Con Calendly puedes administrar usuarios y plazas fácilmente. Cada miembro del equipo obtiene su propio enlace de Calendly y obtiene acceso a funciones multiusuario, como la facturación centralizada, la programación colaborativa y los informes. Comienza invitando a miembros del equipo a unirse a tu cuenta de Calendly.
Antes de empezar
Cómo afecta tu plan y el número de asientos a la adición de usuarios:
- Usuarios del plan gratuito: si tienes el plan gratuito de Calendly, se te pedirá que pases a un plan más avanzado y compres asientos antes de poder añadir miembros al equipo.
- Planes de pago con asientos disponibles: si ya tienes un plan de pago con asientos disponibles, puedes invitar a usuarios sin necesidad de comprar asientos adicionales.
- Planes de pago sin asientos disponibles: si tu cuenta no tiene asientos disponibles, se te pedirá que compres asientos adicionales antes de enviar invitaciones.
Permisos y límites para añadir usuarios:
- Por defecto, tanto los administradores como los administradores de grupo pueden invitar usuarios. Puedes ajustar estos permisos en la página Permisos de la pestaña Invitaciones.
- Un usuario solo puede formar parte de una organización a la vez. Si un usuario ya está en otra organización, su propietario o administrador debe eliminarlo para que pueda unirse a la tuya.
- Puedes añadir hasta 100 usuarios a la vez.
Añadir usuarios y plazas de pago
Añadir usuarios
Al añadir un nuevo usuario, Calendly comprueba si hay asientos disponibles. Si hay un asiento libre, se asignará al nuevo usuario. Si no es así, deberás comprar un asiento nuevo antes de enviar la invitación.
- Dirígete a la página Usuarios del Centro de administración y selecciona Invitar usuarios.
- Introduce las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que quieres invitar.
- (Opcional) Asigna a los usuarios a un grupo.
- Selecciona Siguiente.
- Si necesitas añadir asientos, aparecerá una ventana emergente que mostrará los detalles del asiento y los costes prorrateados. Confirma los cambios para continuar.
- Asigna roles de usuario o administrador a cada persona y selecciona Siguiente.
- (Opcional) Asigna tipos de eventos gestionados a cada persona.
- Selecciona Enviar invitación.
Añadir plazas sin invitar a usuarios
Puedes añadir asientos sin invitar inmediatamente a los usuarios. Esto te permite ampliar tu número de asientos para usarlos en el futuro, incluso si aún no deseas invitar a nuevos usuarios.
- Dirígete al Centro de administración y selecciona Facturación.
- En la página Facturación, selecciona Añadir asientos.
- Introduce el número de asientos que deseas comprar y confirma seleccionando Agregar asientos.
¿Y ahora?
- Puedes supervisar las invitaciones pendientes en la pestaña Pendientes de la página Usuarios.
- Las invitaciones de usuario no tienen vencimiento.
- Si un usuario no ha aceptado su invitación de Calendly pasados 7 días, Calendly envía automáticamente un solo recordatorio por correo electrónico.
- El usuario debe haber iniciado sesión en Calendly con el mismo correo electrónico al que se envió la invitación.
- Cuando un usuario acepte la invitación, los nuevos usuarios de Calendly configurarán su cuenta, mientras que los usuarios existentes se unirán con sus eventos y configuraciones personales intactas.
Eliminar usuarios y plazas de pago
Eliminar un usuario
Cuando eliminas a un usuario de tu organización, su asiento de pago sigue disponible. Esto te permite invitar a un nuevo usuario a ocupar el asiento sin necesidad de comprar otro adicional.
- Dirígete a la página Usuarios en el Centro de administración.
- Elige al usuario que deseas eliminar y selecciona Eliminar.
Verás dos opciones:
- Eliminar: libera el asiento, pero el usuario conserva su cuenta personal de Calendly.
- Eliminar y suprimir: también elimina de forma permanente la cuenta del usuario. Esta opción solo está disponible si el usuario creó su cuenta de Calendly al unirse a tu organización.
Una vez eliminado, independientemente de que se haya suprimido su cuenta, el usuario recibe un correo electrónico de notificación. Si no se suprime, pasará al plan Basic gratuito de Calendly y podrá seguir usando su cuenta de forma independiente.
Eliminación de un asiento
Si no tienes previsto invitar a otro usuario a ocupar un asiento abierto, puedes eliminar el asiento de pago que no se utiliza.
- Dirígete al Centro de administración y selecciona Facturación.
- En la página Facturación, selecciona Eliminar asientos.
- Introduce el número de asientos que deseas eliminar y confirma seleccionando Eliminar asientos.