Comment personnaliser vos types d'événements

Dans cet article, nous vous expliquerons vos paramètres de type d'événement et les modifications qu'il est possible d'y apporter. 

Avant de commencer

• Les types d'événements gérés auront différents paramètres et restrictions qui peuvent être modifiés. Si vous cherchez à modifier/personnaliser un type d'événement géré par l'administrateur, veuillez lire cet article.
• En raison de notre logique de réservation, Calendly ne peut pas faciliter la modification d'un événement d'un type à un autre (en privé à groupe, collectif à groupe, etc.). Si vous souhaitez créer un nouveau type d'événement, vous devrez créer un nouvel événement.
• Si vous cherchez à modifier/personnaliser vos types d'événements à partir de notre application mobile Calendly, nous vous recommandons de lire ces articles spécifiques à l'application mobile.

Où modifier un type d'événement

Pour ouvrir votre éditeur d'événements :

1. Sélectionnez l'icône d'engrenage pour votre type d'événement choisi.
2. Sélectionnez Modifier.

Sections de l'éditeur de type d'événement

Lors de la création de types d'événements Calendly, vous créez un ensemble de paramètres pour le moment où vous souhaitez réserver vos réunions. Dans notre éditeur de type d'événement, il y a 5 sections différentes qui peuvent être personnalisées pour vous assurer de réserver vos réunions comme souhaité. Ces sections sont :

1. Détails de l'événement

Cette section de votre éditeur d'événements est l'endroit où vous pouvez modifier les paramètres suivants :

• Nom de l'événement
  
  • Attribuez le nom que vous souhaitez donner à votre événement.
    
    
    
• Couleur de l'événement
  • Catégorisez vos événements dans Calendly par couleur.
    
    
• Durée de l'événement
  
  • Indiquez la durée de votre événement (durée d'exécution de l'événement).
    
• Emplacement de l'événement
  • Choisissez l'endroit où vous souhaitez que votre événement ait lieu (virtuellement ou en personne).
    
    
    
• Emplacement du membre de l'équipe
  • Attribuez des emplacements à chacun de vos membres de l'équipe pour les types d'événements d'équipe.
    
    
    
• Description de l'événement/instructions
  • Ajoutez une description de l'événement pour que vos invités sachent quel type d'événement ils planifieront avec vous.

2. Organisateurs et invités

Cette section de votre éditeur d'événements vous permet de vérifier les organisateurs qui sont assignés à un événement, d'offrir aux invités la possibilité d'ajouter des invités et d'indiquer comment vous souhaitez que les organisateurs de l'événement soient planifiés. Ici, vous pouvez modifier :

• Organisateurs de l'événement
  • Passez en revue qui est l'organisateur pour un type d'événement.
    
    
    
• Membres de l'équipe assignés comme organisateurs
  • Confirmez qui, dans votre équipe, est désigné comme organisateur pour les types d'événements d'équipe.
    
    
    
• Méthode/paramètres de distribution Round robin
  
  • Choisissez la façon dont vous souhaitez que vos événements soient distribués entre vos organisateurs pour les événements Round robin.
    
    
    
• Paramètre d'ajout d'invités
  • Déterminez si vous souhaitez autoriser vos invités à ajouter des invités supplémentaires.
    
    
    

3. Paramètres de planification

Dans cette section de votre éditeur d'événements, vous pouvez modifier la façon dont la disponibilité de votre lien de planification apparaît. Ici, vous pouvez modifier :

• Plage de dates
  • Contrôlez la plage de dates qui apparaissent pour la planification sur votre lien de planification.
    
    
    
• Disponibilité spécifique à l'événement
  • Ajustez votre disponibilité pour votre type d'événement spécifique.
    
    
    
• Tampons
  • Désignez du temps supplémentaire qui peut être ajouté avant et/ou après un événement Calendly.
    
    
    
• Préavis minimum
  • Définissez un délai spécifique pour être informé avant qu'un événement ne se produise. Si vous aimez donner un préavis de 24 heures, c'est le paramètre qu'il vous faut.
    
    
    
• Limite quotidienne 
  • Limitez le nombre de fois qu'un type d'événement spécifique peut être planifié par jour.
    
    
    
• Affichage du fuseau horaire
  • Calendly détectera automatiquement le fuseau horaire des invités lorsqu'ils consultent votre page de réservation, de sorte qu'ils n'auront pas à l'ajuster eux-mêmes. Cependant, vous avez l'option de verrouiller le fuseau horaire pour votre événement, que nous recommandons pour les événements en personne.
    
    
    
• Commencer par incréments d'heure
  • Contrôlez comment les heures de début disponibles apparaissent sur votre page de réservation. Par exemple, si ce paramètre est défini sur 20 minutes, les créneaux horaires qui apparaissent dans votre page de réservation sont 1:00, 1:20, 1:40, etc.
    

4. Options de page de réservation

Cette section de votre éditeur d'événements vous permet de modifier la façon dont votre page de réservation apparaît pour vos invités. Ici, vous pouvez modifier :

• Lien spécifique à l'événement (URL)
  • Modifiez l'URL de votre événement.
    
    
    
• Questions des invités
  • Collectez des informations supplémentaires de vos invités en posant des questions aux invités. Passez en revue cet article pour plus de détails sur les options de configuration et de questions.
    
    
    
• Collecte des paiements
  
  • Paramétrez vos événements pour collecter des paiements avant de planifier avec nos intégrations Stripe/PayPal. 
    
    
    
• Options de page de confirmation
  • Apportez des modifications à la page de confirmation de réservation que les invités voient une fois qu'ils ont planifié un événement.
    
    
    

5. Communications

Cette section de votre éditeur d'événements vous permet de modifier et d'ajuster les communications automatiques qui sont configurées pour votre événement. Ici, vous pouvez modifier les paramètres suivants :

• Confirmations par e-mail et invitations au calendrier
  • Déterminez le type de notification qui est envoyée lorsqu'un nouvel événement est réservé ! Les deux types de notifications de nouveaux événements comprennent des confirmations par e-mail et des invitations de calendrier.  
    
    
    
• Rappels par e-mail
  • Désignez des heures pour envoyer des rappels par e-mail pour votre événement.
    
    
    
• Rappels par texte
  • Définissez des rappels de texte à envoyer à vos invités.
    
    
    
• Suivi par e-mail
  • Automatisez l'envoi d'e-mails de suivi à vos invités après la tenue d'un événement.
    
    
    
• Flux de travail 
  • Passez en revue les flux de travail qui sont actifs pour un type d'événement donné.
    
    
    

Une fois que ces paramètres sont définis et personnalisés, votre événement est prêt à partager !

Paramètres d'événements supplémentaires

Langue de l'événement Autorisations de l'événement Rendre un événement secret

Cette sélection détermine la langue qui est présentée à l'invité lorsqu'il consulte votre page de réservation. Calendly a des traductions natives pour :

• Anglais
• Français
• Espagnol
• Allemand
• Néerlandais
• Italien
• Portugais brésilien
• Ukrainien

Pour changer la langue :

1. Choisissez la langue souhaitée dans le menu déroulant.
2. Sélectionnez Mettre à jour.

Votre page de réservation reflètera immédiatement les modifications.

REMARQUE : le texte personnalisé dans certains champs devra être ajusté manuellement.

REMARQUE : les pages de réservation de Calendly peuvent également être lues par des traducteurs intégrés dans des navigateurs Web comme Google, mais ceux-ci ne sont pas créés nativement par Calendly.

Remarque : cette fonctionnalité est actuellement en version bêta et ne fonctionnera pas sur les événements gérés ou d'équipe.

Si vous êtes sur le plan Calendly Standard ou un plan supérieur, vous pouvez modifier les utilisateurs qui peuvent modifier, partager ou voir votre événement. Pour ce faire :

1. Dans le menu d'accueil, sélectionnez l'icône d'engrenage pour votre type d'événement.

2. Sélectionnez Modifier les autorisations/Modifier les organisateurs

   • Vous pouvez également trouver ce bouton depuis l'écran d'édition du type d'événement.

3. Tapez et sélectionnez à quel utilisateur vous souhaitez accorder des autorisations.

4. Vous avez le choix entre trois options :

   1. Peut modifier : peut modifier les paramètres d'un type d'événement (voir comment modifier un type d'événement ici)

   2. Peut voir : peut voir le type d'événement dans son compte et partager le lien de réservation de l'événement, mais ne peut pas apporter de modifications à l'événement lui-même

   3. Supprimer du type d'événement : supprimez toutes les autorisations existantes pour un utilisateur

5. Enregistrez toutes les modifications.

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Définissez un événement comme secret et assurez-vous que les seuls invités qui réservent sont ceux avec lesquels vous le partagez. Le paramètre d'événements secrets pour vos types d'événements vous donne la possibilité d'empêcher un type d'événement de s'afficher sur votre page de réservation Calendly. Cela signifie que seuls les invités à qui vous avez envoyé manuellement un lien de planification pour pouvoir accéder à ce type d'événement spécifique.

Pour définir un événement comme secret :

1. Ouvrez l'éditeur d'événements.
2. Sélectionnez l'icône d'engrenage en haut de l'éditeur.
3. Sélectionnez Rendre secret.