Cómo pasar del paquete Calendly Salesforce versión 1 a la versión 2

Aprende cómo pasar del paquete Calendly Salesforce versión 1 a 2 manteniendo las personalizaciones que puedas tener. 

Si estás descargando el paquete de Salesforce por primera vez, puedes omitir este artículo y seguir los pasos de Cómo instalar el paquete de Calendly en Salesforce para descargar la versión 2 de forma predeterminada.

Mejoras de la versión 2

Paquete administrado

La versión 1 (v1) no está administrada, pero la versión 2 (v2) sí lo está. Con los paquetes administrados, puedes actualizar sin tener que desinstalar y reinstalar.

Si no estás seguro de qué versión estás utilizando, visita la página de integración de Salesforce para confirmarlo.

Más datos en Salesforce

La versión 2 (v2) captura más información sobre tus eventos de Calendly. Con un paquete actualizado de Salesforce, puedes ver:

• la ubicación de la reunión

• las reuniones reprogramadas

• todas las 10 preguntas y respuestas personalizadas

• el estado de las ausencias

Proceso eliminado

La versión 2 (v2) no incluye el proceso OnCalendlyActionCreated, por lo que no vas a necesitar Process Builder. Ahora puedes añadir lógica condicional directamente en los flujos de Calendly.

Manteniendo las personalizaciones realizadas en la versión 1

Los cambios que realizaste en la versión 1 del paquete predeterminado de Calendly no se transferirán automáticamente a la versión 2. Antes de actualizar las versiones, revisa si hay flujos y procesos personalizados en tu instancia de Salesforce.

• Puedes ver si tienes alguna personalización siguiendo los pasos en Cómo verificar las personalizaciones que has realizado en Salesforce.

Si tienes personalizaciones existentes, haz una lista o toma capturas de pantalla de estas personalizaciones antes de desinstalar, para que puedas implementarlas nuevamente. Querrás reconstruirlas en tu entorno de sandbox v2 antes de añadirlas en producción.

• Consulta Cómo pasar a la versión 2 (con personalizaciones)  para obtener pasos sobre este proceso.
• Si no tienes personalizaciones existentes, continúa con la sección Cómo pasar a la versión 2 (sin personalizaciones).

Verificar las personalizaciones realizadas en la versión 1.

1. Inicia sesión en Salesforce.

2. Para comprobar si has personalizado algún flujo, ve a Flujos.

3. Para el flujo CreateEvent, selecciona Ver Detalles y versiones. Compara tu versión existente con la versión del paquete predeterminado. Consulte la tabla siguiente para ver los números de versión predeterminados. Si tu versión activa tiene un número que no es el predeterminado, entonces has personalizado tus flujos.

   Nota: si tienes flujos personalizados, revísalos en producción y toma capturas de pantalla. Añadirás estas personalizaciones al completar Cómo pasar a la versión 2 (con personalizaciones).

4. Para comprobar si has personalizado algún proceso, dirígete al Generador de procesos. Para el proceso OnCalendlyActionCreated, selecciona la flecha junto a él para expandir los detalles. Si tienes una versión activa distinta de la versión 3, esto significa que has personalizado el proceso. Consulta la tabla siguiente para ver los números de versión predeterminados.

   Nota: si cuentas con un proceso personalizado, revisa los detalles del proceso activo en producción para entender la lógica condicional que entra en acción cuando se ejecuta un flujo. Toma una captura de pantalla de cualquier personalización. Ya que no hay un generador de procesos en la v2, agregarás estas personalizaciones directamente a los flujos de esta al completar la guía sobre Cómo pasar a la versión 2 (con personalizaciones).

Pasar a la versión 2 (sin personalizaciones)

Sigue estos pasos si…

• ya utilizas la versión 1 del paquete de Salesforce

• tienes acceso a la versión 2 (verás un banner para pasar a un plan más avanzado en la página de integración de Salesforce)

• y no has realizado personalizaciones en tu paquete de Salesforce

1. En la página de integración de Salesforce, selecciona desconectar. Nota: es mejor que te desconectes durante un "horario libre" para limitar las interrupciones en Salesforce.

2. En Salesforce, desinstala el paquete v1.

   Busca Paquetes instalados y selecciona Desinstalar junto al paquete de Calendly. Si se te pide que desactives cualquier flujo o proceso, hazlo.

   • Más detalles y prácticas recomendadas de Salesforce sobre la desinstalación de un paquete.

   • Una vez que desinstales la v1, se eliminarán los flujos, personalizaciones y procesos actuales.

3. En Calendly, selecciona Integrar ahora. Introduce tus credenciales de Salesforce y selecciona Iniciar sesión.

4. Selecciona permitir acceso.

5. Selecciona Instalar el paquete Calendly y selecciona Instalar para todos los usuarios.  Selecciona terminado.

6. Una vez instalado el paquete, vuelve a Calendly y selecciona refrescar para completar la conexión entre Calendly y Salesforce.
   

7. Tu página de integración de Salesforce debe mostrar la versión 2.x.

Actualizar a la versión 2 (con personalizaciones)

Sigue estos pasos si…

• ya utilizas la versión 1 del paquete de Salesforce

• tienes acceso a la versión 2 (verás un banner para pasar a un plan más avanzado en la página de integración de Salesforce)

• tienes acceso a un entorno de producción y a uno de sandbox de Salesforce

• Has realizado amplias personalizaciones en tu paquete de Salesforce y es crucial mantener una conexión de Salesforce con Calendly mientras personalizas la versión 2.

Paso 1: configura tu entorno sandbox de Salesforce

Para minimizar el tiempo de inactividad durante el proceso de migración, configura tu entorno de sandbox antes de desconectar tu instancia de producción de Calendly.

1. En Salesforce, crea un nuevo entorno de sandbox o utiliza uno existente que no tenga un paquete de Calendly instalado. Si estás utilizando un entorno de sandbox existente, actualízalo con los últimos datos de producción  antes de continuar.

Paso 2: en Calendly, desconecta tu cuenta de Salesforce y conecta tu entorno sandbox

1. En Calendly, dirígete a la página de integración de Salesforce. Selecciona desconectar.

2. En Calendly, selecciona Conectar a sandbox.

3. Introduce tus credenciales de sandbox y descarga el nuevo paquete de Calendly en tu entorno sandbox.

4. Una vez conectado, selecciona actualizar la página. La página debe mostrar la versión 2.x.

Si necesitas más ayuda para conectar tu entorno sandbox, consulta aquí para obtener instrucciones.

Paso 3: en Calendly, reserva reuniones de prueba para enviar a tu entorno sandbox.

1. En Calendly, reserva una o dos reuniones de prueba. Las reuniones programadas crearán registros de referencia en el entorno sandbox. Puedes clonar estos registros para probar personalizaciones en los flujos.

2. Para confirmar que aparecen los datos de evento de tus reuniones de prueba, crea una pestaña para el objeto CalendlyActions en Salesforce. Visita la pestaña y revisa todos los registros para confirmar que los datos de la reunión se envían correctamente.

Paso 4: en Calendly, vuelve a conectar tu entorno de producción con el paquete v1

Vuelve a conectar tu entorno de producción con Calendly para que no se pierdan los datos de la reunión en vivo durante las pruebas en sandbox.

1. En Calendly, selecciona desconectar para desconectar tu instancia de sandbox.

2. Selecciona Integrar ahora e inicia sesión con tus credenciales de Salesforce.

Paso 5: en sandbox, haz copias de los flujos de Calendly y añade tus personalizaciones

1. En Salesforce, dirígete a tu entorno sandbox y haz una copia de las plantillas en el paquete administrado, CreateEventTemplate y CancelEventTemplate. Realiza tus personalizaciones antes de activar los flujos personalizados y desactivar los de plantilla. Para facilitar este proceso, puedes abrir sandbox y producción en ventanas separadas.

   Nota: Si has personalizado el proceso de OnCalendlyAction para que se ejecute condicionalmente, deberás integrar esa lógica condicional en la parte inicial de sus flujos.

Paso 6: en sandbox, prueba tus flujos personalizados.

1. Clona los registros existentes de CalendlyAction, invitee.created e invitee.canceled, y modifica partes de estos registros para desencadenar los flujos para diferentes situaciones.

   • Por ejemplo, puedes desencadenar el flujo cuando un cliente programe con un correo electrónico que sea nuevo en Salesforce o cuando lo haga con uno que ya exista.

   • Utiliza la pestaña CalendlyActions que creaste en el paso 3.2 para supervisar los datos de la reunión.

Paso 7: en Salesforce, desinstala el paquete no administrado de Calendly

En Salesforce, vaya a su entorno de producción y desinstale el paquete no administrado de Calendly.

1. Busca paquetes instalados y selecciona Desinstalar junto al paquete no administrado de Calendly. Si se te solicita que desactives flujos o procesos, hazlo.

Paso 9: en Salesforce, migre y active flujos personalizados

1. En Salesforce, migra los flujos personalizados del entorno de pruebas a la producción utilizando conjuntos de cambios. Desactiva los flujos de plantilla incluidos en el paquete.

2. Activa tus flujos personalizados y automatizaciones en producción y mantén las plantillas desactivadas.

Paso 10: reserva una reunión de prueba en Calendly.

Verifica que tus flujos funcionan según lo deseado reservando una reunión de prueba.