Puedes retrasar la sincronización entre Calendly y Salesforce para centrarte en otras tareas que deben realizarse antes de que se ejecute el flujo.
Ejemplo de caso de uso
Tu equipo utiliza Salesforce, pero también tiene un flujo de trabajo configurado en otra herramienta de ventas. Una vez que alguien realice una reserva, querrás que el flujo de trabajo en esa herramienta se ejecute antes de que lo haga el de Salesforce. Puedes retrasar el flujo en Salesforce, de modo que solo se ejecute cuando lo desees.
Edición del flujo vs. el proceso
La configuración diferirá ligeramente en función de la versión del paquete. Para la versión 2, editarás el flujo directamente. Para la versión 1.11, utilizarás el Process Builder. La página de integración de Salesforce te indicará qué versión estás utilizando.
Retrasa la sincronización entre Calendly y Salesforce
Para retrasar la sincronización entre Calendly y Salesforce, modifica el inicio del flujo CreateEventTemplate.
- En la Configuración de Salesforce, busca Flujos. Selecciona Flujos.
- Si no has personalizado CreateEventTemplate antes, deberás crear un nuevo flujo basado en la plantilla. Para ello, puedes abrir el CreateEventTemplate, personalizarlo directamente y luego Guardar como. Guardarlo creará un nuevo flujo. Puedes llamar al nuevo flujo algo como "CreateEvent".
- Si ya has personalizado el flujo CreateEventTemplate, ábrelo.
- En la parte inicial del flujo, selecciona + Agregar caminos programados (opcional).
- En Nuevo camino programado, configura tu camino en función de cuándo deseas que se ejecute. Por ejemplo, puedes configurar el flujo para que se ejecute 5 horas después de que alguien lo programe.
- Selecciona Hecho.
- Para guardar tu flujo personalizado, selecciona Guardar.
- Para activar tu flujo personalizado, selecciona Activar. Nota: también deberás desactivar la plantilla CreateEventTemplate, para no tener eventos duplicados en Salesforce.
Para retrasar la sincronización entre Calendly y Salesforce, modifica el proceso OnCalendlyActionCreated a través de Process Builder.
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En tu página de configuración, localiza el cuadro de Búsqueda rápida en la esquina superior izquierda y luego ingresa proceso.
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En Crear>Flujos de trabajo y aprobaciones, selecciona Process Builder.
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Selecciona el proceso OnCalendlyActionCreated. Revisa la actualización de la página y selecciona Invitee.Created.
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NOTA: Es posible que debas clonar el proceso si ya está activo y modificar el proceso duplicado.
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En Acciones inmediatas, elimina el flujo Ejecutar crear evento.
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En Acciones programadas, selecciona +Añadir acción y establece la condición basada en el tiempo que desees. Cuando termines, selecciona Guardar.
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En Acciones programadas, selecciona + Añadir acción y establece:
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Tipo de acción a Flujos.
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Nombre de la acción para Ejecutar el flujo de creación de eventos.
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Flujo para CreateEvent
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En Establecer variables de flujo, selecciona + Añadir fila y establece:
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Fujo variable a NewCalendlyAction.
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Tipo a Referencia de campo.
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Valor a [CalendlyAction__c]/Selecciona el registro de CalendlyAction__c que inició tu proceso
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Cuando termines, seleccionaGuardar.