La integración de Calendly con HubSpot conecta tus reuniones con tu CRM. Añade o actualiza automáticamente contactos y actividad de las reuniones en HubSpot.
Cuando una reunión de Calendly se programa, cancela o marca como ausente, HubSpot hará lo siguiente:
- Crear contactos si el invitado aún no está en HubSpot
- Crear y actualizar actividades
- Actualizar notas de reunión
- Actualizar preguntas y respuestas personalizadas
Antes de empezar
Necesitarás lo siguiente:
- Privilegios de administrador de Calendly
- Una cuenta gratuita o de pago de HubSpot con privilegios de administrador de HubSpot
Nota
El plan gratuito de HubSpot solo admite 10 propiedades personalizadas. Si superas este límite, las sincronizaciones podrían fallar.
Qué hace la integración
Cuando alguien reserva una reunión con Calendly:
- Si el correo electrónico del invitado no está en HubSpot, se crea un nuevo contacto con su nombre y correo electrónico.
- Si el contacto ya existe, HubSpot añade la actividad de la reunión, pero no cambia los detalles ni el propietario del contacto.
- Si el correo electrónico del usuario de Calendly no coincide con su correo electrónico de HubSpot, el propietario del contacto se marca como «no asignado».
Qué añade HubSpot al contacto
Cuando un invitado programa una reunión, se creará una nueva actividad con lo siguiente:
- Tipo: Reunión
- Nombre de la reunión
- Propietario
- Contacto
- Duración del evento
- Recuento de asistentes
El título de la reunión aparece como Meeting-Calendly: {Event name}. Estas actividades están registradas en el cronograma del contacto, no en la herramienta de reuniones de HubSpot.
Qué sucede cuando las reuniones cambian
Reuniones canceladas o reprogramadas:
- HubSpot actualiza la actividad y notifica a ambas partes.
- Las reuniones canceladas muestran [Cancelado] al principio del título de la reunión.
- HubSpot mantiene reuniones anteriores como referencia.
Duración de la reunión:
- HubSpot redondea cualquier reunión de menos de 15 minutos a 15 minutos.
- Si editas la duración de la reunión en HubSpot, no se actualizará en Calendly.
Conecta HubSpot con Calendly
Sigue los pasos que se indican a continuación para integrar tu cuenta de Calendly con HubSpot.
- Dirígete a la página Integraciones y aplicaciones.
- Selecciona HubSpot y luego Conectar HubSpot.
- Autentica y concede acceso a tu cuenta de HubSpot y luego selecciona Conectar aplicación.
Preguntas y respuestas personalizadas de Calendly
Calendly transfiere las respuestas a tus preguntas personalizadas a HubSpot. Puedes encontrarlas en la pestaña Actividad del contacto en HubSpot.
Para los contactos que ya están en HubSpot, HubSpot no actualizará las respuestas en las propiedades de contacto. Las respuestas en las propiedades de contacto seguirán siendo las mismas, incluso si el contacto programa otra reunión.
Asignar respuestas personalizadas a propiedades de HubSpot
Para asignar las respuestas del formulario de Calendly (como el título del puesto o el nombre de la empresa) a campos adicionales en HubSpot, utiliza los flujos de trabajo de HubSpot.
Sincronizar el resultado de la reunión
Puedes sincronizar el estado de la reunión de Calendly para el invitado con el campo de resultado de la reunión de HubSpot. Este campo mostrará si se programó una reunión, se completó, se marcó como ausente o se canceló.
Para activarlo, dirígete a la página de HubSpot en tu cuenta de Calendly y activa la opción Sincronizar el estado de la reunión con el campo de resultado de la reunión de HubSpot.
Enrutamiento con HubSpot
Con formularios de HubSpot o búsqueda de propiedad (disponible en Teams y planes Enterprise), puedes enrutar clientes potenciales al miembro del equipo adecuado en función de la experiencia, disponibilidad o propiedad de la cuenta.
Esto ahorra tiempo y garantiza seguimientos rápidos. Para obtener más información, consulta Enrutamiento a partir de formularios de HubSpot y Enrutamiento mediante búsqueda de HubSpot.
Desvincular HubSpot y Calendly
Sigue los pasos que se indican a continuación para desvincular tu cuenta de Calendly de HubSpot.
- Dirígete a la página Integraciones y aplicaciones.
- Selecciona HubSpot.
- Selecciona Desconectar.
Una vez desconectado, las reuniones de Calendly programadas ya no pasarán información a HubSpot.
- En tu cuenta de HubSpot, selecciona el icono de Marketplace en la barra de navegación principal.
- En Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
- En la aplicación Calendly, selecciona Acciones y selecciona Desinstalar.
- Escribe desinstalar y selecciona desinstalar.
Nota: La desinstalación de la aplicación Calendly en HubSpot no eliminará ningún dato de Calendly existente en HubSpot. Si quieres eliminar propiedades personalizadas, continúa con el siguiente paso.
Si ya no estás utilizando la integración de Calendly, puedes eliminar las propiedades de HubSpot asociadas a preguntas personalizadas de Calendly.
Nota: Al eliminar estas propiedades se eliminarán los datos almacenados, pero los contactos permanecerán en tu cuenta.
- En HubSpot, selecciona el icono de configuración en la barra de navegación principal.
- En la barra lateral izquierda, ve a Propiedades.
- Selecciona grupos.
- Pasa el cursor sobre Detalles de las reuniones de Calendly y selecciona Ver detalles.
- Selecciona todas las propiedades del grupo y elige Archivar.
- Vuelve al grupo Detalles de las reuniones de Calendly y selecciona Eliminar.
Resolución de problemas de HubSpot
Es posible que tengas reuniones duplicadas si estás utilizando la sincronización de calendarios de Calendly y de HubSpot.
Para solucionarlo, considera desactivar la sincronización del calendario de HubSpot. Ten en cuenta que esto afectará a todos los eventos en HubSpot, no solo a los eventos de Calendly.
Los eventos duplicados de Zoom también pueden aparecer si estás utilizando la integración de Zoom de Calendly y HubSpot.
De forma predeterminada, todas las reuniones programadas para los miembros del equipo de tu organización de Calendly se sincronizan con HubSpot. Si deseas limitar qué reuniones o usuarios se sincronizan, considera usar la aplicación Filter de Zapier.
Si tus flujos de trabajo de HubSpot no se activan, ten en cuenta que esta no es una función de Calendly. Para resolver problemas, recomendamos comunicarse con el soporte de HubSpot.