Comment catégoriser automatiquement les événements Calendly dans Salesforce

Vous pouvez configurer votre flux Salesforce pour catégoriser automatiquement les réunions planifiées via Calendly. Cela facilite la création de rapports en triant les événements par service, objectif ou type de réunion (comme l'engagement client ou l'intégration).

Comment ça fonctionne

Salesforce peut utiliser votre lien Calendly (slug d'URL) pour attribuer des catégories. Le slug est la dernière partie de votre lien Calendly. Par exemple, dans calendly.com/acmesales/pricing-review, le slug est pricing-review.

Lorsque vous utilisez des slugs dans votre flux, Salesforce peut définir des valeurs telles que le type de réunion et le sous-type de réunion.

Associez les champs Salesforce en fonction de votre lien Calendly

Dans les étapes suivantes, nous classerons les réunions par type de réunion et par sous-type de réunion, à titre d'exemple. Nous créerons des champs personnalisés pour ces catégories sur l'objet Activité à utiliser comme enregistrements d'événements. Nous attribuerons ensuite le slug d'URL comme valeur pour les champs Type de réunion et Sous-type de réunion. 

Par exemple :

Étape 1 – Créer des champs personnalisés

• Avant de commencer, assurez-vous que les champs nécessaires ont été créés dans votre objet d'événement (type de réunion et sous-type de réunion).
  • Des champs personnalisés pour les tâches et les événements doivent être créés au niveau de l'activité. Si vous ignorez comment créer des champs sur l'objet événement, vous pouvez vous reporter à cet article Salesforce.

Étape 2 – Ouvrir votre flux

1. Dans Salesforce Configuration, recherchez Flux. Sélectionnez Flux.
   • Si vous n'avez pas personnalisé le modèle CreateEventTemplate avant, vous devrez créer un nouveau flux basé sur le modèle. Pour ce faire, ouvrez le modèle CreateEventTemplate, personnalisez-le directement, puis cliquez sur Enregistrer sous. L'enregistrer créera un nouveau flux. Vous pouvez appeler le nouveau flux par exemple « CreateEvent ».
   • Si vous avez déjà personnalisé le flux CreateEventTemplate , ouvrez votre flux personnalisé.

Étape 3 – Ajouter un élément de décision et créer des résultats possibles

1. À partir de la boîte à outils sur le côté gauche, faites glisser un élément de décision et placez-le à côté de la décision, Avons-nous un enregistrement ?  élément. 

2. Définissez l'étiquette sur quelque chose comme « Quel événement a été planifié ? »  Vous pouvez également ajouter des détails à la description, si vous voulez. 

3. Ajouter un résultat.

4. Sous Détails des résultats, définissez l'étiquette avec vos noms de sous-type de réunion ou utilisez une étiquette qui vous aide à identifier le type d'événement planifié. Par exemple, vous pourriez définir l'étiquette comme « Séance d'intégration ». Une fois que vous avez ajouté une étiquette, le nom de l'API associé au résultat sera automatiquement rempli.

5. Ajoutez les conditions suivantes : 
   Résultat 1 : 
   Ressource = {! $Record.Calendly__EventTypeSlug__c}
   Operator = Equals
   Value = insérez votre slug Calendly, par exemple, revue-des-prix
   Note : voir le tableau ci-dessus pour des exemples de slug de votre Calendly. 

6. Ajoutez un objectif pour chaque sous-type de réunion que vous souhaitez utiliser.

Étape 4 – Créer des ressources pour les types et sous-types de réunion

1. Dans le panneau d'outils sur le côté gauche, passez aux outils du gestionnaire et sélectionnez Nouvelle ressource.

2. Dans la catégorie Type de ressource, sélectionnez Variable.

3. Sous Nom de l'API, entrez le Type de réunion.

4. Sous Format de données, sélectionnez Texte.

5. Sélectionnez Valider.

6. Répétez ces étapes pour créer une ressource pour un sous-type de réunion.

Étape 5 – Ajouter des éléments d'attribution

1. À côté du nouvel élément de décision que vous avez créé à l'étape 2, ajoutez un élément d'attribution à droite.

2. Sous Étiquette, entrez un nom semblable à celui de l'étiquette de résultat correspondant que vous avez créé, par exemple « Réunion de démarrage d'intégration ». Le nom de l'API sera automatiquement renseigné.

3. Dans Définir les valeurs de variable, entrez les éléments suivants : 
   Variable = {! MeetingType}
   Note : cela se réfère à la ressource que vous avez créée à l'étape–3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_type_here

4. Sélectionnez + Ajouter une attribution

5. Dans Définir les valeurs des variables, entrez les éléments suivants :
   Variable = {! MeetingSubtype}
   Note : cela fait référence à la ressource que vous avez créée à l'étape 3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_subtype_here

6. Sélectionnez Valider.

7. Répétez ces étapes pour chaque option de résultat que vous avez créée à l'étape 2.

Étape 6 – Associer vos champs personnalisés 

Pour plus de détails sur l'association des champs, consultez Choisir comment associer les données Calendly aux champs Salesforce.

1. Sélectionnez l'élément Créer un événement.

2. Sélectionnez + Ajouter un champ en bas des mappages de champ existants.

3. Dans le champ, entrez Meeting_Type__c en référence à votre champ personnalisé.

4. Dans le champ Valeur, entrez {! MeetingType} référence la ressource que vous avez créée à l'étape 3.

5. Sélectionnez + Ajouter un champ pour ajouter un autre mappage de champ.

6. Dans le champ, entrez Meeting_Subtype__c en référence à votre champ personnalisé.

7. Dans le champ Valeur, entrez {! MeetingSubtype} référence la ressource que vous avez créée à l'étape 3.

8. Sélectionnez Valider.

Étape 7 – Connecter les éléments

1. Connectez l'élément de décision aux éléments d'affectation et sélectionnez le résultat correspondant.

2. Connectez les éléments d'affectation à l'élément Créer un événement. 

3. Enregistrez et activez le flux.
   Note : si vous n'avez pas encore modifié le modèle CreateEventTemplate, vous ne verrez peut-être que l'option Enregistrer sous. Dans ce cas, Enregistrez sous et donnez un titre au flux. Ensuite, désactivez le flux CreateEventTemplate.

Résultats finaux

Lorsque vous réservez une réunion via votre lien Calendly, vous devriez voir le type et sous-type de réunion (ou tout autre champ que vous avez créé) associés à l'événement !