Visão geral
Quando você agenda ou cancela uma reunião, o Calendly envia dados da reunião ao Salesforce. O Salesforce cria um novo registro do CalendlyAction, que aciona o fluxo padrão CreateEvent ou CancelEvent para ser executado.
O pacote instalado vem com o seguinte comportamento padrão para reuniões agendadas, canceladas e remarcadas.
Reuniões agendadas
Quando uma reunião é agendada pelo Calendly, algumas ações diferentes ocorrem:
1. O Salesforce verifica se há um ID do Salesforce (SFID) ou o e-mail do convidado.
O Salesforce verifica se os dados do evento do Calendly contêm um SFID.
Um SFID é o ID exclusivo do registro no Salesforce. Você pode adicionar um SFID ao final do seu link de agendamento para conectar um agendamento a um registro. Por exemplo, https://calendly.com/your_event?sfid=12345678.
- Se os dados da reunião contiverem um SFID, o Salesforce adicionará um evento ao registro que corresponda ao SFID. Registros correspondentes no SFDC incluem Conta, Oportunidade, Caso, Contrato, Campanha, Contato ou Lead.
- Se os dados da reunião não contiverem um SFID, o Salesforce usará o endereço de e-mail do convidado para determinar onde salvar os detalhes da reunião, seja em um lead/contato existente ou em um novo lead.
2. Se um convidado já existir no Salesforce, o Salesforce adicionará o evento ao lead ou contato existente.
- Se o Salesforce encontrar um registro para o convidado, o Salesforce adicionará um registro de evento ao lead ou contato associado ao endereço de e-mail do convidado.
- O proprietário do lead ou do contato permanecerá o mesmo.
3. Se um convidado não existir no Salesforce, o Salesforce criará um novo lead e evento.
- Se o Salesforce não encontrar um registro correspondente, o Salesforce criará um novo registro de lead e adicionará um registro de evento a este novo lead.
4. O Salesforce anexará o atributo CalendlyCreated aos leads criados pelo Calendly.
Você pode executar um relatório no Salesforce usando o atributo CalendlyCreated para visualizar todos os leads criados pelo Calendly.
Propriedade de eventos e leads
- Salesforce atribuirá novos eventos e novos leads ao usuário do Calendly.
- Se o endereço de e-mail do usuário do Calendly não coincidir com seu e-mail do Salesforce, o Salesforce atribuirá o proprietário dos registros ao administrador do sistema Salesforce.
- Para leads e contatos existentes, o proprietário do lead ou do contato permanecerá o mesmo.
Reuniões canceladas
Quando uma reunião é cancelada:
- O Salesforce atualiza o título e a descrição do evento existentes com a palavra Cancelado.
- O fluxo CancelEvent não remove o evento; no entanto, o fluxo é personalizável e pode ser modificado para excluir o registro do evento com a ajuda de um administrador do Salesforce.
Reuniões reagendadas
Quando uma reunião é reagendada:
- O Salesforce atualiza o registro de evento cancelado.
- Você pode exibir os detalhes reagendados editando o layout de página.
- O evento reagendado ainda terá "cancelado" no título. Um administrador do Salesforce pode personalizar o fluxo CancelEvent para alterar o título padrão.
Observação
O Calendly não passa dados reagendados ao usar a versão 1. Pacote XX.
Formulários de encaminhamento
A partir da versão 2.4, introduzimos a capacidade de sincronizar respostas ao formulário de encaminhamento do Calendly diretamente com o Salesforce, permitindo que os administradores criem e atualizem registros quando um formulário de encaminhamento é enviado. Para obter informações adicionais, confira: Sincronizar respostas de formulários de encaminhamento do Calendly com o Salesforce.
Dica
Para usar um ID do Salesforce em um envio de formulário de encaminhamento para procurar registros existentes, adicione "?salesforce_uuid=<ID>" ao final do link do seu formulário de encaminhamento. Isso armazenará o ID do Salesforce no campo SalesforceId no registro do CalendlyRoutingFormSubmission.Exemplo: https://calendly.com/your_form?salesforce_uuid=123abc