Les règles Libre/Occupé de Calendly vous aident à gagner plus de temps dans votre calendrier. Vous pouvez les utiliser pour réserver par-dessus certaines réunions, ce qui vous donne plus de contrôle sur votre disponibilité.
Avant de commencer
Assurez-vous de :
- Connecter votre calendrier sur la page des paramètres du calendrier.
- Le configurer comme un calendrier pour vérifier les conflits.
- Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec le plug-in Outlook. Vous aurez besoin d'une connexion au calendrier en ligne.
- Vous n'avez pas besoin d'un calendrier pour ajouter des événements. Si vous en avez un, assurez-vous qu'il est également configuré pour détecter les conflits.
Besoin d'aide ? En savoir plus ici.
Ce que vous pouvez faire avec les règles Libre/Occupé
Utilisez les règles Libre/Occupé pour :
- Réserver des événements futurs.
- Réservez des événements personnels ou des réunions Calendly sur votre calendrier connecté.
- Remarque : vous ne pouvez pas réserver des réunions de groupe déjà complètes, même si leurs titres sont répertoriés comme des exceptions.
Configurer des règles Libre/Occupé
Vous les configurerez dans l'éditeur d'événement. Voici la marche à suivre :
- Accédez à votre page de planification.
- Choisissez le type d'événement que vous souhaitez mettre à jour.
- Faites défiler vers le bas et sélectionnez Plus d'options.
- Développez la section Règles Libre/Occupé
- Cliquez sur + Ajouter une exception de réunion.
- Dans le menu déroulant, choisissez :
- Inclut – pour associer une partie du titre d'un événement.
- Correspond exactement – pour associer le titre complet de l'événement.
- Saisissez le titre de l'événement dans la barre de recherche.
- Appuyez sur Entrée.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Désormais, Calendly permettra de réserver ces événements de calendrier.
Réserver par-dessus des réunions Calendly
Si vous réservez par-dessus une réunion Calendly :
- Vous recevrez une alerte dans l'e-mail de votre nouvel événement.
- Cliquez sur Voir dans Calendly pour accéder à votre page Réunions.
- À partir de là, vous pouvez choisir de replanifier la réunion d'origine, si nécessaire.
Questions fréquentes
Vous pouvez réserver :
- Réunions Calendly sur des calendriers indiqués pour vérifier les créneaux déjà réservés
- Événements sur votre calendrier en ligne connecté
- Heure réservée ou blocs de pause sur votre calendrier
Remarque : cela ne fonctionne pas avec les connexions du plug-in Outlook. Utilisez plutôt un calendrier en ligne.
Non. Vous recevrez une alerte de conflit dans votre e-mail. Sélectionnez Voir dans Calendly et choisissez de replanifier ou de conserver la réunion initiale.
- Accédez à votre page d'accueil.
- Sélectionnez le type d'événement.
- Cliquez sur Plus d'options.
- Développez la section Règles Libre/Occupé
- Examinez les exceptions de réunion répertoriées.
Il y a plusieurs raisons :
-
La réunion n'a pas été ajoutée à un calendrier configuré pour vérifier les conflits.
-
Le titre de la réunion planifiée ne correspond pas au titre de votre catégorie d'événement.
-
Vous utilisez le plug-in Outlook, qui n'est pas pris en charge.
Pour résoudre cela :
-
Dans votre page Disponibilité, accédez aux paramètres de votre calendrier.
-
Assurez-vous que le calendrier dans lequel ajouter des événements est également marqué comme calendrier pour vérifier les conflits.
-
Si vous utilisez des invitations de calendrier, accédez aux paramètres de vos événements pour vous assurer que le titre de l'événement est inclus dans l'invitation.
-
Vous pouvez passer aux confirmations par e-mail à la place. Découvrez comment faire ici.