Die HubSpot-Integration von Calendly verknüpft Ihre Meetings mit Ihrem CRM. Es fügt Kontakte und Meeting-Aktivitäten in HubSpot automatisch hinzu oder aktualisiert sie.
Wenn ein Calendly-Meeting geplant, abgesagt oder als Nichterscheinen markiert wird, wird HubSpot Folgendes tun:
- Kontakte erstellen, wenn die eingeladene Person nicht bereits in HubSpot ist
- Aktivitäten erstellen und aktualisieren
- Meeting-Notizen aktualisieren
- Benutzerdefinierte Fragen und Antworten aktualisieren
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen Folgendes:
- Calendly-Admin-Rechte
- Ein kostenloses oder kostenpflichtiges HubSpot-Konto mit HubSpot-Admin-Rechten
Hinweis
Der kostenlose HubSpot-Plan unterstützt nur 10 benutzerdefinierte Eigenschaften. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, können Synchronisierungen fehlschlagen.
Was die Integration macht
Wenn jemand ein Meeting mit Calendly bucht:
- Wenn die E-Mail der eingeladenen Person nicht in HubSpot vorhanden ist, wird ein neuer Kontakt mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse erstellt.
- Wenn der Kontakt bereits existiert, fügt HubSpot die Meeting-Aktivität hinzu, ändert jedoch nicht die Details oder den Eigentümer des Kontakts.
- Wenn die E-Mail des Calendly-Benutzers nicht mit seiner HubSpot-E-Mail übereinstimmt, wird der Kontakteigentümer als nicht zugewiesen gekennzeichnet.
Was HubSpot zum Kontakt hinzufügt
Wenn eine eingeladene Person ein Meeting plant, wird eine neue Aktivität mit den folgenden Details erstellt:
- Typ: Meeting
- Meetingname
- Eigentümer
- Kontakt
- Ereignisdauer
- Teilnehmeranzahl
Der Meeting-Titel wird als "Meeting-Calendly: {Ereignisname}" angezeigt. Diese Aktivitäten werden unter der Zeitachse des Kontakts protokolliert, nicht im Meeting-Tool von HubSpot.
Was passiert, wenn Meetings geändert werden
Abgesagte oder verschobene Meetings:
- HubSpot aktualisiert die Aktivität und benachrichtigt beide Parteien.
- Abgesagte Meetings zeigen am Anfang des Meeting-Titels "[Abgesagt]" an.
- HubSpot speichert vergangene Meetings zur Referenz.
Meeting-Dauer:
- HubSpot rundet jedes Meeting unter 15 Minuten auf 15 Minuten ab.
- Wenn Sie die Meeting-Dauer in HubSpot bearbeiten, wird sie in Calendly nicht aktualisiert.
HubSpot mit Calendly verbinden
Führen Sie die unten aufgeführten Schritte aus, um Ihr Calendly-Konto mit HubSpot zu integrieren.
- Gehen Sie zu Ihrer Integrations- und Apps-Seite.
- Wählen Sie HubSpot und dann Mit HubSpot verbinden.
- Melden Sie sich an und gewähren Sie Zugriff auf Ihr HubSpot-Konto, und wählen Sie dann App verbinden auswählen.
Calendly eigene Fragen und Antworten
Calendly leitet Antworten auf Ihre eigenen Fragen an HubSpot weiter. Sie finden diese unter dem Tab Aktivität des Kontakts in HubSpot.
Bei Kontakten, die schon in HubSpot sind, aktualisiert HubSpot die Antworten in den Kontakteigenschaften nicht. Die Antworten in den Kontakteigenschaften bleiben unverändert, auch wenn der Kontakt ein weiteres Meeting bucht.
Ordnen Sie benutzerdefinierte Antworten zu HubSpot-Eigenschaften zu.
Um Calendly-Formularantworten, wie etwa die Stellenbezeichnung oder den Firmennamen, zusätzlichen Feldern in HubSpot zuzuordnen, verwenden Sie HubSpot-Workflows.
Meeting-Ergebnis synchronisieren
Sie können den Calendly-Meeting-Status der eingeladenen Person mit dem Feld „Meeting-Ergebnis“ von HubSpot synchronisieren. Dieses Feld zeigt, ob ein Meeting geplant, abgeschlossen, als Nichterscheinen markiert oder abgesagt wurde.
Um dies zu aktivieren, gehen Sie zur HubSpot-Seite in Ihrem Calendly-Konto und aktivieren Sie die Option Meeting-Status an das HubSpot-Meeting-Ergebnisfeld senden.
Weiterleitung mit HubSpot
Mit HubSpot-Formularen oder der Eigentumsabfrage (für Teams und Enterprise-Abos verfügbar) können Sie Leads basierend auf Fachwissen, Verfügbarkeit oder Kontoinhaber an das richtige Teammitglied weiterleiten.
Das spart Zeit und sorgt für schnelle Nachfassaktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleitung über HubSpot-Formularen und Weiterleitung mit HubSpot-Abfrage.
Trennen Sie die Verbindung zwischen HubSpot und Calendly
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um die Verbindung zwischen Ihrem Calendly-Konto und HubSpot zu trennen.
- Gehen Sie zu Ihrer Integrations- und Apps-Seite.
- Wählen Sie HubSpot aus.
- Wählen Sie Verbindung trennen.
Sobald die Verbindung getrennt ist, werden geplante Calendly-Meetings keine Informationen mehr an HubSpot weitergeleitet.
- Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account das Marketplace-Symbol in der Hauptnavigationsleiste aus.
- Wählen Sie unter Verwalten die Option Verbundene Apps aus.
- Wählen Sie in der Calendly-App die Option Aktionen und anschließend Deinstallieren.
- Geben Sie deinstallieren ein und wählen Sie deinstallieren.
Hinweis: Durch die Deinstallation der Calendly-App in HubSpot werden keine vorhandenen Calendly-Daten in HubSpot gelöscht. Wenn Sie benutzerdefinierte Eigenschaften löschen möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Wenn Sie die Calendly-Integration nicht mehr verwenden, können Sie die HubSpot-Eigenschaften entfernen, die mit benutzerdefinierten Calendly-Fragen verknüpft sind.
Hinweis: Beim Löschen dieser Eigenschaften werden alle gespeicherten Daten entfernt, aber Kontakte bleiben in Ihrem Konto.
- Wählen Sie in HubSpot das Einstellungssymbol in der Hauptnavigationsleiste aus.
- Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Feldern.
- Wählen Sie Gruppen aus.
- Bewegen Sie die Maus über Details von Calendly-Meetings und wählen Sie Details ansehen.
- Wählen Sie alle Eigenschaften in der Gruppe aus und wählen Sie Archivieren.
- Kehren Sie zur Gruppe Details von Calendly-Meetings zurück und wählen Sie Löschen.
HubSpot-Fehlerbehebung
Sie haben möglicherweise doppelte Meetings, wenn Sie die Kalendersynchronisierung von Calendly und HubSpot verwenden.
Um dieses Problem zu beheben, deaktivieren Sie die Kalendersynchronisierung von HubSpot. Denke daran, dass dies alle Ereignisse in HubSpot betrifft, nicht nur die von Calendly.
Doppelte Zoom-Ereignisse können ebenfalls auftreten, wenn Sie die Zoom-Integration von Calendly und HubSpot verwenden.
Von Haus aus werden alle geplanten Meetings für Teammitglieder in Ihrer Calendly-Organisation mit HubSpot synchronisiert. Wenn Sie einschränken möchten, welche Meetings oder Benutzer synchronisiert werden, verwenden Sie die Zapier Filter-Anwendung.
Wenn Ihre HubSpot-Workflows nicht auslösen, beachten Sie bitte, dass dies keine Calendly-Funktion ist. Zur Problembehebung empfehlen wir, den HubSpot-Support zu kontaktieren.