Automatisez les e-mails et les SMS concernant vos réunions avec des flux de travail. Ces rappels et suivis personnalisables aident à réduire les absences et à améliorer votre expérience de réunion avec moins de travail.
Par exemple, vous pouvez utiliser des flux de travail pour :
- Rappelez aux invités et à vous-même les réunions à venir
- Reconfirmer la présence à un événement
- Demander des commentaires après une réunion avec un sondage
- Remercier les invités pour leur temps
- Assurer un suivi pour planifier votre prochaine réunion
- Envoyer un e-mail à un tiers
- Envoyez un e-mail à un invité absent pour replanifier.
Quand votre flux de travail peut être déclenché
Un flux de travail peut être exécuté à des moments clés du processus de planification. Choisissez parmi ces options lorsque vous en configurez un :
- Un nouvel événement est réservé
- Avant le début de l'événement
- L'événement commence
- L'événement est replanifié
- L'événement prend fin
- L'événement est annulé
- Absence signalée
Avant de commencer
- Vous aurez besoin d'autorisations d'administrateur ou de propriétaire pour créer et gérer des flux de travail pour une équipe. Pour plus de détails, consultez notre article Flux de travail pour les administrateurs.
- Un utilisateur ou une équipe Calendly peut créer jusqu'à 5 flux de travail pour tous les types d'événements.
- Nous vous recommandons de configurer vos types d'événements en premier. Cela simplifie l'application d'un workflow à plusieurs types d'événements à la fois.
Meilleures pratiques
- Réduisez les absences en demandant aux invités de confirmer leur présence à l'aide de flux de travail de reconfirmation.
-
Marquez les invités comme étant absents pour empêcher l'envoi de flux de travail de suivi. Vous pouvez également déclencher un workflow de replanification en cas d'absence.
- Les invités marqués comme étant absents auront uniquement des flux de travail d'absence. Ils ne recevront pas d'autres flux de travail post-réunion, tels que des e-mails de remerciement, des enquêtes et des suivis.
- Pour plus de conseils sur l'amélioration de vos flux de travail, consultez notre blog. Nous avons des articles sur l'automatisation des communications avant et après les réunions et la réduction des absences avec des rappels de réunion.
Configurer des flux de travail
Prêt à configurer des flux de travail ? Ces articles du Centre d'aide vous guident à travers les étapes.
Dépannage des flux de travail
Mes nouveaux paramètres de workflow ne sont pas appliqués à mes réunions existantes.
Les mises à jour des flux de travail ne s'appliqueront qu'aux futures réunions. Les réunions planifiées avant les modifications utiliseront toujours les anciens paramètres de leur création.
Mon invité ne reçoit pas mes e-mails ou mes SMS de workflow.
Consultez notre guide de la communauté sur la résolution des problèmes lorsque les invités ne reçoivent pas de flux de travail.
Je ne trouve pas le flux de travail « L'événement est annulé » pour mon événement de groupe.
Vous pouvez utiliser des flux de travail pour envoyer des rappels ou des suivis pour des événements de groupe, cependant, le déclencheur « L'événement est annulé » n'est actuellement pas pris en charge pour des événements de groupe.