Cómo categorizar automáticamente los eventos de Calendly en Salesforce

Puedes configurar tu flujo de Salesforce para categorizar automáticamente las reuniones programadas a través de Calendly. Esto ayuda a crear informes al ordenar eventos por departamento, objetivo o tipo de reunión (como involucramiento del cliente o incorporación).

Cómo funciona

Salesforce puede utilizar tu enlace de Calendly (slug de URL) para asignar categorías. El slug es la última parte de tu enlace a Calendly. Por ejemplo, en calendly.com/acmesales/pricing-review, el slug es pricing-review.

Cuando utilizas los identificadores en tu flujo, Salesforce puede establecer valores como Tipo de reunión y Subtipo de reunión.

Mapea campos de Salesforce basándote en tu enlace de Calendly

En los siguientes pasos, clasificaremos las reuniones por tipo de reunión y subtipo de reunión, a modo de ejemplo. Crearemos campos personalizados para estas categorías en el objeto Actividad para ser usado como registros de Eventos. A continuación, asignaremos el slug de URL como valor de los campos Tipo de reunión y Subtipo de reunión. 

Por ejemplo:

Paso 1: crea campos personalizados

• Antes de comenzar, asegúrate de que el objeto de tu evento tenga los campos necesarios creados (Tipo de reunión y Subtipo de reunión).
  • Los campos personalizados para tareas y eventos deben crearse en el nivel de actividad. Si no estás seguro de cómo crear campos en el objeto de evento, puedes consultar este artículo de Salesforce.

Paso 2: abre tu flujo

1. En Configuración de Salesforce, busca  Flujos. Selecciona Flows.
   • Si no has personalizado el CreateEventTemplate antes, deberás crear un nuevo flujo basado en la plantilla. Para hacerlo, abre el CreateEventTemplate, personalízalo directamente y Guardar como. Guardarlo creará un nuevo flujo. Puedes llamar al nuevo flujo algo como "CreateEvent".
   • Si ya has personalizado el flujo CreateEventTemplate  abre el flujo personalizado.

Paso 3: añade un elemento de decisión y crea Resultados esperados

1. En el Panel de herramientas del lado izquierdo, arrastra un elemento de Decisión y colócalo junto a la Decisión, ¿Tenemos un registro?  elemento. 

2. Configura la etiqueta como "¿Qué evento estaba programado?"  También puedes añadir detalles en la descripción, si lo deseas. 

3. Añade un resultado.

4. En Detalles de los resultados, establece la Etiqueta en los nombres del Subtipo de reunión o utiliza una etiqueta que te ayude a identificar qué tipo de evento se programó. Por ejemplo, puedes establecer la etiqueta como "Reunión de introducción". Una vez que agregues una etiqueta, el nombre de la API de Resultado se rellenará automáticamente.

5. Añade las siguientes condiciones: 
   Resultado 1: 
   Resource = {! $Record.Calendly__EventTypeSlug__c}
   Operator = Equals
   Value = inserta tu slug de Calendly, por ejemplo, revisión de precios
   . Nota: consulta la tabla anterior para ver ejemplos de tu slug de Calendly. 

6. Añade un resultado para cada subtipo de reunión que quieras utilizar.

Paso 4: crea recursos para tipos y subtipos de reunión

1. En la Caja de herramientas a la izquierda, cambia a las herramientas del administrador y selecciona Nuevo recurso.

2. En Tipo de recurso, selecciona Variable.

3. En Nombre de la API, introduce Tipo de reunión.

4. En Tipo de datos, selecciona Texto.

5. Selecciona Hecho.

6. Repite estos pasos para crear un Recurso de subtipo de reunión.

Paso 5: añadir elementos de asignación

1. Junto al nuevo elemento Decisión que creaste en el paso 2, añade un elemento Asignación a la derecha.

2. En Etiqueta, introduce un nombre similar a la etiqueta de resultado correspondiente que creaste, como "Reunión de inicio de incorporación". El nombre de la API se rellenará automáticamente.

3. En Establecer valores de variable, introduce lo siguiente:
   Variable = {! MeetingType}
   Nota: esto hace referencia al recurso que creaste en el paso 3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_type_here

4. Selecciona + Añadir asignación

5. En establecer valores de variable, escribe lo siguiente:
   Variable = {! MeetingSubtype}
   Nota: esto se refiere al recurso que creaste en el paso 3.
   Operator = Equals
   Value = your_meeting_subtype_here

6. Selecciona Hecho.

7. Repite estos pasos para cada opción de Resultado que hayas creado en el paso 2.

Paso 6: mapea tus campos personalizados 

Para obtener más detalles sobre el mapeo de campos, vea a Cómo mapear datos de Calendly para campos de Salesforce.

1. Selecciona el elemento Crear evento.

2. Selecciona + Añadir campo en la parte inferior de las asignaciones de campo existentes.

3. En Campo, escribe Meeting_Type__c referenciando tu campo personalizado.

4. En Valor, escribe {! MeetingType} referenciando al recurso que creaste en el paso 3.

5. Selecciona + Añadir campo para añadir otro mapeo de campo.

6. En Campo, escribe Meeting_Subtype__c referenciando tu campo personalizado.

7. En Valor, escribe {! MeetingSubtype} referenciando el recurso que creaste en el paso 3.

8. Selecciona Hecho.

Paso 7: conecta los elementos

1. Conecta el elemento Decisión con los de Asignación y selecciona el Resultado correspondiente.

2. Conecta los elementos de Asignación con el de Crear evento. 

3. Guardar y activar el flujo.
   Nota: si no has realizado ninguna modificación en el CreateEventTemplate, es posible que solo veas la opción de Guardar como. En este caso, Guarda como y asigna un título al flujo. A continuación, desactiva el flujo CreateEventTemplate.

Resultados finales

Cuando programes una reunión a través de tu enlace de Calendly, deberías ver el tipo y subtipo de reunión (o los campos que hayas creado) mapeados para el evento.