Cómo importar datos faltantes de Calendly a Salesforce

Si tu integración de Salesforce se desconectó temporalmente, es posible que algunas reuniones de Calendly no se sincronicen automáticamente. Para recuperar estos datos, puedes importarlos manualmente a Salesforce.

Importa datos faltantes de Calendly a Salesforce

1. En Calendly, dirígete a la página Reuniones.
2. Filtra las reuniones y exporta un informe. 
   • Nota: Puedes cambiar la vista de Mi Calendly a Todos los usuarios y equipos para exportar todas las reuniones de usuarios individuales y páginas de equipo. Los tipos de evento compartidos no aparecen en la vista Todos los usuarios y equipos en este momento.
3. Abre el archivo CSV. Confirma qué filas deseas importar y elimina las que ya existen en Salesforce.
4. A partir de la versión 2.6, deberás añadir las siguientes columnas y valores obligatorios al archivo .csv que estés importando:
   • Invitado creado el
   • Asunto del evento
   • Duración del tipo de evento
   • Clase de tipo de evento
   • Slug del tipo de evento
   • ID de solicitud
   • Nombre
5. Rellena los siguientes valores para estas columnas en cada fila que estés importando:
   • Invitado creado el: utiliza el mismo valor que Fecha y hora de creación del evento.
   • Asunto del evento: puedes concatenar el nombre del Invitado y el del Tipo de evento para el asunto.
   • Duración del tipo de evento: duración en minutos. Puedes calcular manualmente o usar una fórmula de Excel.
     • Nota: Este debe ser un valor numérico sin decimales ni caracteres alfa.
   • Tipo de evento: "NA"
   • Slug del tipo de evento: "NA"
   • ID de solicitud: debe ser completamente único para evitar duplicar inserciones. Un buen formato es YYYMMDD<number>. Por ejemplo: 20240301001
   • Nombre: "invitee.created"
     • Nota: si estás importando eventos cancelados, debería ser "invitee.canceled".
6. Actualiza los 4 campos de fecha/hora al siguiente formato: YYYY-MM-DDThh:mm:ssZ
   
   
   
7. Guarda el archivo CSV.
8. Abre la configuración de Salesforce y busca Importar.
9. Seleccione Asistente de importación de datos.
10. Desplázate hacia abajo y selecciona Asistente para el lanzamiento.
    
11. Selecciona Objetos personalizados y luego CalendlyActions.
12. Hacer coincidir por: ID de solicitud y asegúrate de que las opciones Trigger flujos de trabajo y Procesos estén marcadas:
    
13. Elige el archivo CSV que deseas cargar y luego selecciona Siguiente.

14. Algunos campos se asignarán automáticamente en función del nombre del campo. De lo contrario, asigna los campos restantes de acuerdo con la tabla siguiente.
    

    Mapeo de campos

    Objeto de Salesforce mapeado	Encabezado CSV
    Nombre del creador principal del evento	Nombre de usuario
    No mapeado	Equipo
    Nombre del invitado	Nombre del invitado
    Primer nombre del invitado	Primer nombre del invitado
    Apellido del invitado	Apellido del invitado
    Email del invitado	Email del invitado
    Zona horaria del invitado	Zona horaria del invitado
    No mapeado	El invitado aceptó emails de marketing
    No mapeado	Número de recordatorios de mensaje de texto
    Nombre del tipo de evento	Nombre del tipo de evento
    Hora de inicio del evento	Fecha y hora de inicio
    Hora de finalización del evento	Fecha y hora de finalización
    Ubicación	Ubicación
    Evento creado el	Fecha y hora en que se creó el evento
    Evento cancelado	Cancelado
    Nombre de quien canceló el evento	Cancelado por
    Motivo de cancelación del evento	Motivo de la cancelación
    CustomQuestion1	Pregunta 1
    CustomResponse1	Respuesta 1
    UtmCampaign	Campaña UTM
    UtmSource	Fuente UTM
    UtmMedium	UTM Medium
    UtmTerm	Término UTM
    UtmContent	Contenido UTM
    No mapeado	UUID de Salesforce
    No mapeado	Precio del evento
    No mapeado	Moneda de pago
    Invitados adicionales	Email de invitados
    No mapeado	El invitado reconfirmó
    No mapeado	Marcado como ausente
    No mapeado	Notas de reunión
    Nombre del grupo	Grupo
    Email del creador principal del evento	Correo electrónico del usuario
    UUID del evento	UUID del evento
    Invitado UUID	UUID del invitado
    No mapeado	El invitado fue programado por
    No mapeado	Método de programación
    Invitado creado el	Invitado creado el
    Asunto del evento	Asunto del evento
    Duración del tipo de evento	Duración del tipo de evento
    Clase de tipo de evento	Clase de tipo de evento
    Slug del tipo de evento	Slug del tipo de evento
    ID de solicitud	ID de solicitud
    Nombre de CalendlyAction	Nombre

15. Selecciona Siguiente. La siguiente pantalla mostrará un resumen de la importación, incluidas algunas asignaciones de campo perdidas; esto es de esperar.
16. Selecciona Siguiente. La siguiente pantalla te informará el estado de la importación. Una vez completado, puedes descargar un informe de resultados para ver qué registros fallaron y cuáles tuvieron éxito:
    
17. Tras la importación correcta, se crearán los registros de Calendly Action y se activará el flujo CreateEventTemplate. Esto creará tus Eventos, Clientes potenciales, etc.