Automatisieren Sie E-Mails und Textnachrichten rund um Ihre Meetings mit Workflows. Diese anpassbaren Erinnerungen und Nachverfolgungen tragen dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren und Ihr Meeting-Erlebnis mit weniger Arbeit zu verbessern.
Sie können Workflows beispielsweise verwenden, um:
- Teilnehmer und sich selbst an bevorstehende Meetings erinnern
- Erneut bestätigen Sie die Teilnahme an einer Ereignis
- Nach einem Meeting Feedback mit einer Umfrage einholen
- Danken Sie Ihren Gästen für ihre Zeit
- Nachfassen, um Ihr nächstes Meeting zu planen
- Senden Sie eine E-Mail an einen Dritten
- Senden Sie eine E-Mail an einen No-Show-Gast, um einen neuen Termin zu vereinbaren
Wann Ihr Workflow gestartet werden kann
Ein Workflow kann in entscheidenden Momenten des Planungsprozesses ausgeführt werden Wählen Sie beim Einrichten eine dieser Optionen aus:
- Neues Ereignis wird gebucht
- Vor Beginn des Ereignisses
- Ereignis beginnt
- Ereignis wird verschoben
- Ereignis endet
- Ereignis wird abgesagt
- Als Nichterscheinen markiert
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen Admin- oder Eigentümer-Berechtigungen, um Workflows für ein Team zu erstellen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Workflows für Admins.
- Ein Calendly-Benutzer oder Team kann bis zu 50 Workflows für alle Ereignistypen erstellen.
- Wir empfehlen, zuerst Ihre Ereignistypen einzurichten. Dadurch wird es einfacher, einen Workflow auf mehrere Ereignistypen gleichzeitig anzuwenden.
Tipps und Tricks
- Reduzieren Sie Nichterscheinen, indem Sie eingeladene Personen auffordern, ihre Anwesenheit mithilfe von Workflows zur Bestätigung zu bestätigen.
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Markieren Sie eingeladene Personen als No-Show, um das Senden von Folge-Workflows zu verhindern. Sie können auch einen Workflow auslösen, der No-Shows umplant.
- Als No-Show markierte eingeladene Personen erhalten nur No-Show-Workflows. Andere Workflows nach Meetings – wie Dankes-E-Mails, Umfragen und Follow-ups – werden ihnen nicht zugestellt.
- Weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Workflows finden Sie in unserem Blog. Wir haben Beiträge zur Automatisierung der Kommunikation vor und nach Meetings und zur Reduzierung von No-Shows mit Meeting-Erinnerungen veröffentlicht.
Workflows einrichten
Sind Sie bereit, Workflows einzurichten? Diese Artikel im Hilfecenter führen Sie durch die Schritte.
Fehlerbehebung bei Workflows
Meine neuen Workflow-Einstellungen werden nicht auf meine bestehenden Meetings übernommen.
Workflow-Updates gelten nur für zukünftige Meetings. Meetings, die vor den Änderungen erstellt wurden, verwenden weiterhin die alten Einstellungen von der Erstellung.
Mein(e) eingeladene Personen(r) erhält meine Workflow-E-Mails und SMS nicht.
Lesen Sie unseren Leitfaden der Community zur Fehlerbehebung, wenn eingeladene Personen keine Workflows erhalten.
Ich kann den Workflow „Ereignis ist abgesagt“ für mein Gruppenereignis nicht finden.
Sie können Workflows verwenden, um Erinnerungen oder Nachfassaktionen für Gruppenereignisse zu senden. Der Auslöser „Ereignis wird abgesagt“ wird derzeit für Gruppenereignisse nicht unterstützt.