So aktualisieren Sie Ihr Calendly Salesforce-Paket von Version 1 auf Version 2

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Calendly Salesforce-Paket von Version 1 auf 2 aktualisieren und gleichzeitig Ihre Anpassungen beibehalten. 

Wenn Sie das Salesforce-Paket zum ersten Mal herunterladen, können Sie diesen Artikel überspringen und die Schritte unter „So installieren Sie das Calendly-Paket in Salesforce“ befolgen, um standardmäßig Version 2 herunterzuladen.

Verbesserungen von Version 2

Verwaltetes Paket

Version 1 (v1) ist nicht verwaltet, Version 2 (v2) jedoch ist verwaltet. Mit verwalteten Paketen können Sie aktualisieren, ohne das Paket zu deinstallieren und erneut zu installieren.

Wenn Sie unsicher sind, welche Version Sie verwenden, besuchen Sie Ihre Salesforce-Integrationsseite, um dies zu bestätigen.

Mehr Daten in Salesforce

Version 2 (v2) erfasst mehr Informationen zu Ihren Calendly-Ereignissen. Mit einem aktualisierten Salesforce-Paket können Sie Folgendes anzeigen:

• Meeting-Ort

• Umgeplante Meetings

• alle 10 individuellen Fragen und Antworten

• Status für Nichterscheinen

Entfernter Prozess

Version 2 (v2) enthält den Prozess OnCalendlyActionCreated nicht, daher benötigen Sie den Process Builder nicht. Sie können bedingte Logik jetzt direkt in Calendly-Flows direkt hinzufügen.

Anpassungen an Version 1 weiterhin beibehalten

Änderungen, die Sie an Version 1 des Calendly-Standardpakets vorgenommen haben, werden nicht automatisch auf Version 2 übertragen. Bevor Sie ein Upgrade durchführen, prüfen Sie in Ihrer Salesforce-Instanz, ob angepasste Flows und Prozesse vorhanden sind.

• Sie können überprüfen, ob Sie Anpassungen vorgenommen haben, indem Sie die Schritte unter So überprüfen Sie die Anpassungen, die Sie in Salesforce vorgenommen haben befolgen.

Falls Sie bereits Anpassungen vorgenommen haben, erstellen Sie vor der Deinstallation eine Liste oder machen Sie Screenshots dieser Anpassungen, damit Sie diese erneut umsetzen können. Sie sollten diese in Ihrer v2-Sandbox-Umgebung neu erstellen, bevor Sie sie in die Produktion übertragen.

• Siehe So machen Sie ein Upgrade auf Version 2 (mit Anpassungen) für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Wenn Sie keine Anpassungen haben, fahren Sie mit dem Abschnitt Wie Sie auf Version 2 aktualisieren (ohne Anpassungen) fort.

Überprüfen Sie Anpassungen an Version 1

1. Melden Sie sich bei Salesforce an.

2. Um zu überprüfen, ob Sie Flows angepasst haben, gehen Sie zu Flows.

3. Wählen Sie für den CreateEvent-Flow die Option Details und Versionen ansehen. Vergleichen Sie Ihre vorhandene Version mit der Standardversion des Pakets. In der Tabelle unten finden Sie Standardversionsnummern. Wenn Ihre aktive Version eine Zahl ist, die nicht der Standardversionsnummer entspricht, haben Sie Ihre Flows angepasst.

   Hinweis: Wenn Sie benutzerdefinierte Flows haben, sehen Sie diese in der Produktionsumgebung an und machen Sie Screenshots. Sie fügen diese Anpassungen hinzu, wenn Sie den Abschnitt „Wie Sie auf Version 2 aktualisieren (mit Anpassungen)“ abschließen.

4. Um zu überprüfen, ob Sie Prozesse angepasst haben, gehen Sie zum Prozess-Builder. Wählen Sie für den Prozess „OnCalendlyActionCreated“ den Pfeil daneben, um Details zu erweitern. Wenn Sie eine andere aktive Version als Version 3 haben, bedeutet dies, dass Sie den Prozess angepasst haben. In der Tabelle unten finden Sie Standardversionsnummern.

   Hinweis: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Prozess haben, sehen Sie die Details des aktiven Prozesses in der Produktionsumgebung ein, um die Bedingungen zu verstehen, die einen Flow auslösen. Machen Sie einen Screenshot von allen Anpassungen. Da es in v2 keinen Prozess-Builder gibt, fügen Sie diese Anpassungen direkt zu den v2-Flows hinzu, wenn Sie den Abschnitt „Wie Sie auf Version 2 upgraden (mit Anpassungen)“ abschließen.

Upgrade auf Version 2 (ohne Anpassungen)

Befolgen Sie diese Schritte, wenn…

• Sie verwenden bereits Version 1 des Salesforce-Pakets

• Sie haben Zugriff auf Version 2 (Sie sehen ein Aktualisierungsbanner auf Ihrer Salesforce-Integrationsseite)

• und Sie haben keine Anpassungen an Ihrem Salesforce-Paket vorgenommen

1. Wählen Sie auf Ihrer Salesforce-Integrationsseite die Option Trennen der Verbindung. Hinweis: Es ist am besten, die Verbindung während der Nebenzeiten oder außerhalb der Hauptarbeitszeiten zu trennen, um Unterbrechungen in Salesforce zu vermeiden.

2. Deinstallieren Sie in Salesforce das v1-Paket.

   Suchen Sie nach Installierte Anwendungen und wählen Sie neben dem Calendly-Paket Deinstallieren. Wenn Sie aufgefordert werden, Abläufe oder Prozesse zu deaktivieren, führen Sie dies aus.

   • Weitere Details und Best Practices von Salesforce zur Deinstallation eines Pakets.

   • Sobald Sie v1 deinstallieren, werden Ihre aktuellen Flows, Anpassungen und Prozesse entfernt.

3. Wählen Sie in Calendly die Option Integration starten. Geben Sie Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein und wählen Sie Anmelden aus.

4. Wählen Sie Zugriff erlauben aus.

5. Wählen Sie Calendly-Paket installieren und Für alle Benutzer installieren. Wählen Sie Fertig aus.

6. Sobald das Paket installiert ist, kehren Sie zu Calendly zurück und wählen Sie Neu laden aus, um die Verbindung zwischen Calendly und Salesforce abzuschließen.
   

7. Auf Ihrer Salesforce-Integrationsseite sollte Version 2.x aufgeführt sein.

Upgrade auf Version 2 (mit Anpassungen)

Befolgen Sie diese Schritte, wenn…

• Sie verwenden bereits Version 1 des Salesforce-Pakets

• Sie haben Zugriff auf Version 2 (Sie sehen ein Aktualisierungsbanner auf Ihrer Salesforce-Integrationsseite)

• Sie haben Zugriff auf eine Salesforce-Sandbox und eine Produktionsumgebung

• Sie haben umfangreiche Anpassungen an Ihrem Salesforce-Paket vorgenommen. Es ist wichtig, während der Anpassung von Version 2 eine Salesforce-Verbindung zu Calendly aufrechtzuerhalten.

Schritt 1 – Richten Sie Ihre Salesforce-Sandbox-Umgebung ein

Um Ausfallzeiten während des Migrationsprozesses zu minimieren, richten Sie Ihre Sandbox-Umgebung ein, bevor Sie Ihre Produktionsinstanz von Calendly trennen.

1. Erstellen Sie in Salesforce eine neue Sandbox-Umgebung oder verwenden Sie eine vorhandene, in der kein Calendly-Paket installiert ist. Wenn Sie eine vorhandene Sandbox verwenden, aktualisieren Sie Ihre Sandbox mit den neuesten Produktionsdaten, bevor Sie fortfahren.

Schritt 2 – Trennen Sie in Calendly Ihr Salesforce-Konto und verbinden Sie Ihre Sandbox-Umgebung

1. Gehen Sie in Calendly zur Salesforce-Integrationsseite. Wählen Sie Verbindung trennen.

2. Wählen Sie in Calendly die Option Mit der Sandbox verbinden.

3. Geben Sie Ihre Sandbox-Anmeldeinformationen ein und laden Sie das neue Calendly-Paket in Ihre Sandbox-Umgebung herunter.

4. Wählen Sie nach der Verbindung Seite aktualisieren aus. Auf der Seite sollte Version 2.x aufgeführt sein.

Wenn Sie weitere Hilfe beim Verbinden Ihrer Sandbox-Umgebung benötigen, finden Sie hier eine Anleitung.

Schritt 3 – Buchen Sie in Calendly Testmeetings, die an die Sandbox gesendet werden sollen.

1. Buchen Sie in Calendly ein oder zwei Testmeetings Die geplanten Meetings erstellen Referenzdaten in der Sandbox. Sie können diese Datensätze klonen, um Anpassungen an den Abläufen zu testen.

2. Um zu bestätigen, dass die Ereignisdaten aus Ihren Testmeetings angezeigt werden, erstellen Sie eine Registerkarte für das CalendlyActions-Objekt in Salesforce. Öffnen Sie die Registerkarte und sehen Sie sich alle Datensätze an, um zu bestätigen, dass die Meeting-Daten korrekt gesendet werden.

Schritt 4 – Stellen Sie die Verbindung Ihrer Produktionsumgebung zu Calendly wieder her, um sie erneut mit dem v1-Paket zu verbinden.

Verbinden Sie Ihre Produktionsumgebung mit Calendly, damit Live-Meeting-Daten beim Testen in der Testumgebung nicht verloren gehen.

1. Wählen Sie in Calendly 'Verbindung trennen', um Ihre Sandbox-Instanz zu trennen.

2. Wählen Sie Integration jetzt starten aus und melden Sie sich mit Ihren Salesforce-Anmeldeinformationen an.

Schritt 5 – Erstellen Sie in der Sandbox Kopien der Calendly-Flows und fügen Sie Ihre Anpassungen hinzu

1. Wechseln Sie in Salesforce zu Ihrer Sandbox-Umgebung und erstellen Sie eine Kopie der Vorlagen im verwalteten Paket, CreateEventTemplate und CancelEventTemplate. Nehmen Sie Ihre Anpassungen vor, bevor Sie die benutzerdefinierten Workflows aktivieren und die Vorlagen-Workflows deaktivieren. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, öffnen Sie die Sandbox-Umgebung und die Produktionsumgebung in separaten Fenstern.

   Hinweis: Wenn Sie den OnCalendlyAction-Prozess so angepasst haben, dass er bedingt ausgeführt wird, müssen Sie diese bedingte Logik in den Anfangsteil Ihrer Arbeitsabläufe einbauen.

Schritt 6 – Testen Sie Ihre benutzerdefinierten Flows in der Sandbox-Umgebung

1. Klonen Sie vorhandene CalendlyAction-Datensätze (z. B. 'invitee.created' und 'invitee.canceled') und ändern Sie Teile dieser Datensätze, um die Abläufe für verschiedene Situationen auszulösen.

   • Sie können den Ablauf beispielsweise auslösen, wenn eine eingeladene Person mit einer E-Mail plant, die neu bei Salesforce ist, oder wenn eine eingeladene Person mit einer E-Mail plant, die bereits in Salesforce existiert.

   • Verwenden Sie die Registerkarte CalendlyActions, die Sie in Schritt 3.2 erstellt haben, um Meeting-Daten zu überwachen.

Schritt 7 – Deinstallieren Sie in Salesforce das nicht verwaltete Calendly-Paket

Gehen Sie in Salesforce zu Ihrer Produktionsumgebung und deinstallieren Sie das nicht verwaltete Calendly-Paket.

1. Suchen Sie nach Installierte Pakete und wählen Sie neben dem nicht verwalteten Calendly-Paket die Option Deinstallieren. Wenn Sie aufgefordert werden, Flows oder Prozesse zu deaktivieren, tun Sie dies.

Schritt 9 – Migrieren Sie benutzerdefinierte Flows in Salesforce und aktivieren Sie sie.

1. Migrieren Sie benutzerdefinierte Flows in Salesforce mit Änderungspaketen von der Sandbox zur Produktion. Deaktivieren Sie die im Paket enthaltenen Vorlagenflows.

2. Aktivieren Sie Ihre benutzerdefinierten Abläufe und Automatisierungen im Produktivsystem und lassen Sie die Vorlagen deaktiviert.

Schritt 10 – Planen Sie ein Testmeeting in Calendly.

Überprüfen Sie, ob Ihre Abläufe im Live-Betrieb wie gewünscht funktionieren, indem Sie ein Testmeeting buchen.