Cómo actualizar un registro de Salesforce con respuestas del flujo de reservas en Calendly

Paso 1: localiza tu flujo

1. En Configuración de Salesforce, busca Flujos. Selecciona Flujos.
   • Si no has personalizado CreateEventTemplate antes, deberás crear un nuevo flujo basado en la plantilla. Para ello, puedes abrir el CreateEventTemplate, personalizarlo directamente y luego Guardar como. Guardarlo generará un nuevo flujo. Puedes llamar al nuevo flujo algo como "CreateEvent".
   • Si ya has personalizado el flujo de creación de CreateEventTemplate, ábrelo.

Paso 2: añade un elemento para actualizar registros a tu flujo.

1. En el Panel de herramientas del lado izquierdo, en Datos, arrastra un elemento de Actualización de registros al flujo y suéltalo junto a Decisión: ¿el contacto coincide? elemento.
2. En Nuevos registros actualizados, en Etiqueta, introduce Actualizar contacto. 
3. En Cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores, selecciona Especificar condiciones para identificar registros y configurar los campos de forma individual.
4. En Actualizar registros de este tipo de objeto, en Objeto, selecciona Contacto.
5. En Filtrar registros de contacto, selecciona Se cumplen las condiciones. 
6. Para la condición:
   • En el campo, introduce ContactId
   • En Operador, introduce Equals
   • En Value, introduce WhoRecordId
7. En Valores de los campos de los registros de contacto, incluye los campos y el valor que deseas actualizar con información de Calendly. Por ejemplo, si tu primera pregunta en el formulario de reserva de Calendly es el número de teléfono de la persona invitada:
   • En el campo, ingresa Teléfono
   • En el valor, selecciona Calendly__CalendlyAction__c y luego selecciona CustomResponse1
     
8. Haz clic en Hecho.

Paso 3: conecta los elementos

1. Dentro del flujo, elimina el conector entre Decisión: ¿el contacto coincide?  y Obtener registros: elementos de Encontrar creador .
2. Conecta la decisión: ¿el contacto coincide?  Este es el nuevo elemento Actualizar registros: actualizar contacto.
3. Conecta el elemento Update Records: Update Contact con el elemento Get Records: Find Publisher.
   

Paso 4: guarda y activa tu flujo

1. Para guardar el proceso, selecciona Guardar.  Selecciona Guardar como para guardar la versión modificada del proceso. Para activar el proceso, selecciona Activar. 
   • Nota: también deberás desactivar el CreateEventTemplate, para no tener eventos duplicados en Salesforce.

Pasos

1. En tu página de configuración, busca el cuadro Búsqueda Rápida en la esquina superior izquierda y escribe Flujos.

2. En Construir>Flujos de trabajo y aprobaciones, selecciona Flujos. 

3. En Flows, selecciona Abrir para el flujo de CreateEvent.

   • Nota: el constructor visual de su organización puede verse en la experiencia Classic o Lightning. La funcionalidad sigue siendo la misma.

4. En la Caja de herramientas en el lado izquierdo y en Datos, arrastra un elemento de Actualizar registros al flujo y suéltalo junto a ¿el contacto coincide? Elemento de Decisión

5. En Etiqueta, escribe Actualizar Contacto.

6. En Cómo encontrar registros para actualizar y configurar sus valores, selecciona Especificar condiciones para identificar registros y establecer campos individualmente.

7. En Filtrar Registros de contactos, selecciona Se cumplen las condiciones. Luego,

   • En el campo, introduce OwnerId

   • En Operador, introduce Equals

   • En Valor, introduce {! WhoRecordId}

8. Establece valores de campo para los registros de contacto y añade campos de Salesforce que desees actualizar con información de Calendly. Por ejemplo, añade el campo Teléfono y establece el Valor en {!} NewCalendlyAction.CustomResponse1__c} si tu primera pregunta personalizada en la página de programación de eventos de Calendly solicita el número de teléfono del invitado. Luego selecciona Hecho.

9. Dentro del flujo, elimina el conector entre los elementos ¿El contacto coincide? Decisión y elige Buscar creador, Obtener registros.

10. Conecta el ¿Contacto coincidente? Elemento de decisión para el nuevo elemento Actualizar Contacto, Actualizar Registros. A continuación, conecta el elemento Actualizar Contacto, Actualizar Registros con el elemento Buscar Editor, Obtener Registros.

11. Para guardar el proceso, selecciona Guardar.  Selecciona Guardar como para guardar la versión modificada del proceso. Para activar el flujo, selecciona Activar.