Ejemplo de caso de uso
Has conectado Salesforce con tu cuenta de Calendly. Quieres sincronizar los datos de evento para tu equipo de Ventas, pero no para usuarios externos a Ventas. Puedes hacerlo modificando el flujo de Salesforce para que se ejecute solo para ciertos tipos de evento o usuarios.
Edición del flujo frente al proceso
La configuración depende de la versión del paquete que estés utilizando.
- Si estás en la versión 2, editarás el flujo directamente.
- Si estás en la versión 1.11, usarás el Process Builder.
Para verificar tu versión, visita la página de integración de Salesforce en Calendly.
Ajustar el flujo para que se ejecute en determinados eventos o usuarios
- En Configuración de Salesforce, busca Flujos. Selecciona Flujos.
- Si no has personalizado CreateEventTemplate antes, deberás crear un nuevo flujo basado en la plantilla. Para ello, puedes abrir el CreateEventTemplate, personalizarlo directamente y luego guardar como. Guardarlo generará un nuevo flujo. Puedes llamar al nuevo flujo algo similar a "CreateEvent".
- Si ya has personalizado el flujo de CreateEventTemplate, ábrelo.
- En la parte inicial del flujo, busca Object: CalendlyAction y selecciona Editar.
- En Requisitos de condición, selecciona la lógica condicional que deseas que siga el flujo (Se cumplen todas las condiciones (ALL), Se cumple cualquier condición (OR) o Se cumple la lógica de condición personalizada).
- En Campo, selecciona Calendly __EventTypeName__c o Calendly __EventPrimaryPublisherEmail__c, dependiendo de si deseas filtrar el flujo por tipo de evento de Calendly o por usuario.
- En Valor del campo, introduce el nombre del tipo de evento exactamente como aparece en Calendly o en el email del usuario de Calendly, según el campo que hayas seleccionado en el paso anterior.
- Selecciona Hecho.
- Para guardar el flujo personalizado, selecciona Guardar.
- Para activar tu flujo personalizado, selecciona Activar. Nota: también deberás desactivar el CreateEventTemplate, para no tener eventos duplicados en Salesforce.
Ajustar el proceso para que se ejecute en determinados eventos
Puedes modificar el proceso OnCalendlyActionCreated en el Process Builder para desencadenar tu flujo en función de ciertos criterios, como el nombre del tipo de evento o el nombre del editor principal del evento (usuario de Calendly).
Siguiendo los pasos a continuación, puedes configurar el flujo para que solo se ejecute si un tipo de evento de Calendly tiene un nombre específico. Para ello, deberás filtrar por Nombre del tipo de evento.
- En Salesforce, busca Proceso. Selecciona Process Builder en el menú desplegable.
- Seleccione el proceso OnCalendlyActionCreated.
- Consulta la actualización de página y selecciona Invitee.Created. Nota: es posible que debas clonar el proceso si ya está activo y modificar el proceso duplicado.
- En Definir criterios para este grupo de acción y en Establecer condiciones, selecciona +Añadir fila y, a continuación, selecciona el cuadro Campo vacío para introducir un campo.
- En Seleccionar un campo y junto a CalendlyAction__c, introduce Nombre del tipo de evento y selecciona Elegir.
- Para valor de la fila recién añadida, introduce el nombre del tipo de evento para el que deseas iniciar el flujo y luego selecciona Guardar.
- Para activar el nuevo proceso, selecciona Activar y luego Confirmar. Esto desactivará cualquier otra versión del proceso.
Ajustar el proceso para que funcione para ciertos usuarios
Puedes activar el flujo para que solo se ejecute para determinados usuarios si modificas el proceso para añadir [CalendlyAction__c]. EventPrimaryPublisherEmail__c (el creador principal en el email de Calendly) elige Equals y agrega el email del usuario de Calendly.
A la inversa, puedes elegir No es igual, lo que excluirá a una persona de la ejecución del Proceso cuando tenga una reserva.