So erstellen Sie einen verwalteten Workflow

Übersicht

Verwaltete Workflows sind automatisierte E-Mails und Textnachrichten. Sie funktionieren mit Managed Events in Ihrer Organisation. Verwenden Sie diese Workflows, um einheitliche Nachrichten und eine Standard-Terminplanung für alle zu schaffen.

Bevor Sie beginnen

• Das Erstellen eines verwalteten Workflows ist genauso wie das Erstellen eines normalen Workflows. Folgen Sie diesem Artikel, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erhalten.
• Wenn ein verwalteter Workflow auf ein verwaltetes Ereignis angewendet wird, gilt er für alle zugewiesenen Benutzer und zukünftige geplante Ereignisse.
• Wir empfehlen, zuerst Ihre verwalteten Ereignisse einzurichten, bevor Sie entscheiden, welche Ereignisse Workflows enthalten sollen.

Rollen und Berechtigungen

Unterschiedliche Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen für verwaltete Workflows. Einen Überblick über die verschiedenen Rollen finden Sie in diesem Artikel.

Eigentümer und Admins:

• Können verwaltete Workflows erstellen und für alle Benutzer anwenden.
• Können den Bereich Benachrichtigungen und Workflows des verwalteten Ereignisses sperren. Dadurch können Benutzer keine persönlichen Workflows hinzufügen.

Gruppenadmins:

• Können verwaltete Workflows für ihre Gruppe erstellen und anwenden.
• Kann den Abschnitt Benachrichtigungen und Workflows für Gruppenmitglieder sperren. 

Benutzer:

• Können verwaltete Workflows in der Registerkarte Von Admins verwaltete Workflows oder innerhalb jedes zugewiesenen verwalteten Ereignisses anzeigen.
• Verwaltete Workflows können nicht angewendet, bearbeitet oder entfernt werden.
• Können persönliche Workflows nur anwenden, wenn der Bereich Benachrichtigungen und Workflows entsperrt ist.
• Wenn ein Admin den Abschnitt Benachrichtigungen und Workflows sperrt, nachdem ein persönlicher Workflow angewendet wurde, wird der persönliche Workflow entfernt. 

 Einen verwalteten Workflow erstellen

1. Wählen Sie auf Ihrer Startseite Admin Center aus. 
2. Wählen Sie unter Vorlagen verwaltete Workflows aus.
3. Wählen Sie eine dieser Optionen:
   
   • So verwenden Sie eine Vorlage:
     • Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus unserer Bibliothek aus und klicken Sie auf Workflow nutzen.
   • So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow: 
     • Wählen Sie Eigenen Workflow erstellen.
     • Wählen Sie im Abschnitt Wenn dies geschieht einen Trigger aus und legen Sie die Zeit fest.
     • Wählen Sie im Bereich Aktion ausführen eine Aktion aus und wählen Sie dann Weiter.
4. Geben Sie im Abschnitt Workflow-Name einen Namen für Ihren Workflow ein.
5. Im Bereich Auf welche Ereignistypen trifft dies zu? wählen Sie Ihre Ereignistypen für diesen Workflow und wählen Sie dann Anwenden aus.
6. Wählen Sie im Bereich Diese Aktion ausführen die Option Bearbeiten und passen Sie Ihre E-Mail oder Textnachricht an, und wählen Sie dann Fertig.
   • So fügen Sie Variablen ein, die Meetingdetails automatisch ausfüllen:
     
     • Platzieren Sie Ihren Cursor in Ihrer Nachricht, klicken Sie in der Symbolleiste auf Variablen und wählen Sie eine Variable aus der Liste aus.
     • Es wird automatisch mit den relevanten Informationen gefüllt, sobald das Meeting geplant ist.
7. (Optional) Um weitere Aktionen in Ihren Workflow einzubeziehen, wählen Sie Aktionen hinzufügen und wiederholen Sie Schritt 3.
8. Nachdem Sie Ihren Workflow eingerichtet haben, wählen Sie Speichern.