Comment créer un flux de travail géré

Aperçu

Les flux de travail gérés sont des e-mails et des SMS automatisés. Ils travaillent avec des événements gérés dans votre organisation. Utilisez ces flux de travail pour créer une communication cohérente et une expérience de planification standard pour tous.

Avant de commencer

• Créer un flux de travail géré ressemble à la création d’un flux de travail ordinaire. Consultez cet article pour des instructions étape par étape.
• Lorsqu'un flux de travail géré est appliqué à un événement géré, il s'applique à tous les utilisateurs assignés et aux futurs événements planifiés.
• Nous vous recommandons de configurer vos événements gérés d'abord avant de décider lesquels nécessitent des flux de travail.

Rôles et autorisations

Différents rôles ont des autorisations différentes pour les flux de travail gérés. Pour un aperçu des différents rôles, consultez cet article.

Propriétaires et administrateurs :

• Peuvent créer et appliquer des flux de travail gérés à tous les utilisateurs.
• Peuvent verrouiller la section Notifications et flux de travail de l'événement géré. Cela empêche les utilisateurs d'ajouter des flux de travail personnels.

Administrateurs de groupe :

• Peuvent créer et appliquer des flux de travail gérés pour leur groupe.
• Peuvent verrouiller la section Notifications et flux de travail pour les membres du groupe. 

Utilisateurs :

• Peuvent afficher les flux de travail gérés dans l'onglet des flux de travail gérés ou dans chaque événement géré attribué.
• Ne peut pas appliquer, modifier ou supprimer des flux de travail gérés.
• Peut appliquer des flux de travail personnels uniquement si la section Notifications et flux de travail est déverrouillée.
• Si un administrateur verrouille la section Notifications et flux de travail après l'application d'un flux de travail personnel, le flux de travail personnel sera supprimé. 

 Créer un flux de travail géré

1. À partir de votre page d'accueil, sélectionnez Centre d'administration. 
2. Sous Modèles, sélectionnez Flux de travail gérés.
3. Choisissez l'une de ces options :
   
   • Pour utiliser un modèle :
     • Choisissez un modèle de flux de travail dans notre bibliothèque et cliquez sur Utiliser le flux de travail.
   • Pour créer un flux de travail personnalisé : 
     • Sélectionnez Créer votre propre flux de travail.
     • Dans la section Lorsque cela se produit, choisissez un déclencheur et réglez l'heure.
     • Dans la section Effectuer cette action, choisissez une action, puis sélectionnez Suivant.
4. Dans la section Nom du processus de travail, entrez un nom pour votre flux de travail.
5. Dans la section À quels types d'événements cela s'applique-t-il ? Dans cette section, choisissez vos types d'événements pour ce flux de travail, puis sélectionnez Appliquer.
6. Dans cette étape, sélectionnez Modifier et personnalisez votre e-mail ou votre message texte, puis sélectionnez Terminé.
   • Pour insérer des variables qui remplissent automatiquement les détails de la réunion :
     
     • Placez votre curseur dans votre message, cliquez sur Variables dans la barre d'outils et choisissez une variable dans la liste.
     • Il sera automatiquement rempli avec les informations pertinentes une fois la réunion planifiée.
7. (Facultatif) Pour inclure plus d'actions dans votre flux de travail, sélectionnez Ajouter des actions et répétez l'étape 3.
8. Après avoir configuré votre flux de travail, sélectionnez Enregistrer.