Comment utiliser des tampons

Dans cet article, nous vous expliquerons où définir des tampons d'événements Calendly et comment ils fonctionnent.

Que sont les tampons ?

Les tampons sont du temps supplémentaire qui peut être ajouté avant ou après un événement Calendly. Cela peut être utile si vous voulez plus de temps pour vous préparer avant une réunion, vous rendre à un événement ou nettoyer après une présentation. Les tampons sont spécifiques à l'événement, de sorte que vous pouvez modifier et optimiser les paramètres de tampon pour chacun de vos types d'événements.

Pour définir un tampon

1. Sélectionnez votre type d'événement.
2. Allez dans Paramètres de planification.
3. Sous Limites d'événements, vous verrez une option pourTemps tampon. Sélectionnez cette option pour ouvrir un menu pour entrer le temps avant ou après votre événement. Vous pouvez avoir du temps avant et après si vous le souhaitez.
   • Vous pouvez ajuster la quantité de temps à l'aide des menus déroulants.
4. Enregistrez vos modifications.

Désactiver les tampons

Les tampons peuvent être désactivés en suivant les mêmes étapes que ci-dessus.

1. Sélectionnez votre type d'événement.
2. Allez dans la section Paramètres de planification.
3. Dans la section Temps tampon, choisissez 0 minutes pour à la fois avant et après votre événement.
4. Enregistrez vos modifications.

Logique de tampon

Les tampons ne s'appliquent qu'aux événements réservés par l'intermédiaire de Calendly, mais les événements non Calendly sont pris en compte lors de la réservation d'une réunion avec un tampon. Cela signifie que les tampons ne peuvent pas chevaucher des événements réguliers du calendrier.

Par exemple, si vous avez un événement de 30 minutes avec des tampons de 15 minutes avant et après, le temps de calendrier total nécessaire pour cet événement est de 60 minutes. La durée de l'événement et l'événement du calendrier diront 30 minutes, mais 60 minutes de temps libre sont nécessaires pour qu'un créneau horaire soit affiché sur la page de réservation.

N'oubliez pas que les tampons sur les événements planifiés d'une personne peuvent avoir un impact sur la façon dont les événements multiutilisateurs peuvent être planifiés.

• Pour les événements Round robin, les paramètres de tampon sur les autres types d'événements d'un individu pourraient entraîner une distribution de réunion inégale.

• Pour les événements collectifs, les paramètres de tampon sur les autres événements d'une personne peuvent empêcher que les événements collectifs ne soient réservés dans des créneaux horaires qui semblent être libres.

Message TAMPON de l'outil de résolution de problèmes

L'outil de résolution de problèmes de Calendly est un excellent moyen de comprendre quand les paramètres de tampon pourraient empêcher la planification de certaines réunions. Lors de l'utilisation de l'outil de résolution de problèmes de Calendly, le message TAMPON peut apparaître pour plusieurs raisons.

Le message TAMPON s'affichera lorsque les tampons attachés à un événement planifié bloquent un créneau horaire. De plus, TAMPON s'affichera si la réunion que vous essayez de réserver ne tiendra pas dans un créneau horaire, car la durée totale de l'événement (durée de la réunion + durée du tampon) est trop importante.

Vérifiez la section des détails sur un message TAMPON pour comprendre si c'est un tampon avant la réunion ou après la réunion qui cause le problème.

Problèmes de tampon courants

Le message TAMPON s'affiche, mais il n'y a pas d'événements planifiés Calendly.

Si un événement non Calendly bloque la planification d'une réunion Calendly, vous pouvez soit :

• Supprimer l'événement de calendrier incompatible ou définir son statut sur « libre » (n'oubliez pas de vérifier vos événements de toute la journée ! )

• Soit, modifier le paramètre de tampon du type d'événement que vous souhaitez planifier à 0

Le message TAMPON s'affiche pour un événement planifié Calendly, mais les tampons ne correspondent pas aux paramètres de tampon existants sur le type d'événement.

Cette situation peut se produire parce que les événements planifiés conservent le paramètre du tampon présent lors de la réservation. Si vous modifiez les paramètres de tampon sur un type d'événement, la modification ne s'appliquera qu'aux événements planifiés futurs. Les nouveaux paramètres de tampon ne s'appliqueront pas rétroactivement aux événements précédemment planifiés.

Il n'y a actuellement aucun moyen de vérifier le paramètre de tampon au moment de la réservation. Si vous voyez un message TAMPON qui ne correspond pas aux paramètres de tampon actuels pour le type d'événement, il pourrait y avoir des paramètres de tampon obsolètes appliqués à cet événement planifié.

Pour appliquer les nouveaux paramètres de tampon, vous pouvez replanifier l'événement pour la même date et la même heure. L'événement replanifié aura les derniers paramètres de tampon appliqués (quel que soit le paramètre présent dans le type d'événement au moment de la réservation).

Pour replanifier l'événement :

1. Accédez aux paramètres de type d'événement correspondants

2. Vérifiez que les paramètres de tampon sont corrects et faites des ajustements au besoin

3. Replanifiez l'événement planifié pour la même date et la même heure pour appliquer les paramètres de tampon actuels

REMARQUE : les anciens paramètres de tampon peuvent être reflétés dans l'outil de résolution de problèmes en tant que CHEVAUCHEMENT, car ils faisaient partie d'un événement Calendly. Pour plus d'informations, consultez notre article Résoudre les problèmes de disponibilité.

Il y a de grandes périodes de temps dans mon calendrier qui semblent être libres, mais les réunions ne peuvent pas être réservées.

Cela peut être causé par des « doubles tampons ». L'ajout d'un tampon avant et après peut entraîner l'empilement des tampons et supprimer les grands créneaux horaires de votre page de planification en direct.

Modifiez vos types d'événements pour n'utiliser qu'un seul tampon, soit avant soit après l'événement. Cela ouvrira plus de créneaux horaires réservables sur votre page de planification.

Pour tous les événements précédemment planifiés qui bloquent les créneaux horaires souhaités, vous pouvez remplacer les anciens tampons doubles en replanifiant l'événement pour la même date et la même heure avec de nouveaux paramètres de tampon. (La solution pour le problème n° 2 ci-dessus.)