Calendly peut automatiquement ajouter des invités de réunion et des coorganisateurs à Salesforce. Cela permet de garder vos enregistrements d'événements à jour avec tous les participants pour un suivi et une gestion plus faciles.
Comment cela fonctionne
Calendly envoie les données de réunion à Salesforce lorsque quelqu'un planifie ou annule une réunion.
Salesforce crée un enregistrement d'événement CalendlyAction. Ensuite, le flux CreateEventTemplate utilise deux flux intégrés :
- Créer un modèle de participant à l'événement
- Créer un modèle d'événement
Ces flux vérifient les invités ou les coorganisateurs et les ajoutent à l'événement.
Ce qui se passe par défaut
- Calendly recherche un lead ou un contact correspondant à l'aide de l'adresse e-mail de l'utilisateur. S'il en trouve un, cette personne est ajoutée en tant que participant.
- Pour les coorganisateurs dans les réunions Collectif, Calendly recherche un utilisateur Salesforce avec le même e-mail. S'il trouve une correspondance, le coorganisateur est ajouté à l'événement.
Vous pouvez personnaliser ces flux pour utiliser d'autres objets Salesforce si nécessaire.
Avant de commencer
- Vous avez besoin de la version 2.5 ou supérieure du package pour synchroniser les invités et les co-organisateurs.
- Vous ne savez pas quelle version vous avez ? Accédez à votre page d'intégrations Salesforce pour vérifier.
Configurer la synchronisation des invités et des organisateurs
Étape 1 - Mettez à niveau votre package Salesforce
- Si vous utilisez la version 1 (package non géré), suivez cet article pour passer à la version 2.
- Si vous avez déjà la version 2 ou une version supérieure, accédez à votre page des intégrations Salesforce et sélectionnez la bannière de mise à niveau.
Étape 2 - Activez le flux CreateEventTemplate
- Dans Salesforce, ouvrez votre liste des flux.
- Trouvez le flux CreateEventTemplate.
- Sélectionnez Enregistrer sous dans le coin supérieur droit.
- Saisissez un nom pour votre nouveau flux.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Retournez à votre liste de flux et trouvez le nouveau flux.
- Ouvrez-le et sélectionnez Activer.
Ajoutez le champ Participants à la mise en page de l'événement
Salesforce n'affiche pas le champ Participants par défaut. Suivez les étapes suivantes pour l'ajouter :
- Dans Salesforce, sélectionnez le Lanceur d'applications (icône grille) et recherchez le Gestionnaire d'objets.
- Sélectionnez Événement.
- Dans la barre latérale, sélectionnez Modèles de page.
- Recherchez la disposition que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier.
- En haut, ouvrez la section Champs.
- Faites glisser le champ Participants sur la disposition.
- Sélectionnez Enregistrer.
Afficher les participants dans un enregistrement de réunion
- Dans Salesforce, utilisez la barre de recherche mondiale pour trouver un contact.
- Sur la page du contact, accédez à la section ou à l'onglet Activité.
- Trouvez l'événement que vous souhaitez afficher.
- Sélectionnez le titre de l'événement ou Afficher les détails.
- Si le champ Participants est sur la disposition, vous verrez toutes les personnes qui ont rejoint la réunion.