Vous pouvez retarder la synchronisation entre Calendly et Salesforce, afin de vous concentrer sur d'autres tâches à effectuer avant l'exécution du flux.
Exemple de cas d'utilisation
Votre équipe utilise Salesforce, mais vous avez également un flux de travail configuré dans un autre outil de vente. Une fois que quelqu'un a réservé, vous souhaitez que le flux de travail dans cet outil s'exécute avant celui de Salesforce. Vous pouvez retarder votre flux dans Salesforce, afin qu'il s'exécute uniquement lorsque vous le souhaitez.
Modifier le flux par rapport au processus
Votre configuration sera légèrement différente en fonction de la version de votre package. Pour la version 2, vous modifierez le flux directement. Pour la version 1.11, vous utiliserez le générateur de processus. Votre page d'intégration Salesforce vous indiquera quelle version vous utilisez.
Retarder la synchronisation entre Calendly et Salesforce
Pour retarder la synchronisation entre Calendly et Salesforce, modifiez le début du flux CreateEventTemplate.
- Dans la configuration de Salesforce, recherchez Flux. Sélectionnez Flux.
- Si vous n'avez pas encore personnalisé le modèle CreateEventTemplate, vous devrez créer un nouveau flux basé sur le modèle. Pour ce faire, vous pouvez ouvrir le modèle CreateEventTemplate, le personnaliser directement, puis Enregistrer sous. L'enregistrer créera un nouveau flux. Vous pouvez appeler le nouveau flux, par exemple « CreateEvent ».
- Si vous avez déjà personnalisé le flux CreateEventTemplate, ouvrez votre flux personnalisé.
- Dans la partie initiale du flux, sélectionnez + Ajouter des itinéraires planifiés (facultatif)
- Sous Nouveau parcours planifié, configurez votre parcours en fonction du moment où vous souhaitez qu'il s'exécute. Par exemple, vous pouvez configurer le flux pour qu'il s'exécute 5 heures après que quelqu'un a planifié.
- Sélectionnez Terminé.
- Pour enregistrer votre flux personnalisé, sélectionnez Enregistrer.
- Pour activer votre flux personnalisé, sélectionnez Activer. Remarque : vous devrez également désactiver le modèle CreateEventTemplate, afin de ne pas avoir d'événements en double dans Salesforce.
Pour retarder la synchronisation entre Calendly et Salesforce, modifiez le processus OnCalendlyActionCreated via le Génrateur de processus.
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À partir de votre page de configuration, localisez la boîte Recherche rapide dans le coin supérieur gauche, puis entrez processus.
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Sous Créer>Flux de travail et approbations, sélectionnez Générateur de processus.
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Sélectionnez le processus OnCalendlyActionCreated. Regardez la page se rafraîchir, puis sélectionnez Invitee.Created.
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REMARQUE : vous devrez peut-être cloner le processus s'il est déjà actif et modifier le processus dupliqué.
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Dans Actions immédiates, supprimez le flux Run Create Event.
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Sous Actions planifiées, sélectionnez + Ajouter une action, puis définissez la condition basée sur l'heure comme souhaité. Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.
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Sous Actions planifiées, sélectionnez + Ajouter une action, puis définissez :
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Type d'action à Flux.
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Nom de l'action à Flux Run Create Event.
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Flux à CreateEvent
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Dans Définir les variables de flux, sélectionnez + Ajouter une ligne, puis définissez :
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Variable de flux à NewCalendlyAction
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Type à Référence de champ
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Valeur à [CalendlyAction__c] / Sélectionnez l'enregistrement CalendlyAction__c qui a commencé votre processus
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Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.