Ce guide met en évidence les fonctionnalités populaires et les meilleures pratiques pour vous aider à utiliser Calendly plus efficacement. Vous pouvez explorer des conseils pour votre secteur d'activité ou votre cas d'utilisation spécifique ci-dessous.
Tous les utilisateurs
Disponibilité
Créez et attribuez des horaires
. Accédez à la page Disponibilité pour définir quand les clients peuvent réserver avec vous. Votre planning par défaut s'applique aux nouveaux types d'événements. Vous pouvez créer des horaires supplémentaires ou définir des heures personnalisées selon vos besoins.
Ajoutez des règles de disponibilité à vos réunions
. Ajoutez des marges, des intervalles de début, des limites de planification maximales, etc. Elles vous aident à mieux contrôler lors de la planification.
Paramètres de type d'événement
Rassembler plus d'informations sur les invités
Utilisez des questions aux invités pour recueillir des informations utiles avant une réunion. Vous pouvez ajouter des questions pour vous aider à déterminer les points faibles et les cas d'utilisation de vos clients.
Rendez les événements exclusifs
Rendez votre événement secret pour le cacher de votre page de destination. Les clients auront besoin du lien direct pour les réserver.
Intégrations
Ajouter une vidéoconférence
Connectez votre outil de vidéoconférence et ajoutez-le à vos types d'événements. Calendly créera un lien de vidéoconférence lorsque les invités réserveront avec vous.
Connecter votre CRM
Intégrez Caldendly à votre CRM pour mettre à jour et suivre les réunions.
Flux de travail
Automatiser les e-mails et les SMS de rappel
Utilisez des flux de travail pour automatiser des e-mails personnalisés, des rappels par SMS et des suivis. Des rappels automatisés vous permettent de partager des détails importants avec les clients avant ou après les réunions. Ils aident également à prévenir les absences.
Ventes et marketing
Types d'événements en vogue
- Round robin–: pour les appels en privé que tout représentant peut gérer, utilisez les types d'événements Round robin. Ce type d'événement distribue automatiquement des prospects parmi les membres de votre équipe. Les Round robins fonctionnent bien pour les appels de découverte et les démonstrations.
- En privé : lorsqu'un représentant communique directement avec un client, utilisez des types d'événements en privé. Les entretiens en privé fonctionnent bien pour les démonstrations, la tarification ou les bilans. Consultez nos 10 conseils pour des entretiens individuels ici !
- Collectif : pour les appels nécessitant plusieurs membres de l'équipe, utilisez des types d'événements collectifs. Des événements collectifs mettent en commun la disponibilité des utilisateurs Calendly participants. Cela permet à votre client de trouver facilement du temps pour rencontrer tout le monde. Les événements collectifs fonctionnent bien pour les transferts de responsabilités ou les appels techniques.
- Groupe : pour les webinaires et autres événements collectifs, utilisez des types d'événements de groupe. Ce type d'événement permet à plusieurs clients de vous rencontrer à la fois. Les événements de groupe fonctionnent bien pour les webinaires de génération de demande et les webinaires clients.
Façons courantes de partager votre lien
- Extension Calendly : utilisez l'extension Calendly pour insérer des heures de réunion dans des e-mails.
- Intégrez votre lien : ajoutez votre lien de planification dans vos e-mails marketing, votre signature électronique ou votre site Web.
- Définissez vos liens pour qu'ils expirent après la première réservation : utilisez des liens à usage unique pour contrôler la fréquence à laquelle les clients peuvent planifier des appels.
Succès client et assistance
Types d'événements en vogue
- En privé : lorsqu'un membre de l'équipe communique directement avec un client, utilisez les types d'événements en privé pour une planification fluide. Les réunions en privé fonctionnent bien pour les vérifications de compte et les appels d'assistance avancée. Consultez nos 10 conseils pour les réunions 1:1 ici !
- Collectif : pour les appels nécessitant plusieurs membres de l'équipe du succès client ou d'assistance, utilisez des types d'événements collectifs. Les événements collectifs mettent en commun la disponibilité des utilisateurs Calendly participants et facilitent à votre client la tâche de trouver du temps pour rencontrer tout le monde. Les événements collectifs fonctionnent bien pour les appels de mise en œuvre et les appels techniques.
- Round robin : pour les interactions d'assistance individuelles que tout membre de l'équipe peut gérer, utilisez les types d'événements Round robin (distribution en alternance) pour distribuer automatiquement les appels entre les membres de l'équipe. Les événements Round robin fonctionnent bien pour les appels de dépannage.
- Groupe : pour les webinaires et autres événements collectifs, utilisez des types d'événements de groupe pour permettre à plusieurs clients de vous rencontrer immédiatement. Les événements de groupe fonctionnent bien pour les webinaires clients et les formations utilisateurs.
Façons courantes de partager votre lien
- Extension Calendly : utilisez l'extension Calendly pour insérer des heures de réunion dans un ticket d'assistance ou un e-mail client.
- Configurez vos liens pour qu'ils expirent après la première réservation : utilisez des liens à usage unique pour contrôler la fréquence à laquelle les clients peuvent planifier des appels.
- Intégrez votre lien : ajoutez votre lien de planification dans votre signature électronique ou sur votre site Web. Cela contribue à créer une expérience de planification facile pour les clients.
Recrutement et planification d'entretiens
Types d'événements en vogue
- En privé : lorsqu'un recruteur ou un intervieweur communique directement avec une personne interviewée, utilisez des types d'événements individuels. Les entretiens en privé fonctionnent bien pour les entretiens de recherche et les entretiens téléphoniques des candidats.
- Collectif : pour les entretiens nécessitant plusieurs intervieweurs en même temps, utilisez des types d'événements collectifs. Les types d'événements collectifs mettent en commun la disponibilité de tous les participants utilisant Calendly, afin que votre interlocuteur puisse trouver un moment pour rencontrer tout le monde. Les événements collectifs fonctionnent bien pour les entretiens de groupe et les appels de recherche collaboratifs.
- Groupe : créez des types d'événements de groupe lorsque vous souhaitez recueillir les commentaires de plusieurs participants externes en même temps, par exemple un groupe de discussion.
Flux de travail
- Si les candidats ou les interviewés ont besoin de modifier une réunion planifiée, ajoutez des instructions de modification et d'annulation dans vos flux de travail.
Façons courantes de partager votre lien
- Extension Calendly : utilisez l'extension Calendly pour instantanément ajouter des heures de réunion disponibles à un e-mail.
- Intégrez votre lien : intégrez votre lien de planification sur votre site Web, un site d'emploi ou dans votre signature d'e-mail pour faciliter la planification pour les interviewés.
- Configurez vos liens pour qu'ils expirent après la première réservation : utilisez des liens à usage unique pour contrôler la fréquence à laquelle les participants peuvent planifier des entretiens.
Éducation
Types d'événements en vogue
- En privé : lorsqu'un enseignant communique directement avec un élève ou un parent, utilisez les types d'événements individuels pour une planification fluide. Les réunions individuelles fonctionnent bien pour les conférences parents-enseignants et les séances de conseil.
- Round robin : pour les sessions que tout membre de l'équipe peut gérer, utilisez les types d'événements Round robin pour distribuer automatiquement les appels entre les membres de l'équipe. Les Round robins fonctionnent bien pour les consultations générales.
- Groupe : créez des types d'événements de groupe lorsque plusieurs étudiants ou parents peuvent assister en même temps. Ce type d'événement convient bien aux événements tels que les heures de bureau de groupe ou les séances de tutorat de groupe.
Façons courantes de partager votre lien
- Extension Calendly : utilisez l'extension Calendly pour insérer directement des heures de réunion disponibles à un e-mail.
- Intégrez votre lien : intégrez votre lien de planification sur votre site Web, votre plan de cours ou votre signature d'e-mail pour créer une expérience de planification facile pour les étudiants.
- Configurez vos liens pour expirer après une première utilisation : partagez des liens à usage unique pour contrôler la fréquence à laquelle les étudiants peuvent planifier avec vous.
- Créez un « annuaire » Calendly sur votre site Web afin que les parents ou les étudiants puissent facilement réserver une heure avec la personne appropriée à l'aide de leur lien Calendly.
Fonctionnalités populaires
Ventes et marketing
- Types d'événements partagés
- Processus de travail : rappels par e-mail et par SMS
- Invités supplémentaires
- Extensions de navigateur
- Intégration de la vidéoconférence
Succès client et assistance
- Types d'événements partagés
- Processus de travail : rappels par e-mail et par SMS
- Invités supplémentaires
- Liens à usage unique
- Extensions de navigateur
Recrutement et planification d'entretiens
- Ajouter une photo de profil
- Personnalisation de la description et des instructions
- Processus de travail : rappels par e-mail et par SMS
- Instructions de replanification et d'annulation
- Disponibilité pour une période donnée
Éducation
- Processus de travail : rappels par e-mail et par SMS
- Instructions de replanification et d'annulation
- Autoriser l'invité à choisir un lieu (en privé et collectif)
- Invités supplémentaires