Une fois que vous avez créé un type d'événement partagé, vous pouvez mettre à jour les organisateurs, gérer les réunions planifiées et partager le lien de planification avec les invités.
Trouvez vos types d'événements partagés
Les types d'événements partagés apparaissent sur votre page de planification, sous vos types d'événements personnels. Une fois que quelqu'un a réservé un type d'événement partagé, il apparaîtra également sur la page Réunions sous le nom de l'organisateur assigné.
Partager le lien
Les types d'événements partagés n'apparaissent pas sur votre page de destination. Pour le partager avec les invités, localisez le lien de la page de planification d'événements pour le type d'événement partagé.
Gérer les réunions planifiées
Une fois qu'un type d'événement partagé est réservé, qui peut mettre à jour la réunion dépend du type d'événement et des autorisations :
- Collectif – Tout organisateur ou administrateur peut gérer la réunion ou le type d'événement.
- Round robin – Seul l'organisateur assigné ou un administrateur peut apporter des modifications.
- Toute personne disposant des droits de modification (via des autorisations) peut également mettre à jour le type d'événement ou les réunions planifiées.
Ajouter ou supprimer des hôtes
Pour mettre à jour les organisateurs (y compris vous-même) :
- Accédez à la page Planification.
- Recherchez le type d'événement que vous souhaitez modifier et ouvrez ses paramètres.
- Développez la section Organisateurs.
- Ajouter de nouveaux hôtes par nom ou par e-mail :
- Pour Événement collectif, sélectionnez + Ajouter un co-organisateur.
- Pour round robin, sélectionnez + Ajouter un organisateur tournant.
- Pour supprimer un organisateur, sélectionnez le X à côté de son nom.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Remarque
Lorsque vous vous retirez d'un type d'événement partagé, vous perdrez l'accès pour le gérer, sauf si vous êtes un propriétaire ou un administrateur. Toutes les réunions déjà planifiées resteront sur votre calendrier jusqu'à l'annulation de la réunion ou la suppression de l'invitation dans le calendrier.
Notifications lors de l'ajout d'hôtes
Lorsqu'un organisateur est ajouté à un type d'événement partagé, il est informé par e-mail. Ils peuvent de se désabonner de ces notifications en sélectionnant Se Désabonner au bas de l'e-mail ou à partir de la page Paramètres du compte > Paramètres de communication.