Calendly puede añadir automáticamente invitados y coorganizadores de reuniones a Salesforce. Esto mantiene actualizados los registros de su evento con todos los asistentes para facilitar el seguimiento y la administración.
Cómo funciona
Calendly envía datos de reuniones a Salesforce cuando alguien programa o cancela una reunión.
Salesforce crea un registro de evento de CalendlyAction. Luego, la secuencia CreateEventTemplate utiliza dos flujos integrados:
- Obtener una plantilla para asistentes al evento
- Crear plantilla de evento
Estos flujos comprueban si hay invitados o coorganizadores y los añaden al evento.
Qué sucede de forma predeterminada
- Calendly busca un prospecto o contacto coincidente utilizando el email del invitado. Si encuentra a uno, se añade a esa persona como asistente.
- Para coorganizadores en reuniones Colectivas, Calendly busca un usuario de Salesforce con el mismo email. Si encuentra una coincidencia, se añade al coanfitrión al evento.
Puede personalizar estos flujos para usar otros objetos de Salesforce si es necesario.
Antes de empezar
- Necesitas la versión del paquete 2.5 o una superior para sincronizar a los invitados y a los coanfitriones.
- ¿No estás seguro de qué versión tienes? Ve a la página de integraciones de Salesforce para comprobarlo.
Configura la sincronización de invitados y organizadores
Paso 1: pasa a un plan más avanzado de Salesforce.
- Si estás utilizando la versión 1 (paquete no administrado), sigue este artículo para pasar a la versión 2.
- Si ya tienes la versión 2 o superior, dirígete a la página de integraciones de Salesforce y selecciona el banner para pasar a un plan más avanzado.
Paso 2: activa el flujo CreateEventTemplate
- En Salesforce, abre la Lista de flujos.
- Busca el flujo CreateEventTemplate.
- Selecciona Guardar como en la esquina superior derecha.
- Introduce un nombre para tu nuevo.
- Selecciona Guardar.
- Vuelve a la lista de flujos y encuentra el nuevo flujo.
- Ábrelo y selecciona Activar.
Añade el campo Asistentes al diseño de evento
Salesforce no muestra el campo Asistentes de forma predeterminada. Sigue estos pasos para añadirlo:
- En Salesforce, selecciona el Lanzador de aplicaciones (icono de rejilla) y busca Administrador de objeto.
- Selecciona Evento.
- En la barra lateral, selecciona Diseños de página.
- Busca el diseño que deseas editar y selecciona Editar.
- En la parte superior, abre la sección Campos.
- Arrastre el campo Asistentes al diseño.
- Selecciona Guardar.
Ver los asistentes en un registro de reunión
- En Salesforce, utilice la barra de búsqueda global para encontrar un contacto.
- En la página del contacto, ve a la sección o pestaña Actividad.
- Busca el evento que deseas ver.
- Selecciona el título del evento o Ver detalles.
- Si el campo Asistentes está en el diseño, verás a todos los que se unieron a la reunión.