Un type d'événement en groupe permet à un organisateur de rencontrer de nombreux invités en même temps. C'est idéal pour des événements tels que :
- Webinaires
- Séances de formation
- Visites de musées
Définir le nombre d'invités par créneau horaire
Vous pouvez choisir combien de personnes peuvent réserver le même créneau horaire. Par exemple, si vous définissez la limite à 50, jusqu'à 50 invités peuvent réserver votre webinaire de 13 h.
Vous voulez montrer combien de places il reste ? Activez Afficher les places restantes pour que les invités puissent consulter le décompte en temps réel.
Pour définir la limite maximale d'invités :
- Accédez à la page Planification et recherchez votre type d'événement en groupe.
- Ouvrez le menu des
trois points et sélectionnez Modifier.
- Développez la section Limite d'invités.
- Saisissez le nombre d'invités (minimum 2, maximum 9 999).
- (Facultatif) Cochez la case Afficher les places restantes.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Mettre à jour la limite d'invités pour une réunion planifiée
- Accédez à votre page Réunions.
- Sélectionnez la réunion que vous souhaitez mettre à jour.
- Sous Invités, cliquez sur Modifier la limite des invités.
- Saisissez la nouvelle limite dans la fenêtre pop-up.
- Sélectionnez Appliquer pour enregistrer.
Comment fonctionnent les confirmations par e-mail
Les événements de groupe utilisent des confirmations par e-mail, et non des invitations de calendrier.
- Les invités reçoivent leur propre fichier .ics.
- Ce fichier ne sera pas mis à jour pour les autres si quelqu'un modifie l'événement.
La plupart des calendriers ajoutent automatiquement l'événement. Sinon, les invités peuvent télécharger le fichier à partir de leur e-mail ou de leur page de confirmation.
En savoir plus sur les notifications aux invités.
Utilisez des flux de travail avec des événements de groupe
Vous pouvez utiliser des flux de travail pour envoyer des rappels ou des suivis pour des événements de groupe. Le déclencheur pour un événement annulé n'est actuellement pas pris en charge pour les événements de groupe.
Gérer les hôtes et les autorisations des événements
Si vous avez un plan Standard ou supérieur, vous pouvez choisir qui peut afficher, modifier ou partager l'événement.
Découvrez comment définir des autorisations pour un événement.
Modifier la langue, l'emplacement ou la durée de l'événement
Une fois que quelqu'un a réservé un événement de groupe, vous ne pouvez pas modifier sa langue, son emplacement ou sa durée. Ces paramètres sont verrouillés par un encadré gris.
Pour apporter des modifications :
- Dupliquez l'événement et mettez à jour la langue ou la durée.
- Annuler la réunion d'origine.
- Replanifie en utilisant le nouveau type d'événement.
Pour annuler et replanifier :
- Accédez à la page Planification.
- (Facultatif) Ouvrez le menu déroulant de Calendly pour accéder à un autre utilisateur ou une page d'équipe.
- Recherchez le type d'événement et sélectionnez les
- Choisissez Dupliquer, puis mettez à jour l'événement.
- Accédez à votre page des réunions et annulez l'événement d'origine.
- Revenez au nouveau type d'événement et sélectionnez
Réserver une réunion.
- Ajoutez les informations de chaque invité pour replanifier la réunion.