De forma predeterminada, un evento de Calendly cancelado o reprogramado no se elimina del calendario de Microsoft Dynamics. En su lugar, el flujo de Power Automate actualiza el título y la descripción del evento existentes con la palabra Cancelado.
Sin embargo, si ya no quieres que el evento aparezca en Microsoft Dynamics debido a que hay demasiados registros, puedes modificar el flujo para Cancelar una cita cuando se cancela un evento de Calendly para eliminar automáticamente un registro de evento completando los pasos a continuación.
Cómo eliminar un registro de evento en Microsoft Dynamics cuando se cancela o reprograma un evento de Calendly
- Abre el flujo "Crear y actualizar un lead cuando se crea un evento de Calendly" para modificar. También es una buena práctica duplicar el flujo y modificarlo en caso de que desees revertir algún cambio.
- Inserta una nueva acción antes de utilizar "¿Existe un cliente potencial?" y después de "¿Existe el propietario?". Busca el control y agrega una rama de condición.
a. Cambia el nombre del control a algo apropiado, como "¿Es una reprogramación?".
b. Añade la función seleccionando el icono fx en la primera caja y copia la línea como se muestra aquí.
c. En el último cuadro, escribe "verdadero". - Añade una nota en la rama verdadera, busca "dataverse get" y selecciona "Obtener fila por ID"
a. Cambia el nombre de la nota a "Buscar cita pasada". Hacer coincidir los nombres exactos es crucial, pues serán utilizados por el siguiente nodo "definir ID de propietario anterior" en el paso 4c.
b. Añade la función seleccionando el icono fx en el cuadro Valor y copia la línea como se muestra aquí.
c. Añade OwnerId y ActivityId al "cuadro seleccionar" columnas - Añade un nodo después de "Buscar cita antigua" y busca "definir variable"
a. Cambia el nombre del nodo a "Definir ID del propietario anterior"
b. Selecciona ID del propietario en el desplegable de Nombre
c. Añade la opción seleccionando el icono fx en el cuadro Valor y copia la línea como se muestra aquí - Añade un nodo después de "Configurar el ID del propietario anterior" y busca "eliminar dataverse"
a. Cambia el nombre del nodo a "Borrar cita anterior"
b. Selecciona Citas en el menú desplegable del nombre de la tabla
c. Añade la función seleccionando el ícono fx en el cuadro del ID de la fila y copia la línea como se muestra aquí - Guarda en la barra de menú superior derecha.
Resultados finales
Puedes probar si tu nuevo flujo está funcionando programando un evento y verificándolo en Microsoft Dynamics.
Asegúrate de que los flujos antiguos estén desactivados, que este flujo esté activado y selecciona Probar > Manual > Probar en la barra superior derecha mientras editas el flujo.
Luego, en tu cuenta de Calendly, puedes reprogramar un evento de prueba. En tu flujo, verifica que se haya completado correctamente y que el evento de Microsoft Dynamics tenga la información y el propietario actualizados.