compte Calendly personnel.
- Supprimer et effacer ;: supprime également de manière permanente le compte de l'utilisateur. Cette option n'est disponible que si l'utilisateur a créé son compte Calendly lors de son adhésion à votre organisation.
Une fois supprimé, que son compte soit supprimé ou non, l'utilisateur reçoit un e-mail de notification. S'il n'est pas supprimé, il passera au plan Basic gratuit de Calendly et pourra continuer d'utiliser son compte de manière indépendante.
Supprimer un siège
Si vous n'avez pas l'intention d'inviter un autre utilisateur à occuper un siège disponible, vous pouvez supprimer le siège payant inutilisé.
- Accédez au Centre d'administration et sélectionnez Facturation.
- Sur votre page Facturation, sélectionnez Supprimer des sièges.
- Saisissez le nombre de sièges que vous souhaitez supprimer et confirmez en sélectionnant Supprimer des sièges.