Bem-vindo ao Calendly! 👋
Preparamos algumas etapas simples para que você, como administrador da empresa, configure o Calendly para sua equipe.
Etapa 1 – Adicione o logotipo da sua empresa
Cada usuário na sua organização do Calendly tem uma página de agendamento. É aqui que os convidados agendam horário com eles. Para dar a todas as páginas uma aparência consistente e reforçar sua marca, você pode carregar um logotipo da empresa. Este logotipo aparece no canto superior esquerdo de todas as páginas de agendamento.
Como fazer upload de seu logotipo
Para adicionar um logotipo da empresa, vá para a Central de Administrador > Página de Identidade Visual.
Uma vez carregado, você pode aplicar o logotipo a todos os usuários. Se você deseja aplicar isso em toda a sua organização, certifique-se de adicionar usuários antes de aplicar o logotipo.
Aqui está um exemplo de como o logotipo é exibido em uma página de reservas:
Etapa 2 – Conectar integrações em nível de empresa
Na página Integrações, você verá muitas integrações. Classifique por categoria e caso de uso para encontrar a integração que você está procurando. Você também verá uma tag de Administrador nas integrações que você pode instalar em nome de todos os usuários da sua organização.
O Calendly funciona com muitas ferramentas, como Salesforce e Google Analytics. As integrações listadas aqui são desenvolvidas por nós, mas algumas empresas criaram suas próprias integrações personalizadas. Se você não vê o que precisa, tente uma pesquisa rápida no Google para verificar se a ferramenta desejada tem uma integração personalizada do Calendly.
Se você não encontrar um, pode usar o Zapier, uma ferramenta de automação sem código que conecta o Calendly a milhares de aplicativos. Confira o guia do Calendly + Zapier para saber mais.
Agora, vamos destacar algumas integrações populares.
Videoconferência
O Calendly suporta:
Você notará que não há uma etiqueta de administrador nesses blocos, o que significa que seus usuários precisarão conectar suas próprias ferramentas de videoconferência preferidas na página de integrações da conta deles. Fique à vontade para enviar à sua equipe este artigo sobre como agendar videoconferências.
Ferramentas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)
Se você quiser conectar o CRM da sua organização (disponível para usuários em nossos planos Teams e Enterprise), recomendamos trabalhar com um administrador de TI ou administrador do Salesforce.
Nota: com o pacote do Salesforce instalado, a integração do Calendly com o Salesforce envia automaticamente dados de reuniões ao Salesforce para criar e atualizar seus registros do Salesforce enquanto seus convidados marcam, cancelam e remarcam.
O comportamento padrão de agendamento é completamente personalizável, para que seu administrador do Salesforce possa modificar o comportamento padrão para garantir que o Calendly esteja alinhado com sua configuração preferida do Salesforce.
Para saber mais, confira alguns recursos adicionais do Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Como integrar o Calendly ao Salesforce
- Comportamento padrão do pacote do Salesforce
- Personalize o fluxo do Salesforce no Calendly
SAML single sign-on e SCIM provisioning
*Disponível para planos Enterprise e disponível como opção adicional para planos Teams
Você verá alguns provedores de identidade em Segurança e Regulamentação na página Integrações. Você também verá uma opção geral de login único se precisar se conectar com um provedor de identidade que não esteja listado. Recomendamos trabalhar com um administrador de TI para configuração.
Conecte seu provedor de identidade para beneficiar seus membros, para que todos possam fazer login com as credenciais da empresa. Depois de ativar o SSO, você pode optar por configurar o provisionamento SCIM para facilitar a integração e o desligamento de membros.
Algumas outras integrações comuns
CRM
Software de recrutamento
Relatórios
- Google Analytics
- Meta Pixel (antigo Facebook Pixel)
- Parâmetros UTM
- Webhooks
Etapa 3 – Crie tipos de eventos gerenciados para sua equipe
Antes de começar a adicionar usuários à sua organização do Calendly, você pode criar eventos gerenciados.
Eventos gerenciados são tipos de eventos padronizados que você pode atribuir aos membros de sua organização. Se seus usuários tendem a organizar eventos semelhantes, como chamadas de demonstração ou sessões de aconselhamento, os eventos gerenciados podem ajudar a manter a uniformidade para todos os usuários.
Criando eventos gerenciados
Para criar um evento gerenciado, acesse a Central de Administrador e selecione Eventos gerenciados. Em seguida, selecione Novo evento gerenciado. Para obter etapas detalhadas sobre como configurar seu evento gerenciado, confira Como Criar e Atribuir Eventos Gerenciados.
O Calendly suporta dois tipos de eventos gerenciados:
- Um-para-um: um evento entre um membro da equipe e um convidado
- Grupo: um evento entre um membro da equipe e muitos convidados
Antes de convidar usuários, certifique-se de que está satisfeito com a configuração dos eventos gerenciados. Observação: embora recomendemos primeiro criar um evento gerenciado e depois convidar usuários, você ainda pode aplicar eventos gerenciados a quaisquer usuários existentes em sua conta.
Etapa 4 – Convidar membros da equipe
Com sua conta configurada, você está pronto para adicionar usuários!
Note que, se você quiser usar o provisionamento SCIM para adicionar usuários, você precisará configurar primeiro o SAML, SSO e SCIM com seu administrador de TI. Para mais detalhes, confira Uma visão geral do SAML login único para a sua organização.
Adicionando usuários
Você pode adicionar novos usuários a qualquer momento na seção Usuários do seu Centro de Administrador clicando em Convidar usuários.
Para obter instruções passo a passo sobre como adicionar usuários ou assentos, consulte Adicionar ou remover usuários e assentos.
Comunicando alterações aos usuários
Os usuários convidados receberão um e-mail de convite de notifications@calendly.com. Depois de aceitarem com sucesso o convite por e-mail, eles serão adicionados à sua organização do Calendly.
Para preparar seus usuários, fique à vontade para enviar um e-mail com antecedência. Aqui está um exemplo de modelo de e-mail:
Assunto: Prepare-se para participar do Calendly!
Corpo:
Estamos animados que você esteja se juntando ao Calendly!
Em breve, você receberá um convite de notifications@calendly.com. Você pode seguir as instruções no convite por e-mail para configurar sua conta. Depois de aceitar este convite, você fará parte da nossa organização na Calendly.
Para concluir a configuração da sua conta e se preparar para agendar, confira estas etapas importantes e recursos adicionais:
- Como conectar sua agenda
- Como agendar com videoconferência
- Como escolher um local de reunião
- Defina seu horário de disponibilidade
- Como compartilhar seu link de agendamento
Gerenciando usuários
Usuários pendentes
Na página Usuários, em Pendente, você verá todos os usuários que não aceitaram seus convites para a sua organização. Você pode reenviar um convite selecionando os três pontos, mas recomendamos esperar pelo menos um dia antes de fazê-lo.
Usuários ativos
Em Ativo, você verá todos os usuários que já aceitaram o convite para ingressar na sua organização. Por padrão, qualquer pessoa que ingressa é listada como usuário, mas você pode alterar sua função selecionando o ícone de três pontos e Alterar função.
Etapa 5 – Escolha um plano e configure o faturamento
Donos e administradores de contas podem configurar sua assinatura do Calendly na sua Central de Administrador, em Cobrança. Ao atualizar sua assinatura do Calendly, há algumas palavras-chave importantes:
- Assentos: o número de assentos que você tem em uma assinatura do Calendly representa o número de usuários que você pode convidar para participar da conta da sua organização.
- Usuários: os usuários são os membros da equipe que usam uma conta do Calendly para agendar reuniões.
- Upgrade: mover a assinatura atual para um plano de nível superior (por exemplo, mudar do plano Free para o plano Teams).
- Downgrade: mover a assinatura atual para um plano de nível inferior (por exemplo, mudando do plano Teams para um plano Free).
Seu faturamento do Calendly pode ser configurado anualmente (cobrado uma vez por ano) ou mensalmente (cobrado mensalmente). As assinaturas são renovadas automaticamente, a menos que você opte por downgrade.
O Calendly cobra por assento na sua organização, independentemente de o assento ser ou não ocupado por um usuário.
Por exemplo, se você tiver 5 assentos e 4 usuários ativos, pagará por todos os 5, independentemente de serem preenchidos ou não.
Para gerenciar seus usuários e assentos, confira este artigo.
Próximas etapas
Obrigado por acompanhar! O Calendly tem uma série de funcionalidades adicionais, desde enquetes para reuniões até formulários de encaminhamento. Mal podemos esperar para ver você progredir em sua jornada com o Calendly!