Como categorizar automaticamente eventos do Calendly no Salesforce

Você pode configurar seu fluxo do Salesforce para categorizar automaticamente reuniões agendadas pelo Calendly. Isso ajuda com a geração de relatórios, classificando eventos por departamento, objetivo ou tipo de reunião (como engajamento do cliente ou onboarding).

Como funciona

O Salesforce pode usar seu link do Calendly (URL slug) para atribuir categorias. O slug é a última parte do seu link do Calendly. Por exemplo, em calendly.com/acmesales/pricing-review, o slug é pricing-review.

Quando você usa slugs em seu fluxo, Salesforce pode definir valores como Tipo de Reunião e Subtipo de Reunião.

Mapeie campos do Salesforce com base no seu link do Calendly

Nas etapas a seguir, categorizaremos reuniões por Tipo de reunião e Subtipo de Reunião, a título de exemplo. Criaremos campos personalizados para essas categorias no objeto Atividade para uso como registros de Eventos. Em seguida, atribuiremos o slug de URL como o valor para os campos Tipo de reunião e Subtipo de reunião. 

Por exemplo:

Etapa 1 – Criar campos personalizados

• Antes de começar, verifique se o objeto do seu evento tem os campos necessários criados (Tipo de Reunião e Subtipo de Reunião).
  • Campos personalizados para tarefas e eventos devem ser criados no nível de atividade. Se você não tem certeza de como criar campos no objeto de eventos, pode consultar este artigo do Salesforce.

Etapa 2 – Abra seu fluxo

1. Nas Configurações do Salesforce, pesquise por Fluxos. Selecione Fluxos.
   • Se você não personalizou o CreateEventTemplate antes, precisará criar um novo fluxo com base no modelo. Para fazer isso, você pode abrir o CreateEventTemplate, personalizá-lo diretamente e depois Salvar como. Salvar criará um novo fluxo. Você pode chamar o novo fluxo de algo como "CreateEvent".
   • Se você já personalizou o fluxo CreateEventTemplate , abra seu fluxo personalizado.

Etapa 3 – Adicionar um elemento Decision e criar Outcomes.

1. Da caixa de ferramentas no lado esquerdo, arraste um elemento Decision e coloque-o ao lado de Decision, Temos um Registro?  elemento. 

2. Defina o rótulo para algo como "Que evento foi agendado?"  Você também pode adicionar detalhes à Descrição, se desejar. 

3. Adicione um resultado.

4. Em detalhes do Outcome, defina o Rótulo como os nomes dos subtipos de reuniões ou use um rótulo que ajude você a identificar qual tipo de evento foi agendado. Por exemplo, você pode definir o rótulo para algo como "Reunião de Onboarding". Depois de adicionar um rótulo, o nome da API de Outcome será preenchido automaticamente.

5. Adicione as seguintes condições: 
   Outcome 1: 
   Resource = {! $Record.Calendly__EventTypeSlug__c}
   Operator = Equals
   Value = insira seu slug do Calendly, por exemplo, pricing-review
   Observação: consulte a tabela acima para obter exemplos do seu slug do Calendly. 

6. Adicione um Outcome para cada subtipo de reunião que você gostaria de usar.

Etapa 4 – Crie Recursos para tipo e subtipo de reunião

1. Do Painel de ferramentas no lado esquerdo, mude para as ferramentas de Gerenciador e selecione Novo recurso.

2. Em Tipo de recurso, selecione Variável.

3. Em Nome da API, insira Tipo de reunião.

4. Em Tipo de dados, selecione Texto.

5. Selecione Concluir.

6. Repita essas etapas para criar um Recurso para Subtipo de Reunião.

Etapa 5 – Adicionar elementos de atribuição

1. Ao lado do novo elemento Decision que você criou na etapa 2, adicione um elemento Assignment do lado direito.

2. Em Rótulo, digite um nome semelhante ao rótulo de resultado correspondente que você criou, como "Reunião de Início de Onboarding". O nome da API será preenchido automaticamente.

3. Em Definir valores de variáveis, insira o seguinte:
   Variable = {! MeetingType}
   Observação: isso faz referência ao recurso que você criou na etapa 3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_type_here

4. Selecione + Adicionar atribuição

5. Em Definir Valores de Variáveis, digite o seguinte:
   Variable = {! MeetingSubtype}
   Observação: isso faz referência ao recurso que você criou na etapa 3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_subtype_here

6. Selecione Concluir.

7. Repita essas etapas para cada opção de Outcome que você criou na etapa 2.

Etapa 6 – Mapeie seus campos personalizados 

Para obter mais detalhes sobre mapeamento de campos, consulte Escolha como mapear dados do Calendly para campos do Salesforce.

1. Selecione o elemento Criar Evento.

2. Selecione + Adicionar campo na parte inferior dos mapeamentos de campo existentes.

3. Em Campo, insira Meeting_Type__c referindo-se ao seu campo personalizado.

4. Em Valor, digite {! MeetingType} referenciando o recurso que você criou na etapa 3.

5. Selecione + Adicionar campo para adicionar outro mapeamento de campo.

6. Em Campo, insira Meeting_Subtype__c referindo-se ao seu campo personalizado.

7. Em Value, digite {!. MeetingSubtype} faz referência ao recurso que você criou na Etapa 3.

8. Selecione Concluir.

Etapa 7 – Conecte os elementos

1. Conecte o elemento de decisão aos elementos de atribuição e selecione o resultado correspondente.

2. Conecte os elementos Assignment ao elemento Criar Evento. 

3. Salve e ative o fluxo.
   Observação: se você não fez modificações anteriormente em CreateEventTemplate, você pode ver somente a opção Salvar como. Neste caso, selecione Salvar como e dê um título ao fluxo. Em seguida, desative o fluxo CreateEventTemplate.

Resultados finais

Quando você agendar uma reunião pelo seu link do Calendly, você deve ver o Tipo e Subtipo de Reunião (ou quaisquer campos que você criou) mapeados ao Evento!