O evento de rodízio do Calendly ajuda você a compartilhar reuniões entre os membros da equipe. Há duas maneiras de fazer isso:
1. Aproveitar ao máximo a disponibilidade
Permita que convidados agendem com qualquer membro disponível da equipe. Use essa configuração se quiser agendar o máximo de reuniões possível e não precisar compartilhá-las uniformemente em toda a equipe.
2. Otimizar para distribuição equilibrada
O Calendly distribuirá reuniões de forma justa em toda a sua equipe. Isso pode significar menos reservas em geral porque a disponibilidade é limitada para manter as coisas equilibradas.
Como funciona a opção "Maximizar disponibilidade"
O Calendly analisa os calendários da sua equipe para encontrar quando pelo menos um anfitrião está livre. Se mais de uma pessoa estiver disponível, o Calendly usa estrelas de prioridade para decidir quem será atribuído à reunião.
Veja como ela funciona:
- O Calendly apenas agenda reuniões com membros da equipe que estão disponíveis.
- Disponibilidade inclui reuniões do Calendly e eventos em calendários conectados.
- O colega de equipe com a prioridade mais alta será agendado primeiro.
- Se dois colegas de equipe tiverem a mesma prioridade e ambos estiverem disponíveis:
- Aquele que não teve uma reunião recente será selecionado.
- Se ainda for um empate, Calendly escolherá alguém aleatoriamente.
- Você pode ajustar prioridades na seção Organizadores das configurações de tipo de evento.
Como funciona o "Otimizar para distribuição equilibrada"
Calendly rastreia quantas reuniões de rodízio cada membro da equipe tem. Compara contagens de reuniões para garantir que ninguém fique mais de três reuniões à frente.
Se alguém está três ou mais reuniões à frente:
- Sua disponibilidade fica oculta até que outros alcancem.
- Quando as coisas estiverem equilibradas novamente, seus horários aparecerão.
Exemplo:
- Jim tem 3 reuniões e Karen tem 0.
- O Calendly oculta a disponibilidade de Jim.
- Assim que Karen consegue uma reunião, Jim é elegível novamente.
- Se Jim receber outro e a contagem voltar para 4 a 1, o Calendly esconde sua disponibilidade novamente.
Observação: se você adicionar ou remover um anfitrião do evento, a contagem de reuniões é redefinida para zero para todos.
O que acontece se eu alterar minha configuração de distribuição?
Sua nova configuração entra em vigor imediatamente. A próxima reserva seguirá as novas regras. Configurações ou contagens de reuniões passadas não serão aplicadas.
Ver Distribuição de Encontros
Quer ver como as reuniões foram compartilhadas com sua equipe?
Confira nosso guia: Como Exportar Informações de Eventos.
Solução de problemas de Disponibilidade
Se você ou um colega de equipe não estiver disponível:
- Use a ferramenta de solução de problemas na visualização do seu tipo de evento.
- Se você vir o erro “DESIGUAL”, isso significa que não é possível agendar alguém porque as contagens de reuniões estão muito irregulares.