¿Deseas utilizar una sala de conferencias para programar reuniones en Calendly? Tienes algunas opciones fáciles, según cómo administres tus salas. Esta guía explica cómo configurar salas de conferencias como ubicaciones de evento utilizando tres métodos.
- Creación de tipos de eventos colectivos
- Creación de subcalendarios de salas de conferencias
- Añadir salas de conferencias manualmente
Opción 1: usar un tipo de evento colectivo
Un tipo de evento colectivo permite a Calendly comprobar la disponibilidad de todos, incluida la sala de conferencias, antes de programar. Esto ayuda a evitar reservas dobles.
- Desde el Centro de administración, agrega cada sala de conferencias como usuario en tu organización de Calendly.
- Cada sala necesita una dirección de correo electrónico de inicio de sesión única.
- Ve a la página de inicio y selecciona + Crear.
- Selecciona Más formas de reunirse y luego elige Colectivo.
- Añade al o los organizadores; incluye tanto la sala de conferencias como al miembro del equipo.
- Termina de configurar el tipo de evento. (Consulta: Cómo personalizar los tipos de evento.)
Nota
Cada habitación añadida como usuario ocupa un asiento de pago.
Opción 2: usar un subcalendario y Zapier
Este método funciona bien si administras una sala de conferencias o un espacio de reunión compartido.
- Cree un nuevo "subcalendario" en tu calendario conectado para la sala
- Comparte el calendario con cualquier persona que vaya a utilizar la sala de conferencias.
- Usa la integración de Zapier de Calendly para enviar reuniones de Calendly al calendario de la sala de conferencias.
- Opcional: configura Calendly para que compruebe si hay conflictos en este subcalendario. Esto ayudará a evitar reservas duplicadas.
Opción 3: añadir manualmente una sala de conferencias a las reuniones
Utiliza este método si prefieres añadir la sala tú mismo cada vez que reserves una reunión.
- Después de reservar una reunión, abre tu calendario personal.
- Actualiza la ubicación para incluir la sala de conferencias.
Esto funciona mejor para equipos más pequeños o salas con baja actividad de reserva. Para un mayor tráfico, considera usar los métodos colectivo o de subcalendario anteriores para evitar la doble reserva.