Comportamiento predeterminado del paquete de Salesforce

Descripción general

Cuando programas o cancelas una reunión, Calendly envías los datos de esta a Salesforce. Salesforce crea un nuevo registro de CalendlyAction, que activa el flujo predeterminado CreateEvent o el flujo CancelEvent para ejecutarse.

El paquete instalado viene con el siguiente comportamiento predeterminado para reuniones programadas, canceladas y reprogramadas.

Reuniones programadas

Cuando se programa una reunión a través de Calendly, se realizan algunas acciones diferentes:

1. Salesforce verifica un ID de Salesforce (SFID) o el email del invitado.

Salesforce comprueba si los datos del evento de Calendly contienen un SFID.

Un SFID es el ID único del registro en Salesforce. Puedes añadir un SFID al final del enlace de programación para conectar una reserva con un registro. Por ejemplo, https://calendly.com/tu_evento?sfid=12345678.

• Si los datos de la reunión contienen un SFID, Salesforce añadirá un evento al registro que coincida con el SFID. Los registros coincidentes en SFDC incluyen Cuenta, Oportunidad, Caso, Contrato, Campaña, Contacto o Cliente Potencial.
• Si los datos de la reunión no contienen un SFID, Salesforce utilizará la dirección de correo electrónico del invitado para determinar dónde guardar los detalles de la reunión, ya sea en un cliente potencial o contacto existente o en un nuevo cliente potencial.

2. Si ya existe un invitado en Salesforce, el sistema añadirá el evento al cliente potencial o contacto existente.

• Si Salesforce encuentra un registro para el invitado, el sistema añadirá un registro de evento al cliente potencial o contacto asociado con el email del invitado.
• El propietario del cliente potencial o contacto seguirá siendo el mismo.

3. Si un invitado no existe en Salesforce, Salesforce creará un nuevo cliente potencial y evento.

• Si Salesforce no encuentra un registro coincidente, el sistema creará uno nuevo para clientes potenciales y añadirá un registro de evento a este nuevo cliente potencial.

4. Salesforce asociará el atributo CalendlyCreated a los clientes potenciales creados por Calendly.

Puedes ejecutar un informe de Salesforce en el atributo CalendlyCreated para ver todos los clientes potenciales creados por Calendly.

Propiedad del evento y del cliente potencial

• Salesforce asignará nuevos eventos y nuevos clientes potenciales al usuario de Calendly.
  • Si el email del usuario de Calendly no coincide con el de Salesforce, el sistema asignará los registros del propietario a su administrador.
• Para los clientes potenciales y contactos existentes, el propietario del contacto o cliente potencial seguirá siendo el mismo.

Reuniones canceladas

Cuando se cancela una reunión:

• Salesforce actualiza el título y la descripción del evento existentes con la palabra Cancelado.
• El flujo CancelEvent no elimina el evento; sin embargo, el flujo es personalizable y se puede modificar para eliminar el registro de evento con la ayuda de un administrador de Salesforce.

Reuniones reprogramadas

Cuando se reprograma una reunión:

• Salesforce actualiza el registro de evento cancelado.
• Puedes hacer visibles los detalles reprogramados editando el diseño de página.
• El evento reprogramado aún tendrá "cancelado" en el título. Un administrador de Salesforce puede personalizar el flujo CancelEvent para cambiar el título predeterminado.

Formularios de enrutamiento

A partir de la versión 2.4, presentamos la capacidad de sincronizar las respuestas al formulario de enrutamiento de Calendly directamente con Salesforce, lo que permite a los administradores crear y actualizar registros cuando se envía un formulario de enrutamiento. Para obtener más información, consulta: Sincronización de respuestas al formulario de enrutamiento de Calendly con Salesforce.