Aperçu
Avec Calendly, il est facile de gérer vos réunions à partir de la page Réunions. Cet article vous montre comment :
- Afficher les détails de la réunion
- Ajoutez des notes de réunion internes
- Annuler ou replanifier une réunion
- Marquer un invité comme étant absent
Avant de commencer
- Les propriétaires, les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent gérer les réunions d'autres utilisateurs à l'aide du menu déroulant Mon Calendly.
- Vous pouvez laisser les invités annuler ou replanifier leurs réunions en incluant ces liens dans les e-mails de confirmation. Découvrez comment personnaliser ces notifications.
- Si vous utilisez un calendrier Google (Google Agenda) ou Office 365/Outlook.com, vous pouvez activer la synchronisation de calendrier pour annuler ou replanifier des réunions Calendly directement à partir de votre calendrier.
Consulter vos réunions
Pour voir vos réunions planifiées, allez à la page Réunions.
Par défaut, vous verrez Réunions à venir. Vous pouvez basculer entre les onglets pour afficher :
- Réunions passées – Réunions qui ont déjà eu lieu
- Plage de dates – Réunions dans une période de temps spécifique
Utilisez l'option Filtrer pour affiner vos résultats. Sélectionnez n'importe quelle réunion pour afficher des détails tels que les informations de contact de l'invité, le lieu de la réunion et les réponses au formulaire.
Annuler une réunion
- Accédez à la page Réunions.
- Sélectionnez la réunion.
- Sélectionnez Annuler.
- (Facultatif) Ajoutez un message d'annulation.
- Sélectionnez Oui, annuler pour confirmer.
Ajoutez des notes de réunion internes
Vous pouvez ajouter des notes de réunion internes à n'importe quel événement planifié via Calendly. Les notes de réunion internes ne sont visibles que par le ou les organisateurs de la réunion.
- Accédez à la page Réunions.
- Sélectionnez la réunion.
- Sélectionnez Notes ou Ajouter des notes de réunion.
- Sélectionnez Mettre à jour si nécessaire.
Replanifier une réunion
Vous pouvez replanifier une réunion pour votre invité. Si vous avez un plan payant, vous pouvez également annuler la réunion et envoyer un e-mail à votre invité pour choisir une nouvelle heure via votre compte Gmail ou Outlook connecté.
- Accédez à la page Réunions.
- Sélectionnez la réunion.
- Sélectionnez Replanifier.
Selon votre plan :
- Plan Gratuit - Accédez à la page de réservation pour choisir une nouvelle heure.
-
Plan payant – Vous pouvez :
- Partager de nouvelles disponibilités – Annulez la réunion en cours et envoyez un e-mail aux invités pour choisir une nouvelle heure. Vous pouvez personnaliser le message et ajouter un rappel si votre invité n'a pas planifié de rendez-vous dans 1, 3 ou 7 jours.
- Replanifier une réunion maintenant – Choisissez une nouvelle heure pour votre invité.
Une fois que vous avez terminé, vous serez redirigé à la page Réunions. La réunion d'origine sera annulée ou mise à jour.
Marquer votre invité comme absent
Vous pouvez marquer un invité comme absent après une réunion pour interrompre les flux de travail de suivi ou déclencher des flux de travail de replanification pour absence. En savoir plus sur les absences.
Exportez vos réunions
Besoin d'une liste de vos réunions ? Vous pouvez les exporter sous forme de fichier CSV à partir de la page Réunions. Obtenez des instructions étape par étape ici.