Les tampons ajoutent des heures supplémentaires avant ou après vos réunions. Ils vous aident à vous préparer, à vous déplacer ou à conclure sans vous presser.
Que sont les tampons ?
Les tampons sont de courtes pauses avant ou après une réunion Calendly.
Utilisez-les pour :
- Vous préparer avant une réunion
- Vous déplacer entre les réunions
- Prendre des notes ou faire une pause après un appel
Chaque type d'événement peut avoir ses propres paramètres de tampon.
Ajouter un tampon à un type d'événement
- Accédez à la page Planification et recherchez votre type d'événement.
- Ouvrez le menu à
trois points et sélectionnez Modifier.
- Cliquez sur Plus d'options.
- Ouvrez la section Limites et tampons.
- Cliquez sur + Définir un temps tampon.
- Ajoutez votre temps tampon préféré avant ou après la réunion.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Supprimer un tampon
Pour les réunions non encore planifiées :
- Accédez à la page Planification et recherchez votre type d'événement.
- Ouvrez le menu à
- Cliquez sur Plus d'options.
- Ouvrez la section Limites et tampons.
- Réglez le délai tampon sur 0 minutes.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour les réunions déjà planifiées :
- Accédez à votre page des réunions.
- Assurez-vous que l'option Afficher les tampons est activée.
- Recherchez la réunion et cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du tampon.
- Modifiez ou supprimez le tampon.
Afficher ou supprimer des tampons sur votre calendrier
Vous pouvez choisir d'afficher des tampons sur votre calendrier connecté.
Pour l'activer :
- Accédez à votre page de disponibilité.
- Ouvrez les paramètres du calendrier.
- Sous Paramètres de synchronisation, cochez Inclure des tampons dans ce calendrier.
Lorsque cette est activée, la suppression d'un tampon de votre calendrier connecté le supprimera également de Calendly.
Comment fonctionne la logique tampon
- Des tampons s'appliquent uniquement aux réunions réservées par l'intermédiaire de Calendly.
- Calendly évite les chevauchements en vérifiant l'ensemble de votre calendrier, y compris les événements en dehors de Calendly.
Exemple :
une réunion de 30 minutes avec des tampons de 15 minutes avant et après a besoin de 60 minutes de temps libre. La réunion dure 30 minutes, mais le tampon protège votre disponibilité.
Réunions multi-utilisateurs et tampons
Les paramètres de tampon d'un utilisateur peuvent avoir un impact sur la disponibilité des réunions multi-utilisateurs.
-
Round robin : des tampons sur d'autres types d'événements peuvent entraîner une répartition inégale des réunions.
-
Événements collectifs : des tampons sur les autres événements d'une même personne peuvent bloquer les créneaux horaires disponibles.
Dépannage : message TAMPON
L'outil de dépannage de Calendly peut afficher un message TAMPON. Cela signifie que les paramètres de tampon bloquent un créneau horaire.
Vous pouvez le voir si :
- Un tampon se chevauche avec une réunion
- Le temps total (réunion + tampon) n'entre pas dans votre calendrier
- Les anciens paramètres de tampon sont toujours associés à une réunion planifiée
Résoudre d'autres problèmes de tampon
Un événement non lié à Calendly peut bloquer du temps.
Essayez l'une de ces options :
- Supprimez l'événement en conflit ou définissez son statut de calendrier sur Libre (n'oubliez pas de vérifier vos événements d'une journée !)
- Modifiez le temps tampon à 0 minute(s) pour le type d'événement que vous essayez de planifier
Les tampons sur les réunions planifiées ne se mettent pas automatiquement à jour lorsque vous modifiez vos paramètres de type d'événement. Si une réunion a été réservée avant que vous ne modifiiez les paramètres, elle suivra toujours les anciennes règles.
Pour vérifier ou supprimer les éléments suivants :
- Accédez à votre page Réunions
- Utilisez le bouton Afficher les tampons
- Modifier le tampon directement
Cela peut être causé par un double tampon – avec un tampon avant et un tampon après. Lorsqu'ils sont empilés, ces tampons peuvent bloquer plus d'heures que prévu.
Pour résoudre :
- Modifiez le type d'événement pour utiliser uniquement un tampon avant ou après, pas les deux
- Pour les réunions déjà réservées, ajustez ou supprimez des tampons à partir de votre page Réunions