O Calendly pode adicionar automaticamente convidados e coanfitriões de reuniões ao Salesforce. Isso mantém seus registros de eventos atualizados com todos os participantes, facilitando o rastreamento e o gerenciamento.
Como funciona
O Calendly envia dados de reuniões ao Salesforce quando alguém agenda ou cancela uma reunião.
Salesforce cria um registro de evento do CalendlyAction. Em seguida, o fluxo CreateEventTemplate utiliza dois fluxos internos:
- Obter um Modelo de Participante do Evento
- Criar Modelo de Evento
Esses fluxos verificam se há convidados ou coorganizadores e os adicionam ao evento.
O que acontece por padrão
- O Calendly procura um lead ou contato correspondente usando o endereço de e-mail do convidado. Se encontrar um, essa pessoa é adicionada como participante.
- Para coanfitriões em reuniões Coletivas, o Calendly procura um usuário do Salesforce com o mesmo e-mail. Se encontrar uma correspondência, o coanfitrião é adicionado ao evento.
Você pode personalizar esses fluxos para usar outros objetos do Salesforce, se necessário.
Antes de começar
- Você precisa da versão 2.5 ou superior do pacote para sincronizar convidados e coanfitriões.
- Não tem certeza de qual versão você tem? Vá para a página de integrações do Salesforce para verificar.
Configure a sincronização de convidados e anfitriões
Etapa 1 – Atualize seu pacote do Salesforce
- Se você estiver usando a versão 1 (pacote não gerenciado), siga este artigo para atualizar para a versão 2.
- Se você já estiver na versão 2 ou superior, vá para a página de integrações do Salesforce e selecione o banner de atualização.
Etapa 2 – Ativar o fluxo CreateEventTemplate
- No Salesforce, abra sua lista de fluxos.
- Encontre o fluxo CreateEventTemplate.
- Selecione Salvar Como no canto superior direito.
- Digite um nome para seu novo fluxo.
- Selecione Salvar.
- Volte para a sua lista de fluxos e encontre o novo fluxo.
- Abra-o e selecione Ativar.
Adicione o campo Participantes ao layout do evento
O Salesforce não mostra o campo Participantes por padrão. Siga estas etapas para adicioná-lo:
- No Salesforce, selecione o App Launcher (ícone de grade) e pesquise por Gerenciador de Objetos.
- Selecione Evento.
- Na barra lateral, selecione Layouts de página.
- Encontre o layout que você deseja editar e selecione Editar.
- Na parte superior, abra a seção de Campos.
- Arraste o campo Participantes para o layout.
- Selecione Salvar.
Ver os participantes em um registro de reunião
- No Salesforce, use a barra de pesquisa global para encontrar um contato.
- Na página do contato, vá para a seção ou aba Atividade.
- Encontre o evento que você deseja visualizar.
- Selecione o título do evento ou Ver Detalhes.
- Se o campo Participantes estiver no layout, você verá todos os que estão participando da reunião.