A integração do Calendly com o HubSpot conecta suas reuniões ao seu CRM. Ele adiciona ou atualiza automaticamente contatos e atividades de reuniões no HubSpot.
Quando uma reunião do Calendly é agendada, cancelada ou marcada como não comparecimento, o HubSpot irá:
- Criar contatos se o convidado ainda não estiver no HubSpot
- Criar e atualize atividades
- Atualizar nota de reunião
- Atualizar perguntas e respostas personalizadas
Antes de começar
Você precisará do seguinte:
- Privilégios de administrador do Calendly
- Uma conta gratuita ou paga do HubSpot com privilégios de administrador do HubSpot
Observação
O plano gratuito do HubSpot suporta apenas 10 propriedades personalizadas. Se você exceder esse limite, as sincronizações podem falhar.
O que a integração realiza
Quando alguém agendar uma reunião com o Calendly:
- Se o e-mail do convidado não estiver no HubSpot, um novo contato é criado com seu nome e e-mail.
- Se o contato já existir, o HubSpot adiciona a atividade da reunião, mas não altera os detalhes ou o proprietário do contato.
- Se o e-mail do usuário do Calendly não coincidir com o e-mail do HubSpot, o responsável pelo contato é marcado como "sem atribuição".
O que o HubSpot adiciona ao contato
Quando um convidado agenda uma reunião, uma nova atividade será criada com as seguintes informações:
- Tipo: Reunião
- Nome da reunião
- Proprietário
- Contato
- Duração do evento
- Número de participantes
O título da reunião aparece como "Meeting-Calendly: {Evento nome}". Essas atividades são registradas na linha do tempo do contato, não na ferramenta de Reuniões do HubSpot.
O que acontece quando as reuniões mudam
Reuniões canceladas ou remarcadas:
- O HubSpot atualiza a atividade e notifica ambas as partes.
- As reuniões canceladas mostram "[Cancelado]" no início do título da reunião.
- O HubSpot mantém reuniões passadas para referência.
Duração da reunião:
- O HubSpot arredonda qualquer reunião com menos de 15 minutos para 15 minutos.
- Se você editar a duração da reunião no HubSpot, ela não será atualizada no Calendly.
Conecte o HubSpot ao Calendly
Siga as etapas listadas abaixo para integrar sua conta do Calendly ao HubSpot.
- Vá para a página Integrações e Apps.
- Selecione HubSpot e depois Conectar HubSpot.
- Autentique e conceda acesso à sua conta do HubSpot e selecione Conectar Aplicativo.
Perguntas e respostas personalizadas do Calendly
O Calendly passa respostas às suas perguntas personalizadas ao HubSpot. Você pode encontrá-los na guia Atividade do contato no HubSpot.
Para contatos já no HubSpot, o HubSpot não atualizará as respostas nas propriedades do contato. As respostas nas propriedades do contato permanecerão as mesmas, mesmo que o contato agende outra reunião.
Mapeie respostas personalizadas às propriedades do HubSpot
Para mapear respostas de formulário do Calendly, como cargo ou nome da empresa, para campos adicionais no HubSpot, use fluxos de trabalho do HubSpot.
Sincronizar resultado da reunião
Você pode sincronizar o status da reunião do Calendly do convidado com o campo de resultado da reunião do HubSpot. Este campo mostrará se uma reunião foi agendada, concluída, marcada como falta ou cancelada.
Para ativar isso, vá para a página do HubSpot na sua conta do Calendly e ative a opção chamada Enviar o status da reunião para o campo de resultado da reunião do HubSpot.
Encaminhamento com o HubSpot.
Com os formulários do HubSpot ou a pesquisa de propriedade (disponível nos planos Teams e Enterprise), você pode encaminhar leads para o membro certo da equipe com base na experiência, disponibilidade ou propriedade da conta.
Isso economiza tempo e garante acompanhamentos rápidos. Para mais detalhes, confira Encaminhamento a partir de formulários do HubSpot e Encaminhamento com pesquisa do HubSpot.
Desconectar HubSpot e Calendly
Siga as etapas listadas abaixo para desconectar sua conta do Calendly do HubSpot.
- Vá para a página Integrações e Apps.
- Selecione HubSpot.
- Selecione Desconectar.
Uma vez desconectado, as reuniões agendadas do Calendly não passarão mais informações ao HubSpot.
- Na sua conta do HubSpot, selecione o ícone do Marketplace na barra de navegação principal.
- Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
- No aplicativo Calendly, selecione Ações, e selecione Desinstalar.
- Digite desinstalar e selecione desinstalar.
Observação: Desinstalar o aplicativo Calendly no HubSpot não excluirá quaisquer dados do Calendly existentes no HubSpot. Se você quiser excluir propriedades personalizadas, avance para a próxima etapa.
Se você não estiver mais usando a integração do Calendly, pode remover as propriedades do HubSpot vinculadas às perguntas personalizadas do Calendly.
Observação: excluir essas propriedades removerá quaisquer dados armazenados, mas os contatos permanecerão na sua conta.
- No HubSpot, selecione o ícone de configurações na barra de navegação principal.
- Na barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
- Selecione grupos.
- Coloque o cursor sobre Detalhes das reuniões do Calendly e selecione Ver detalhes.
- Selecione todas as propriedades do grupo e escolha Arquivar.
- Retorne ao grupo Detalhes das reuniões do Calendly e selecione Excluir.
Solução de Problemas no HubSpot
Você pode ter reuniões duplicadas se estiver usando a sincronização de calendários do Calendly e do HubSpot.
Para corrigir isso, considere desativar a sincronização de calendários do HubSpot. Tenha em mente que isso afetará todos os eventos no HubSpot, não apenas os eventos do Calendly.
Eventos duplicados do Zoom também podem aparecer se você estiver usando a integração do Calendly e do HubSpot com o Zoom.
Por padrão, todas as reuniões agendadas para os membros da equipe na sua organização do Calendly são sincronizadas com o HubSpot. Se você quiser limitar quais reuniões ou usuários são sincronizados, considere usar o aplicativo Filtro do Zapier.
Se seus fluxos de trabalho do HubSpot não estiverem acionando, observe que essa não é uma funcionalidade do Calendly. Para solucionar problemas, recomendamos entrar em contato com o suporte da HubSpot.