Découvrez comment configurer des flux de travail pour envoyer automatiquement des e-mails contenant les informations de la réunion à des destinataires autres que l'organisateur ou l'invité. Ces e-mails tiennent vos collègues et les parties prenantes externes informés de l'état de votre réunion, afin qu'ils puissent intervenir et soutenir vos réunions au bon moment.
Par exemple, vous pouvez :
- Préparer les documents de réunion : rappelez à vos collègues de rédiger un ordre du jour de la réunion ou une présentation
- Apporter des ajustements d'annulation : invitez votre assistant exécutif à replanifier ou à optimiser le créneau horaire.
- Aider au suivi : informez un prestataire que la réunion est terminée afin qu'il puisse commencer à travailler.
Avant de commencer
- Vous pouvez envoyer des e-mails de flux de travail à n'importe quelle adresse e-mail, même si le destinataire ne fait pas partie de votre organisation Calendly ou n'assiste pas à la réunion.
- Vous pouvez inclure jusqu'à 10 destinataires par e-mail de flux de travail.
- Chaque workflow ne peut inclure qu'une seule action Envoyer un e-mail à une autre personne, et chaque type d'événement peut avoir jusqu'à trois de ces flux de travail.
Créer le flux de travail
- Accédez à la page Flux de travail.
- Sélectionnez + Nouveau workflow.
- S'il s'agit de votre premier workflow, allez directement à l'étape 3.
- Recherchez et sélectionnez le modèle Envoyer un e-mail à une autre personne qui répond à vos besoins.
Rappel par e-mail à quelqu'un d'autre
Suivi par e-mail à quelqu'un d'autre
Notification d'annulation par e-mail à quelqu'un d'autre
- Suivez les instructions pour personnaliser votre Workflow. Pour des instructions détaillées, consultez cet article.
Se désabonner des e-mails liés au workflow
Les destinataires peuvent se désabonner de futurs e-mails en cliquant sur Se désabonner de ces notifications en bas de l'e-mail.