Par défaut, un événement Calendly annulé ou replanifié n'est pas supprimé de votre calendrier Microsoft Dynamics. Au lieu de cela, le flux Power Automate met à jour le titre et la description de l'événement existants avec le mot Annulé.
Cependant, si vous ne souhaitez plus l'événement dans Microsoft Dynamics à cause d'un trop grand nombre d'enregistrements, vous pouvez modifier votre flux Annuler un rendez-vous lorsqu'un événement Calendly est annulé pour supprimer automatiquement un enregistrement d'événement en suivant les étapes ci-dessous.
Comment supprimer un enregistrement d'événement dans Microsoft Dynamics lorsqu'un événement Calendly est annulé ou replanifié
- Ouvrez le flux « Créer et mettre à jour un lead lorsqu'un événement Calendly est créé<» pour le modifier. Une bonne pratique consiste aussi à dupliquer le flux et à le modifier au cas où vous souhaiteriez annuler des modifications.
- Insérez une nouvelle action avant l'action « Un prospect existe-t-il » et après « Le propriétaire existe-t-il ». Recherchez un contrôle et ajoutez une branche de condition.
a. Renommez le contrôle en quelque chose d'approprié, par exemple « Est-ce une replanification ».
b. Ajoutez la fonction en sélectionnant l'icône fx dans la première case et copiez la ligne comme indiqué ici.
c. Dans la dernière case, entrez « vrai ». - Ajoutez une note sous la branche vraie et recherchez « dataverse get » et sélectionnez « Obtenir une ligne par ID »
a. Renommez la note en « Trouver un ancien rendez-vous ». Il est essentiel de faire correspondre le nom exact, car il est utilisé par le nœud suivant « définir l'ID de l'ancien propriétaire » à l'étape 4c.
b. Ajoutez la fonction en sélectionnant l'icône fx dans la case Valeur et copiez la ligne comme indiqué ici.
c. Ajoutez OwnerId, ActivityId à « Case de sélection des colonnes » - Ajoutez un nœud après « Trouver un ancien rendez-vous » et recherchez « définir une variable ».
a. Renommez le nœud en « Configurer l'identifiant de l'ancien propriétaire »
b. Sélectionnez l'identifiant du propriétaire dans le menu déroulant Nom.
c. Ajoutez la fonction en sélectionnant l'icône fx dans la zone Valeur et copiez la ligne comme montré ici. - Ajoutez un nœud après « Définir l'identifiant de l'ancien propriétaire » et recherchez « Supprimer Dataverse »
a. Renommez le nœud en « Supprimer l'ancien rendez-vous »
b. Sélectionnez Rendez-vous dans la liste déroulante du nom de tableau
c. Ajoutez la fonction en sélectionnant l'icône fx dans la zone ID de ligne et copiez la ligne comme indiqué ici. - Enregistrez dans la barre de menu en haut à droite.
Résultats définitifs
Vous pouvez tester si votre nouveau flux fonctionne en planifiant un événement et en consultant l'événement dans Microsoft Dynamics.
Assurez-vous que tous les anciens flux sont désactivés, que ce flux est activé et sélectionnez Tester > Manuellement > Tester dans le menu situé en haut à droite tout en modifiant le flux.
Ensuite, dans votre compte Calendly, vous pouvez replanifier un événement de test. Dans votre flux, vérifiez que le flux a été exécuté avec succès et que l'événement Microsoft Dynamics contient les informations mises à jour ainsi que le propriétaire.