Vous souhaitez utiliser une salle de conférence pour planifier des réunions sur Calendly ? Vous avez quelques options faciles, en fonction de la façon dont vous gérez vos salles. Ce guide explique comment configurer des salles de conférence en tant que lieux d'événement à l'aide de trois méthodes.
- Créer des types d'événements collectifs
- Créer des sous-calendriers de salles de conférence
- Ajouter manuellement des salles de conférence
Option 1: utiliser un type d'événement collectif
Un type d'événement collectif permet à Calendly de vérifier la disponibilité de tous, y compris votre salle de conférence, avant de planifier. Cela aide à éviter les doubles réservations.
- À partir du Centre d'administration, ajoutez chaque salle de conférence en tant qu'utilisateur dans votre organisation Calendly.
- Chaque salle a besoin d'une adresse e-mail de connexion unique.
- Accédez à votre page d'accueil et sélectionnez + Créer.
- Sélectionnez Plus de moyens de se rencontrer, puis choisissez Collectif.
- Ajoutez le ou les organisateurs : incluez à la fois la salle de conférence et le membre de l'équipe.
- Terminez de configurer le type d'événement. (Voir : Comment personnaliser vos types d'événements.)
Remarque
Chaque salle ajoutée en tant qu'utilisateur occupe un siège payant.
Option 2: utiliser un sous-calendrier et Zapier
Cette méthode fonctionne bien si vous gérez une salle de conférence ou un espace de réunion partagé.
- Créez un nouveau « sous-calendrier » dans votre calendrier connecté pour la salle
- Partagez le calendrier avec toute personne qui utilisera la salle de conférence.
- Utilisez l'intégration de Calendly avec Zapier pour envoyer des réunions Calendly au calendrier de la salle de conférence.
- Optionnel : configurez Calendly pour vérifier les conflits dans ce sous-calendrier. Cela aidera à éviter les doubles réservations.
Option 3: Ajoutez manuellement une salle de conférence aux réunions
Utilisez cette méthode si vous préférez configurer vous-même la salle chaque fois que vous réservez une réunion.
- Après avoir réservé une réunion, ouvrez votre calendrier personnel.
- Mettez à jour l'emplacement pour inclure la salle de conférence.
Cela fonctionne mieux pour les petites Teams ou les salles avec une faible activité de réservation. Pour un trafic plus élevé, envisagez les méthodes Collectif ou du sous-calendrier ci-dessus pour éviter les doubles réservations.