Deseja usar uma sala de conferência para agendar reuniões no Calendly? Você tem algumas opções fáceis, dependendo de como você gerencia suas salas. Este guia aborda como configurar salas de conferência como locais de eventos usando três métodos.
- Criando tipos de eventos coletivos
- Criando sub-calendários de salas de conferência
- Adicionando manualmente salas de conferência
Opção 1: Usando um tipo de evento coletivo
Um tipo de evento coletivo permite que o Calendly verifique a disponibilidade de todos, incluindo sua sala de conferência, antes de agendar. Isso ajuda a evitar reservas duplas.
- Na Central de Administração, adicione cada sala de conferência como usuário na sua organização do Calendly.
- Cada sala precisa de um endereço de e-mail exclusivo para iniciar sessão.
- Vá para a sua página inicial e selecione + Criar.
- Selecione Mais maneiras de se reunir e escolha Coletivo.
- Adicione o(s) anfitrião(ões): inclua tanto a sala de conferência quanto o membro da equipe.
- Conclua a configuração do tipo de evento. (Consulte: Como personalizar seus tipos de eventos.)
Observação
Cada sala adicionada como usuário ocupa um assento pago.
Opção 2: Usar uma sub-agenda e Zapier
Esse método funciona bem se você estiver gerenciando uma sala de conferência ou espaço de reunião compartilhado.
- Crie uma nova "sub-agenda" em sua agenda conectada para a sala
- Compartilhe a agenda com qualquer pessoa que vai usar a sala de conferência.
- Use a integração do Calendly com o Zapier para enviar reuniões do Calendly para a agenda da sala de conferência.
- Opcional: configure o Calendly para verificar se há conflitos nesta sub-agenda. Isso ajudará a evitar reservas duplicadas.
Opção 3: Adicionar manualmente uma sala de conferência às reuniões
Use esse método se preferir definir a sala cada vez que agendar uma reunião.
- Depois de agendar uma reunião, abra sua agenda pessoal.
- Atualize o local para incluir a sala de conferência.
Isso funciona melhor para equipes menores ou salas com baixa atividade de agendamento. Para tráfego maior, considere os métodos coletivos ou de sub-agenda acima para evitar agendamento duplicado.