Cómo crear un flujo de trabajo gestionado

Visión general

Los flujos de trabajo administrados son correos electrónicos y mensajes de texto automatizados. Funcionan en eventos gestionados en toda tu organización. Usa estos flujos de trabajo para crear mensajes coherentes y una experiencia de programación estándar para todos.

Antes de empezar

• Crear un flujo de trabajo gestionado es como crear un flujo de trabajo habitual. Sigue este artículo para obtener instrucciones paso a paso.
• Cuando se aplica un flujo de trabajo gestionado a un evento gestionado, se aplica a todos los usuarios asignados y a futuros eventos.
• Recomendamos configurar primero los eventos administrados antes de decidir cuáles deben tener flujos de trabajo.

Roles y permisos

Los roles tienen distintos permisos para flujos de trabajo gestionados. Para obtener una descripción general de los diferentes roles, consulta este artículo.

Propietarios y administradores:

• Pueden crear y aplicar flujos de trabajo gestionados para todos los usuarios.
• Pueden bloquear la sección Notificaciones y flujos de Trabajo del evento administrado. Esto evita que los usuarios agreguen flujos de trabajo personales.

Administradores de grupo:

• Pueden crear y aplicar flujos de trabajo administrados para su grupo.
• Pueden bloquear la sección Notificaciones y flujos de trabajo para miembros del grupo. 

Usuarios:

• Pueden ver los flujos de trabajo administrados en la pestaña Flujos de trabajo gestionados por el administrador o en cada Evento gestionado asignado.
• No se pueden aplicar, editar ni eliminar flujos de trabajo administrados.
• Pueden aplicar Flujos de trabajo personales solo si la sección Notificaciones y flujos de trabajo está desbloqueada.
• Si un administrador bloquea la sección Notificaciones y flujos de trabajo después de aplicar un flujo de trabajo personal, se eliminará el flujo de trabajo personal. 

 Crear un flujo de trabajo gestionado

1. En la página de inicio, selecciona Centro de administración. 
2. En Plantillas, selecciona Flujos de trabajo gestionados.
3. Elige una de estas opciones:
   
   • Para utilizar una plantilla:
     • Elige una plantilla de flujo de trabajo de nuestra biblioteca y haz clic en Usar flujo de trabajo.
   • Para crear un flujo de trabajo personalizado: 
     • Selecciona Crear tu propio flujo.
     • En la sección Cuándo sucede esto, elige un desencadenante y establece la hora.
     • En la sección Haz esto, elige una acción y selecciona Siguiente.
4. En la sección Nombre del flujo de trabajo, introduce un nombre para tu flujo de trabajo.
5. En la sección ¿A qué tipos de eventos se aplica?, elige los tipos de evento para este flujo de trabajo y selecciona Aplicar.
6. En la sección Haz esto, selecciona Editar y personaliza tu correo electrónico o mensaje de texto, luego selecciona Hecho.
   • Para insertar variables que rellenan automáticamente los detalles de la reunión:
     
     • Coloca el cursor en el mensaje, haz clic en Variables en la barra de herramientas y escoge una variable de la lista.
     • Se rellenará automáticamente con la información relevante una vez que se haya programado la reunión.
7. (Opcional) Para incluir más acciones en tu Flujo de trabajo, selecciona Añadir acciones y repite el paso 3.
8. Tras configurar tu Flujo de trabajo, selecciona Guardar.