¡Bienvenido a Calendly! 👋
Hemos reunido algunos pasos simples para que tú, el administrador de la empresa, configures Calendly para tu equipo.
Paso 1: añade el logotipo de tu empresa
Cada usuario de tu organización de Calendly tiene una página de reserva. Es aquí donde los invitados reservan tiempo con ellos. Para dar a todas las páginas un aspecto uniforme y reforzar tu marca, puedes cargar un logotipo de la empresa. Este logotipo aparece en la parte superior izquierda de cada página de reserva.
Cómo cargar tu logotipo
Para añadir un logotipo de empresa, ve al Centro de administración > página de Personalizar con tu marca.
Una vez subido, puedes aplicar el logotipo a todos los usuarios. Si deseas que se cumpla en toda tu organización, asegúrate de añadir usuarios antes de aplicar el logotipo.
He aquí un ejemplo de cómo se ve el logotipo en una página de reservas:
Paso 2: conecta integraciones a nivel de empresa
En la página Integraciones, verás muchas integraciones. Ordena por categoría y caso de uso para encontrar la integración que estás buscando. También verás una etiqueta de administrador en las integraciones que puedes instalar en nombre de todos los usuarios de tu organización.
Calendly trabaja con varias herramientas, como Salesforce y Google Analytics. Las integraciones indicadas aquí fueron creadas por nosotros, pero algunas empresas han creado sus propias integraciones personalizadas. Si no encuentras lo que necesitas, prueba una búsqueda rápida en Google para ver si la herramienta que deseas cuenta con una integración personalizada de Calendly.
Si no puedes encontrar una, puedes usar Zapier, una herramienta sin código que conecta Calendly con miles de aplicaciones. Consulta la guía Calendly + Zapier para más información.
Ahora, vamos a destacar algunas integraciones populares.
Videoconferencia
Calendly es compatible con:
Notarás que no hay una etiqueta de administradoren estos elementos, lo que significa que tus usuarios deberán conectar las herramientas de videoconferencia de su preferencia desde la página Integraciones de su propia cuenta. No dudes en enviar a tu equipo este artículo sobre cómo programar las videoconferencias.
Herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
Si quieres conectar el CRM de tu organización (disponible para usuarios de nuestros planes Teams y Enterprise), te recomendamos trabajar con un administrador de TI o de Salesforce.
Nota: con el paquete de Salesforce instalado, la integración de Calendly con Salesforce envía automáticamente los datos de la reunión a Salesforce para crear y actualizar tus registros de Salesforce a medida que tus invitados reservan, cancelan y reprograman.
El comportamiento de programación preconfigurado es completamente personalizable, por lo que tu administrador de Salesforce puede modificar el comportamiento predeterminado para asegurarse de que Calendly se alinee con tu configuración preferida de Salesforce.
Para más información, consulta algunos recursos adicionales de Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Cómo integrar Calendly con Salesforce
- Comportamiento predeterminado del paquete de Salesforce
- Personaliza el flujo de Salesforce de Calendly
Inicio de sesión único con SAML y aprovisionamiento con SCIM
*Disponible para planes Enterprise y disponible como extensión para los planes Teams
Verás algunos proveedores de identidad en Seguridad y Cumplimiento en la página Integraciones. También verás una opción general de inicio de sesión único si necesitas conectarte con un proveedor de identidad que no figure en la lista. Recomendamos trabajar con un administrador de TI para la configuración.
Conecta a tu proveedor de identidad en nombre de tus miembros para que todos puedan iniciar sesión con las credenciales de tu empresa. Una vez que hayas activado el SSO, puedes optar por configurar el aprovisionamiento de SCIM, para facilitar la incorporación y baja de miembros.
Otras integraciones comunes
CRM
Software de reclutamiento
Informes
- Google Analytics
- Meta Pixel (anteriormente Facebook Pixel)
- Parámetros UTM
- Webhooks
Paso 3: crea tipos de eventos gestionados para tu equipo
Antes de comenzar a añadir usuarios a tu organización de Calendly, puedes crear eventos gestionados.
Los eventos gestionados son tipos de eventos estandarizados que puedes asignar a los miembros de tu organización. Si tus usuarios tienden a organizar eventos similares, como llamadas de demostración o sesiones de asesoramiento, con los eventos gestionados puedes mantener la uniformidad para todos los usuarios.
Crear eventos gestionados
Para crear un evento gestionado, ve a tu Centro de administración y selecciona Eventos gestionados. Desde allí, selecciona Nuevo evento gestionado. Para conocer los pasos detallados sobre cómo configurar tu evento gestionado, consulta Cómo crear y asignar eventos gestionados.
Calendly admite dos tipos de eventos gestionados:
- En privado: un evento entre un miembro del equipo y un invitado.
- De grupo: un evento entre un miembro del equipo y muchos invitados
Antes de invitar a usuarios, asegúrate de estar satisfecho con la configuración de eventos gestionados. Nota: Si bien sugerimos crear primero un evento gestionado y luego invitar a usuarios, puedes asignar eventos gestionados a cualquier usuario existente en tu cuenta.
Paso 4: invitar a compañeros de equipo
Con tu cuenta configurada, ¡estás listo para añadir usuarios!
Ten en cuenta que si deseas utilizar el aprovisionamiento de SCIM para añadir usuarios, primero deberás configurar SAML, SSO y SCIM con tu administrador de TI. Para más detalles, consulta Descripción general del inicio de sesión único de SAML para tu organización.
Añadir usuarios
Puede añadir nuevos usuarios en cualquier momento desde la sección Usuarios de tu Centro de administración haciendo clic en Invitar a usuarios.
Para las instrucciones paso a paso sobre cómo añadir usuarios o asientos, consulta Añadir o eliminar usuarios y asientos.
Cómo comunicar cambios a los usuarios
Los usuarios invitados recibirán una invitación por email desde notifications@calendly.com. Una vez que acepten correctamente la invitación por email, se añadirán a tu organización en Calendly.
Para preparar a tus usuarios, no dudes en enviar un email por adelantado. He aquí un ejemplo de plantilla de email:
Asunto: ¡Prepárate para unirte a Calendly!
Cuerpo:
¡Nos entusiasma que te unas a Calendly!
En breve, recibirás una invitación de notifications@calendly.com. Para la configuración, sigue las instrucciones en el email de invitación. Al aceptar esta invitación, serás parte de la organización de Calendly.
Para completar la configuración de tu cuenta y prepararte para la programación, consulta estos pasos importantes y recursos adicionales:
- Cómo conectar tu calendario
- Cómo programar reuniones con videoconferencia
- Cómo elegir una ubicación de reunión
- Establece tus horas de disponibilidad
- Cómo compartir tu enlace de programación
Administración de usuarios
Usuarios pendientes
En la página Usuarios, en Pendientes, verás a los usuarios que no han aceptado sus invitaciones a tu organización. Puedes reenviar una invitación seleccionando los tres puntos, pero recomendamos que esperes al menos un día antes de hacerlo.
Usuarios activos
En Activos, verás todos los usuarios que ya han aceptado la invitación para unirse a tu organización. De forma predeterminada, cualquier persona que se una aparece como usuario pero puedes cambiar su rol seleccionando los tres puntos y Cambiar rol.
Paso 5: elige un plan y configura la facturación
Los propietarios y administradores de la cuenta pueden configurar tu suscripción a Calendly desde tu Centro de administración en Facturación. Al actualizar tu suscripción a Calendly, hay algunas palabras clave que debes conocer:
- Asientos: el número de asientos que tienes en una suscripción a Calendly representa el número de usuarios a los que puedes invitar a unirse a la cuenta de tu organización.
- Usuarios: los usuarios son los miembros del equipo que utilizan una cuenta de Calendly para programar reuniones.
- Subir de plan: cambia la suscripción actual a un plan de nivel superior (por ejemplo, del plan Free al plan Teams).
- Bajar de plan: cambia la suscripción actual a un plan de nivel inferior (por ejemplo, del plan de Teams a un plan Free).
Tu facturación de Calendly puede configurarse como anual (se cobra una vez al año) o mensual (se cobra cada mes). Las suscripciones se renuevan automáticamente a menos que decidas bajar de plan.
Calendly cobra por cada asiento en tu organización, independientemente de que el asiento esté ocupado por un usuario o no.
Por ejemplo, si tienes 5 asientos y 4 usuarios activos, pagarás por los 5 asientos, independientemente de que estén ocupados o no.
Para gestionar usuarios y asientos, consulta este artículo.
Próximos pasos
¡Gracias por seguirnos! Calendly tiene muchas características adicionales, desde encuestas de reunión hasta formularios de enrutamiento. ¡Esperamos verte progresar en tu viaje con Calendly!