Le type d'événement round robin de Calendly vous aide à partager des réunions entre les membres de l'équipe. Il y a deux façons de le faire :
1. Maximiser la disponibilité
Laissez les invités réserver avec n'importe quel membre de l'équipe qui est libre. Utilisez ce paramètre si vous souhaitez réserver autant de réunions que possible et n'avez pas besoin de les répartir équitablement au sein de votre équipe.
2. Optimiser pour une répartition égale
Calendly répartira les réunions de manière équitable dans votre équipe. Cela peut signifier moins de réservations en général, car la disponibilité est limitée pour maintenir un équilibre.
Comment fonctionne « Optimiser la disponibilité maximale »
Calendly consulte les calendriers de votre équipe pour trouver un moment où au moins un organisateur est disponible. Si plus d'une personne est disponible, Calendly utilise des étoiles de priorité pour décider qui obtient la réunion.
Voici comment elle fonctionne :
- Calendly planifie uniquement des réunions avec les membres de l'équipe disponibles.
- La disponibilité comprend les réunions Calendly et tout ce qui figure sur les calendriers connectés.
- Le collègue ayant la priorité la plus élevée sera réservé en premier.
- Si deux membres d'équipe ont la même priorité et que tous les deux sont disponibles :
- Celui qui n'a pas eu de réunion récente sera réservé.
- S'il y a encore une égalité, Calendly choisira quelqu'un au hasard.
- Vous pouvez ajuster les priorités dans la section Hôtes de vos paramètres de type d'événement.
Comment fonctionne « Optimiser pour une distribution égale »
Calendly suit le nombre de réunions round robin de chaque membre de l'équipe. Il compare le nombre de réunions pour s'assurer que personne n'a plus de trois réunions d'avance.
Si quelqu'un a 3 réunions ou plus d'avance :
- Sa disponibilité est masquée jusqu'à ce que les autres aient rattrapé.
- Une fois que tout sera de nouveau équilibré, leurs créneaux horaires apparaîtront.
Exemple :
- Jim a 3 réunions et Karen en a 0.
- Calendly masque la disponibilité de Jim.
- Une fois que Karen a obtenu une réunion, Jim est à nouveau éligible.
- Si Jim en a une autre et que le compte revient à 4-1, Calendly cache de nouveau sa disponibilité.
Remarque : si vous ajoutez ou supprimez un organisateur de l'événement, le nombre de réunions est remis à zéro pour tous.
Que se passe-t-il si je modifie mes paramètres de distribution ?
Votre nouveau paramètre prend effet immédiatement. La prochaine réservation suivra les nouvelles règles. Les paramètres passés ou le nombre de réunions ne s'appliqueront pas.
Afficher la distribution des réunions
Vous souhaitez voir comment les réunions ont été partagées dans votre équipe ?
Consultez notre guide : Comment exporter les détails d'un événement.
Résolution des problèmes de disponibilité
Si vous ou un collègue n'apparaît pas comme disponible :
- Utilisez l'outil de dépannage dans votre aperçu du type d'événement.
- Si vous voyez l'erreur « NON ÉQUILIBRÉ », cela signifie que le nombre de réunions est trop inégal pour que quelqu'un puisse être planifié.