Dans ce guide, vous apprendrez comment les réunions round robin fonctionnent avec :
- Vidéoconférence
- Appels sortants
- Plusieurs lieux de réunion
Laissez chaque organisateur choisir son lieu
Chaque organisateur d'un événement round robin peut définir son propre lieu de réunion. Un organisateur pourrait utiliser la vidéoconférence. Un autre pourrait choisir un appel téléphonique ou une réunion en personne.
Configurer une vidéoconférence
Chaque organisateur doit connecter ses outils de vidéoconférence dans son propre compte Calendly. Si vous voyez une erreur lors de la sélection d'une plateforme, cela signifie que l'hôte n'a pas encore connecté son intégration.
Pour le configurer :
- Connectez-vous à Calendly.
- Accédez à Intégrations et Apps.
- Choisissez et connectez votre outil de vidéoconférence.
Pour plus d'aide, consultez Comment planifier avec la vidéoconférence.
Appels sortants dans les types d'événements round robin
Calendly ne prend pas en charge l'option « J'appellerai mon invité » pour les événements round robin. Ce paramètre apparaît en gris pendant la configuration.
Solution : utilisez un lieu personnalisé et une question à l'invité.
Pour créer une expérience basée sur les appels :
- Définissez le lieu de l'événement sur Personnalisé. Ajoutez un message tel que « Je vous appellerai ! »
- Ajoutez une question d'invité requise qui demande le numéro de téléphone de l'invité.
Proposer plusieurs lieux de réunion
Lors d'événements round robin, chaque organisateur définit son lieu à l'avance. Les invités ne peuvent pas choisir.
Mais si vous souhaitez que les invités choisissent un emplacement, voici comment le faire.
Remarque
Vous pouvez offrir des options de lieu pour des types d'événements avec au moins un organisateur toujours présent sur place. En savoir plus.
Contournement : laissez les invités choisir un lieu
- Définissez le lieu de l'événement sur Personnalisé. Ajoutez un message tel que « Veuillez choisir un lieu de réunion. »
- Ajoutez une question à l'invité obligatoire avec des options de lieu.
- Une fois que l'invité a pris sa décision, mettez à jour manuellement l'invitation du calendrier avec son choix.
Vous souhaitez automatiser cela ? Utilisez un formulaire d'acheminement pour guider les utilisateurs vers différentes catégories d'événements en fonction de leur préférence de lieu. En savoir plus dans la fonctionnalité Acheminement Calendly.