Utilisez une réunion ponctuelle pour organiser une réunion unique et hautement prioritaire qui ne correspond pas à vos types d'événements réguliers. Vous pouvez choisir une durée, un emplacement et des organisateurs personnalisés.
Par exemple, vous pouvez :
- Organisez une réunion unique avec un ou plusieurs organisateurs
- Proposez des plages horaires en dehors de votre disponibilité habituelle
- Donnez la priorité à une réunion par rapport aux événements existants
Avant de commencer
- Si vous utilisez la vidéoconférence pour le lieu de réunion, assurez-vous de connecter votre compte via la page Intégrations et applications.
- Vous pouvez uniquement sélectionner des créneaux horaires espacés de moins de 3 mois.
- Les tampons et les réunions apparaissent en un seul bloc. Par exemple, si votre événement a un tampon de 30 minutes et une durée de 30 minutes, le créneau horaire apparaîtra comme un bloc d'une heure.
Créer une réunion ponctuelle
Choisir des horaires à proposer
- Accédez à la page Planification.
- Sélectionnez + Créer, puis choisissez Autres options de réunion > Réunion ponctuelle.
- Définissez votre fuseau horaire, la durée de la réunion et d'autres organisateurs.
- Les invités verront les heures dans leur propre fuseau horaire.
- Choisissez des créneaux horaires dans le calendrier.
- Vous pouvez sélectionner des créneaux horaires pour les réunions hors Calendly.
- Vous pouvez également choisir des créneaux en dehors de vos heures disponibles.
- Pour sélectionner toutes les heures disponibles pour un jour, accédez à ce jour et sélectionnez + Ajouter des heures en haut.
- Après avoir choisi des créneaux horaires, sélectionnez Suivant.
Configurer les détails de la réunion
- Saisissez le nom et le lieu de la réunion.
- Ajoutez une description ou des instructions facultatives.
- Ajustez n'importe lequel des paramètres facultatifs.
- Sélectionnez Partager le lien de réunion.
Partagez le lien de votre réunion ponctuelle
Calendly génère un lien unique pour votre réunion. Vous pouvez modifier la fin du lien ou afficher un aperçu de la page de réservation en utilisant l'option Afficher la page en direct.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Copier le lien et partagez-le. Vous pouvez également copier et coller des créneaux dans un e-mail avec la fonctionnalité Ajouter des créneaux à un e-mail.
Où trouver votre réunion ponctuelle
Après avoir partagé votre lien, vous trouverez la réunion sous Planification > Liens à usage unique. Une fois que votre invité l'a réservé, la réunion peut être consultée à partir de la page Réunions.
Heures réservées
Activez Réserver des créneaux pour utiliser temporairement les créneaux horaires que vous avez proposés. Cela bloque du temps sur votre calendrier (et les calendriers de vos co-oganisateurs) avec des événements provisoires.
Une fois qu'un invité réserve, ces espaces réservés se suppriment automatiquement et la réunion apparaît sur votre page Réunions. Cela peut prendre quelques minutes pour que les heures réservées soient complètement effacées.
Pour supprimer les heures réservées manuellement :
- Accédez à Planification > Liens à usage unique.
- Trouvez la réunion ponctuelle et sélectionnez les
trois points de suspension.
- Sélectionnez Effacer les heures réservées.
- Sélectionnez Effacer les réservations pour confirmer.
Questions fréquentes
Puis-je réutiliser un lien de réunion ponctuel ?
Non. Il expire une fois qu'il a été réservé et ne peut pas être utilisé à nouveau.
Puis-je appliquer des flux de travail à des réunions ponctuelles ?
Pas encore. Les flux de travail ne s'appliquent qu'aux types d'événements réguliers.
Les heures réservées auront-elles une incidence sur mes autres types d'événements ?
Oui. Les créneaux réservés n'apparaîtront pas comme ouverts sur vos pages habituelles de réservation. Utilisez l'outil de dépannage pour confirmer.
Puis-je effacer seulement certains créneaux horaires réservés ?
Non. Lorsque vous effacez des heures réservées, tous les événements provisoires sont supprimés en même temps.