Willkommen bei Calendly! 👋
Wir haben ein paar einfache Schritte für Sie, den Admin des Unternehmens, zusammengestellt, damit Sie Calendly für Ihr Team einrichten können.
Schritt 1 – Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo hinzu
Jeder Benutzer in Ihrer Calendly-Organisation verfügt über eine Buchungsseite. Hier können eingeladene Personen einen Termin mit ihnen vereinbaren. Um allen Seiten ein einheitliches Erscheinungsbild zu verleihen und Ihre Marke zu stärken, können Sie ein Firmenlogo hochladen. Dieses Logo erscheint oben links auf jeder Buchungsseite.
So laden Sie Ihr Logo hoch
Um ein Firmenlogo hinzuzufügen, gehen Sie zum Administrationszentrum > Branding.
Nach dem Hochladen können Sie das Logo auf alle Benutzer anwenden. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation durchsetzen möchten, fügen Sie Benutzer hinzu, bevor Sie das Logo verwenden.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie das Logo auf einer Buchungsseite aussieht:
Schritt 2 – Unternehmensweite Integrationen verbinden
Auf der Integrationsseite sehen Sie viele Integrationen. Sortieren Sie nach Kategorie und Anwendungsfall, um die gewünschte Integration zu finden. Sie sehen auch ein Admin-Tag bei Integrationen, die Sie im Namen aller Benutzer in Ihrer Organisation installieren können.
Calendly funktioniert mit vielen Tools wie Salesforce und Google Analytics. Die hier aufgeführten Integrationen wurden von uns entwickelt, aber einige Unternehmen haben ihre eigenen benutzerdefinierten Integrationen erstellt. Wenn Sie nicht sehen, was Sie brauchen, versuchen Sie eine kurze Google-Suche, um herauszufinden, ob das gewünschte Tool eine benutzerdefinierte Calendly-Integration hat.
Wenn Sie keine finden können, können Sie Zapier verwenden, ein No-Code-Werkzeug, das Calendly mit Tausenden von Apps verbindet. Sehen Sie sich den Leitfaden Calendly + Zapier an, um mehr zu erfahren.
Sehen wir uns nun einige beliebte Integrationen an.
Videokonferenz
Calendly unterstützt:
Sie werden feststellen, dass es kein Admin-Tag auf diesen Kacheln gibt. Das bedeutet, dass Ihre Benutzer ihre bevorzugten Videokonferenztools direkt über die Integrationsseite ihres eigenen Kontos verknüpfen müssen. Senden Sie Ihrem Team diesen Artikel, wie man mit Videokonferenzen plant.
Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Wenn Sie das CRM Ihrer Organisation verbinden möchten (für Benutzer unserer Teams- und Enterprise-Abonnements verfügbar), empfehlen wir, mit einem IT-Admin oder Salesforce-Admin zusammenzuarbeiten.
Hinweis: Wenn das Salesforce-Paket installiert ist, sendet die Salesforce-Integration von Calendly automatisch Meeting-Daten an Salesforce, um Ihre Salesforce-Datensätze zu erstellen und zu aktualisieren, während Ihre Gäste buchen, stornieren und verschieben.
Das standardmäßige Terminplanungsverhalten ist vollständig anpassbar, sodass Ihr Salesforce-Admin das Standardverhalten ändern kann, um sicherzustellen, dass Calendly an Ihr bevorzugtes Salesforce-Setup angepasst wird.
Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich einige zusätzliche Salesforce-Ressourcen an:
- Calendly + Salesforce
- Wie Sie Calendly in Salesforce integrieren
- Standardverhalten des Salesforce-Pakets
- Den Salesforce-Ablauf von Calendly anpassen
SAML Single Sign-On und SCIM-Provisionierung
*Verfügbar für Enterprise-Abos und als Add-on für Teams-Abos
Unter Sicherheit und Compliance auf der Integrationsseite sehen Sie einige Identitätsanbieter. Sie sehen auch eine allgemeine Option für Single Sign-On, wenn Sie eine Verbindung mit einem Identitätsanbieter herstellen möchten, der nicht aufgeführt ist. Wir empfehlen, mit einem IT-Admin für die Einrichtung zusammenzuarbeiten.
Verbinden Sie Ihren Identitätsanbieter im Namen Ihrer Mitglieder, damit sich jeder mit seinen Firmenzugangsdaten anmelden kann. Sobald Sie SSO aktiviert haben, können Sie SCIM-Bereitstellung einrichten, um Mitglieder einfach ein- und auszuarbeiten.
Einige andere gängige Integrationen
CRM
Recruiting-Software
Berichterstattung
- Google Analytics
- Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel)
- UTM-Parameter
- Webhooks
Schritt 3 – Erstellen Sie verwaltete Ereignistypen für Ihr Team
Bevor Sie Benutzer zu Ihrer Calendly-Organisation hinzufügen, können Sie verwaltete Ereignisse erstellen.
Verwaltete Ereignisse sind standardisierte Ereignistypen, die Sie Mitgliedern Ihrer Organisation zuweisen können. Wenn Ihre Benutzer ähnliche Ereignisse durchführen, wie Demo-Anrufe oder Beratungssitzungen, können verwaltete Ereignisse dazu beitragen, diese Ereignisse für alle Benutzer einheitlich zu gestalten.
Verwaltung von Ereignissen erstellen
Um ein verwaltetes Ereignis zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem Administrationszentrum und wählen Sie Verwaltete Ereignisse aus. Wählen Sie dort Neues verwaltetes Ereignis aus. Detaillierte Schritte zum Einrichten Ihres verwalteten Ereignisses finden Sie unter So richten Sie verwaltete Ereignisse ein und weisen diese zu.
Calendly bietet Unterstützung für zwei Typen verwalteter Ereignisse.
- Einzelgespräch: Ein Ereignis zwischen einem Teammitglied und einer eingeladenen Person.
- Gruppe: Eine Ereignis zwischen einem Teammitglied und mehreren eingeladenen Personen
Bevor Sie Benutzer einladen, stellen Sie sicher, dass Ihre verwalteten Ereignisse ordnungsgemäß eingerichtet sind. Hinweis: Wir empfehlen, zuerst ein verwaltetes Ereignis zu erstellen und anschließend Benutzer einzuladen. Sie können verwaltete Ereignisse dennoch auf alle vorhandenen Benutzer in Ihrem Konto anwenden.
Schritt 4 – Teammitglieder einladen
Nachdem Ihr Konto eingerichtet ist, können Sie Benutzer hinzufügen!
Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie SCIM-Provisioning verwenden möchten, um Benutzer hinzuzufügen, zuerst SAML, SSO und SCIM mit Ihrem IT-Admin konfigurieren müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Überblick über SAML Single Sign-On für Ihre Organisation.
Benutzer hinzufügen
Sie können jederzeit im Abschnitt Benutzer Ihres Administrationszentrums neue Benutzer hinzufügen, indem Sie auf Benutzer einladen klicken.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Benutzern oder Lizenzen finden Sie unter Benutzer und Lizenzen hinzufügen oder entfernen.
Benutzern Änderungen mitteilen
Eingeladen Benutzer erhalten eine E-Mail-Einladung von notifications@calendly.com. Sobald sie die E-Mail-Einladung erfolgreich angenommen haben, werden sie zu Ihrer Calendly-Organisation hinzugefügt.
Um Ihre Benutzer vorzubereiten, können Sie vorab eine E-Mail schicken. Hier ist eine Beispiel-E-Mail-Vorlage:
Betreff: Machen Sie sich bereit, Calendly zu nutzen!
Inhalt:
Wir freuen uns, dass Sie Calendly verwenden!
In Kürze erhalten Sie eine Einladung von notifications@calendly.com. Sie können den Anweisungen in der E-Mail-Einladung folgen, um die Einrichtung durchzuführen. Sobald Sie diese Einladung angenommen haben, sind Sie Teil unserer Calendly-Organisation.
Um Ihr Konto einzurichten und sich auf die Terminplanung vorzubereiten, folgen Sie diesen wichtigen Schritten und zusätzlichen Ressourcen:
- So verbinden Sie Ihren Kalender
- Wie Sie mit Videokonferenzen planen
- So wählen Sie einen Meeting-Ort aus
- Legen Sie Ihre Verfügbarkeitszeiten fest
- So teilen Sie Ihren Planungs-Link
Benutzer verwalten
Ausstehende Benutzer
Auf der Seite Benutzer sehen Sie unter Ausstehend alle Benutzer, die ihre Einladungen zu Ihrer Organisation noch nicht angenommen haben. Sie können eine Einladung erneut versenden, indem Sie die drei Punkte auswählen. Wir empfehlen jedoch, mindestens einen Tag zu warten, bevor Sie dies tun.
Aktive Benutzer
Im Bereich Aktiv sehen Sie alle Benutzer, die die Einladung zum Beitritt zu Ihrer Organisation bereits angenommen haben. In der Standardeinstellung wird jeder, der beitritt, als Benutzer aufgeführt. Sie können seine Rolle jedoch ändern, indem Sie auf die drei Punkte klicken und Rolle ändern auswählen.
Schritt 5 – Wählen Sie einen Plan aus und richten Sie die Abrechnung ein
Kontoinhaber und Admins können Ihr Calendly-Abonnement in Ihrem Admin Center unter Billing einrichten. Wenn Sie Ihr Calendly-Abonnement aktualisieren, sollten Sie einige wichtige Begriffe beachten:
- Benutzerplätze: Die Anzahl der Benutzerplätze, die Sie in einem Calendly-Abonnement haben, entspricht der Anzahl der Benutzer, die Sie einladen können, Ihrem Organisationskonto beizutreten.
- Benutzer: Benutzer sind die tatsächlichen Teammitglieder, die ein Calendly-Konto für die Planung von Meetings verwenden.
- Upgrade: Wechseln Sie das aktuelle Abonnement auf ein höherwertiges Abonnement (z. B. vom kostenlosen Abonnement zum Teams-Abonnement).
- Downgrade: Wechseln Sie das aktuelle Abonnement auf ein niedrigeres Abonnement (z. B. vom Teams-Plan zu einem Free-Abo wechseln).
Ihre Calendly-Abrechnung kann jährlich (einmal jährlich in Rechnung gestellt) oder monatlich (jeden Monat in Rechnung gestellt) eingerichtet werden. Abonnements werden automatisch verlängert, es sei denn, Sie entscheiden sich für ein Downgrade.
Calendly berechnet pro Platz in Ihrer Organisation, unabhängig davon, ob der Platz von einem Benutzer belegt wird oder nicht.
Wenn Sie beispielsweise 5 Plätze und 4 aktive Benutzer haben, zahlen Sie für alle 5 – unabhängig davon, ob sie besetzt sind oder nicht.
Um Ihre Benutzer und Plätze zu verwalten, schauen Sie sich diesen Artikel an.
Nächste Schritte
Vielen Dank für Ihr Interesse! Calendly bietet eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, von Meeting-Umfragen bis hin zu Weiterleitungsformularen. Wir freuen uns, Ihre Fortschritte mit Calendly zu sehen!