Erfahren Sie, wie Sie Workflows so konfigurieren, dass automatisch E-Mails mit Meeting-Details an andere Empfänger als den Gastgeber oder eingeladene Personen gesendet werden. Diese E-Mails halten Ihre Teamkollegen und externen Stakeholder über Ihren Meeting-Status auf dem Laufenden, damit sie wissen, wann sie handeln und Ihre Meetings unterstützen können.
Sie können beispielsweise:
- Meeting-Materialien vorbereiten: Erinnern Sie Ihre Teamkollegen daran, eine Meeting-Agenda oder Präsentation zu erstellen
- Nehmen Sie Anpassungen für Stornierungen vor: Fordern Sie Ihren Executive Assistant auf, einen Termin zu verschieben oder das Zeitfenster anderweitig zu nutzen.
- Unterstützen Sie bei Nachfassaktionen: Benachrichtigen Sie einen Auftragnehmer, dass das Meeting beendet ist, damit er mit den Aufgaben beginnen kann.
Bevor Sie beginnen
- Sie können Workflow-E-Mails an jede E-Mail-Adresse senden, auch wenn der Empfänger nicht Teil Ihrer Calendly-Organisation ist oder am Meeting teilnimmt.
- Sie können bis zu 10 Empfänger pro Workflow-E-Mail hinzufügen.
- Jeder Workflow kann nur eine Aktion "E-Mail an eine andere Person" enthalten, und jeder Ereignistyp kann bis zu drei dieser Workflows haben.
Den Workflow erstellen
- Rufen Sie die Seite Workflows auf.
- Wählen Sie + Neuer Workflow aus.
- Wenn dies Ihr erster Workflow ist, gehen Sie zu Schritt 3.
- Suchen Sie die Vorlage für eine E-Mail an eine andere Person, die Ihren Anforderungen entspricht, und wählen Sie sie aus.
Erinnerung per E-Mail an eine andere Person
Nachverfolgung per E-Mail an eine andere Person
E-Mail-Benachrichtigung über die Stornierung an eine andere Person
- Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihren Workflow anzupassen. Ausführliche Anweisungen finden Sie in diesem Artikel.
Workflow-E-Mails abbestellen
Empfänger können zukünftige E-Mails abbestellen, indem sie am Ende der E-Mail auf diese Benachrichtigungen abbestellen klicken.